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山西公司公文管理办法

第一章总则

第一条目的。实现山西公司（以下简称“公司”）公文管理规范化、制度化、科学化，提高公文质量和运转效率，确保国家和企业机要文件秘密安全。

第二条适用范围。本制度适用于公司。

第二章职责

第三条公司办公室是公司公文的归口管理部门，主要职责是：

（一）负责制定公司公文管理的有关制度，指导公司各部门公文流转工作。

（二）负责公司收文的统一接收、登记、编号、拟办、分办、传递、督办和发文的统一核稿、编号、文印、用印、归档、立卷等工作。

第四条公司各部门为公文的承办部门，其职责是：

（一）按照公司领导批示和文件的要求，对承办事项予以执行落实。

（二）公文的起草、会签和分发传递工作。

第三章管理内容、要求与程序

第五条公司常用的公文种类主要有：

（一）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。

（二）规定、办法：依照国家相关规定和《集团公司规章制度管理制度》执行。

（三）通知：适用于发布规章；批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。

（四）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（五）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。

（六）请示：适用于向上级单位请求指示、批准。

（七）批复：适用于答复所属单位请示事项。

（八）函：适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。办理例行公事与应急公务等，用“便函”。

（九）会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。

（十）意见：适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求对某项工作的意见。

第六条公文格式。公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位等部分组成。

（一）主送单位应写单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。

（二）有必威体育官网网址要求的公文，应根据必威体育官网网址程度，在公文首页右上角标明“机密”、“秘密”用3号黑体字。

（三）紧急公文，应根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”，紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。同时需要标明必威体育官网网址程度和紧急程度的公文，应将必威体育官网网址程度与紧急程度上下排列，必威体育官网网址程度在上，紧急程度在下。

（四）发文字号一般包括：代字、年号、序号；联合行文只标明主办单位发文字号。各单位的发文代字不得与公司发文代字相混同（公司发文代字详见附录）。公文的发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；函件的发文字号标注在横线下方右侧。

年份应当标全称并用六角括号“﹝﹞”括入；发文序号由办公室统一编号，序号不编虚位（即不编为001），不加“第”字；年份和序号一律使用阿拉伯数字。

（五）请示、报告等上报的公文，左侧标注字号，右侧注明签发人，如有会签单位，应注明会签人姓名。并标注在发文机关标识之下,红色反线上方。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，其中姓名用3号楷体字标识。

（六）公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中一般不用标点符号。转发文件的标题，除转发的文种为“通知”时省略外，其他文种可保留一级。如“转发XX批复的通知”；转发的文种是通知时，为“转发XX的通知”。

（七）公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。附件一般和正文一起装订，并在附件左上角标识“附件”字样，有多个附件时应当标识顺序号。如附件与正文不能一起装订，应当在附件第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或者带序号）。

（八）公文除会议纪要（以会议纪要名称为文头的）外，一律加盖印章。联合发文，联合单位都应当加盖印章。联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当采取调整行距、字距的措施解决，务必使印章和正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（九）成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期，成文时间右空4字。

（十）公文应当标注主题词。标引顺序是先标类别词，后标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文种类的词。公文的主题词，除类别词外，最多不超过5个词目。

主题词顶格标注在公文末页、抄送栏的上方。“主题词”用3号黑体字，词目用3号小标宋体