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单位采购合同管理制度

一、总则

(1)为规范单位采购合同管理，确保采购活动的公开、公平、公正和高效，依据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。本制度旨在明确采购合同管理的原则、流程和责任，保障合同履行，防范合同风险。

(2)本制度适用于单位所有采购合同，包括但不限于货物、工程和服务采购合同。采购合同的管理应当遵循以下原则：合法性原则、公开透明原则、公平竞争原则、诚实信用原则和效益原则。通过建立健全的采购合同管理制度，提高采购工作效率，降低采购成本，提升单位形象。

(3)单位应设立专门的采购合同管理部门，负责采购合同的起草、签订、履行、变更、解除和终止等全过程管理。采购合同管理部门应配备具备相关专业知识和管理能力的人员，负责合同审查、合同签订、合同履行监督等工作。同时，单位应加强对采购合同管理人员的培训和考核，确保其能够胜任相关工作。

(4)采购合同的签订应当符合国家法律法规和单位内部管理规定，严格按照招标投标程序进行。在签订合同前，采购部门应进行充分的市场调研和供应商选择，确保合同价格合理、质量可靠、服务到位。签订合同后，应及时将合同文本报送合同管理部门备案。

(5)采购合同履行过程中，合同双方应严格按照合同约定履行各自义务。合同管理部门应定期对合同履行情况进行监督检查，发现违约行为应及时采取措施予以纠正。对于重大合同或长期合同，应建立专项审计制度，确保合同履行符合法律法规和单位利益。

(6)合同终止或解除后，合同管理部门应及时办理合同终止或解除手续，并做好合同档案的归档工作。合同档案应按照国家档案管理规定进行管理，确保合同档案的完整、准确、安全。同时，单位应定期对采购合同进行总结和分析，不断完善采购合同管理制度，提高采购合同管理水平。

二、采购合同的管理流程

(1)采购合同管理流程分为五个主要阶段：准备阶段、招标阶段、合同签订阶段、合同履行阶段和合同终结阶段。在准备阶段，采购部门需根据采购需求制定采购计划，明确采购范围、数量、质量、价格等要求，并编制采购预算。同时，采购部门应进行市场调研，选择合适的供应商，并收集相关供应商的资质、业绩等信息。

(2)招标阶段是采购合同管理流程的核心环节。采购部门应根据采购计划和相关规定，选择合适的招标方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判等。招标过程中，应确保招标程序的公开、公平、公正，邀请符合条件的供应商参与投标。招标结束后，采购部门应组织评标委员会对投标文件进行评审，确定中标供应商。

(3)合同签订阶段，采购部门与中标供应商进行合同谈判，就合同条款进行协商，确保合同内容符合法律法规和双方利益。合同签订后，采购部门应及时将合同文本报送合同管理部门备案，并按照合同约定履行合同义务。在合同履行阶段，采购部门应监督供应商按照合同约定提供货物、工程或服务，确保质量、进度和价格符合要求。合同终结阶段，合同管理部门应组织对合同履行情况进行总结和评价，对合同履行情况进行审计，并对合同档案进行归档。

(4)采购合同管理流程中，采购部门应定期对合同履行情况进行跟踪和监督，确保合同履行过程中的各项指标达到预期目标。对于合同履行过程中出现的问题，采购部门应及时与供应商沟通协调，采取有效措施予以解决。同时，采购部门应建立健全合同变更和解除机制，确保合同变更和解除的合法性和合理性。

(5)在合同终结阶段，采购部门应组织对合同履行情况进行总结和评价，对合同履行过程中的经验教训进行梳理，为今后采购合同管理提供参考。合同管理部门应负责对合同履行情况进行审计，确保合同履行符合法律法规和单位利益。此外，合同管理部门还应定期对采购合同管理流程进行评估，不断优化和改进采购合同管理制度。

三、合同履行与监督管理

(1)合同履行过程中，合同管理部门应定期对供应商的履约情况进行监督检查。例如，在某大型基础设施项目中，合同管理部门通过现场检查、抽样检验、资料审查等方式，对供应商的施工质量、进度、安全等方面进行了全面监督。在监督过程中，共发现并整改了50余项问题，确保了项目按期完工，节约成本约10%。

(2)监督管理应包括对合同履行进度、质量、价格等方面的监控。如在另一项采购合同中，合同管理部门对供应商的货物供应进度进行了实时监控，通过设置关键绩效指标（KPI）和定期汇报制度，确保货物按时到货。在合同履行期间，供应商提前完成了50%的交货任务，有效提高了项目的整体进度。

(3)对于合同履行中的争议解决，合同管理部门应建立健全的争议解决机制。例如，在一次采购合同履行过程中，供应商因货物质量问题与采购方产生了争议。合同管理部门及时介入，组织双方进行协商，最终通过调解方式解决了争议，避免了诉讼风险，节省了时间和费用。

此外，合同管理部门还应定期对合同