档案管理基础(第3章-档案的整理).pptVIP

第三章;××市进行企业结构调整，将该市原来的第一机械厂、第二机械厂、第三机械厂合并为“××市机械设备制造公司”。原来三个工厂的档案由新组建的××市机械设备制造公司档案室接收。该公司档案室工作人员在接收过程中遇到两个方面的问题：其一，合并前后三个工厂以及新成立的公司的档案如何管理的问题；是打破界限合并在一起对呢？还是按照原来的单位界限分开管理对呢？其二，原来三个工厂的档案管理状况较差，相当数量的档案零乱，缺少系统性。在这种情况下，档案工作人员还需要对档案进行分类、立卷等工作，将其组成有秩序的整体。那么，他们应当如何完成这些工作呢？;第一节档案整理工作的内容和原那么;二、档案整理工作的原那么

〔一〕档案的整理应该充分利用原有的整理根底

1.充分地重视和利用先前的整理根底，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整；

2.在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。

〔二〕档案的整理必须保持文件之间的历史联系

文件之间的历史联系主要表现在：

1.文件在来源方面的联系

形成者之间的有机联系

2.文件在时间方面的联系

所反映活动的阶段性和时间联系

3.文件在内容方面的联系

形成者的特定活动，使文件之间存在密切的联系

4.文件在形式方面的联系

文件的文种、名称、载体和记录方式上的有机联系

〔三〕档案的整理必须便于保管和利用;第二节全宗;二、全宗的划分

〔一〕区分全宗的原那么

1.立档单位发生根本性变化与全宗的划分

〔1〕立档单位被撤销，工作终止，其档案应作为独立的全宗予以保存。立档单位撤销后，其局部职能由其他单位接续，撤销之前形成的档案仍作为独立的全宗对待；在今后延续下来的职能活动中形成的档案，作为接续该职能的立档单位全宗的一个组成局部。

〔2〕由几个立档单位合并组成新的单位，合并前的档案分别构成独立全宗，合并后形成的档案构成一个新的全宗。如果以其中??个立档单位为中心，兼并假设干其他立档单位，那么，中心立档单位兼并前后的档案那么应作为同一个全宗，其他立档单位被兼并钱的档案分别构成独立全宗。

〔3〕立档单位的某个内部机构或职能独立出来而形成新的立档单位时，其独立之前的档案作为其原来所在立档单位全宗的一局部，独立后形成的档案构成新的全宗。原来是独立的立档单位，后来并入其他立档单位成为所并入单位的内部机构的，其并入前所形成的档案构成独立全宗，并入后形成的档案成为所并入立档单位全宗的一局部。;〔4〕某单位的某内部机构或职能直接并入其他立档单位时，该内部机构或职能并入前的档案是原所在立档单位全宗的一局部，并入后的档案成为所并入立档单位全宗的一局部。

〔5〕合署办公的立档单位，其档案如果能区分开，一般应分别构成全宗；如果档案确实难以区分，可以按照全宗的补充形式处理，组建联合全宗。

2.立档单位非根本性变化与全宗的划分

立档单位非根本性变化是指立档单位名称的变更、职权范围的变化、隶属关系的改变、内部组织机构的调整、组织规模的扩大或缩小、工作地点的迁移等，这些变化未引起立档单位独立性的改变，因此不会改变其全宗。

3.临时机构和派出机构档案的全宗归属

4.立档单位中党、团、工会等组织档案的全宗归属

作为立档单位全宗的一局部对待。;三、全宗的补充形式

〔一〕什么是联合全宗？

〔二〕什么是全宗聚集？

〔三〕什么是档案聚集？

四、全宗群

什么是全宗群？;第三节全宗内档案的分类;〔二〕按来源分类

1.组织机构分类法

2.作者分类法

就是按成文机关或文件责任者来分类。

3.通讯者分类法

就是按照与立档单位有来往通讯关系的机关或个人分类，其中收文按作者分类，发文存本和原稿按收件者分类。

〔三〕按内容分类

1.问题〔主题、职能〕分类法

2.实物分类法：按实物名称分类

3.地理分类法：按地域名称分类;〔四〕按形式分类

1.按文件种类〔名称〕分类。如账簿、会计凭证等。

2.按文件的载体形态分类

就是按文件制成材料及其形态划分，如光盘、磁盘、照片、录像带等。

3.按文件的形状规格分类

如按成卷的、成张的，或是不同大小〔开本〕的等。;三、分类的程序;四、全宗内常用分类方法的应用;