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合同台账管理制度

合同编号：__________

甲方（卖方/提供服务方）：

公司名称：____________________

法定代表人：________________

地址：______________________

联系方式：____________________

电子邮箱：____________________

乙方（买方/接受服务方）：

公司名称：____________________

法定代表人：________________

地址：______________________

联系方式：____________________

电子邮箱：____________________

一、总则

1.目的和依据

为了加强合同管理，规范合同台账的建立、管理和使用，提高合同管理的效率和质量，根据相关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司及所属各单位签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、工程承包合同等。

3.基本原则

（1）合法性原则：合同的签订和管理必须符合国家法律法规和公司的相关规定。

（2）真实性原则：合同台账中的信息必须真实、准确、完整，不得虚假记载或隐瞒重要信息。

（3）及时性原则：合同签订后，应及时将相关信息录入合同台账，并及时更新合同履行情况。

（4）必威体育官网网址性原则：合同台账中的信息属于公司商业秘密，应严格必威体育官网网址，未经授权不得对外披露。

二、合同台账的建立

1.台账的设立要求

（1）公司应设立统一的合同台账，采用电子表格或专门的合同管理软件进行记录。

（2）合同台账应包括合同编号、合同名称、合同类型、签订日期、履行期限、合同金额、付款方式、对方单位名称、联系人及联系方式等基本信息。

2.合同信息的录入内容

（1）合同签订后，合同承办部门应及时将合同的相关信息录入合同台账，保证信息的准确性和完整性。

（2）合同信息的录入内容包括但不限于：合同文本、合同审批表、对方单位的营业执照、资质证书等相关文件。

三、合同台账的管理

1.台账的维护与更新

（1）合同承办部门应负责合同台账的日常维护和更新，及时记录合同的履行情况、变更情况和解除情况。

（2）每月末，合同承办部门应对合同台账进行核对和整理，保证台账信息的准确性和完整性。

2.台账的审核与监督

（1）法务部门应定期对合同台账进行审核，检查合同的签订、履行、变更和解除是否符合法律法规和公司的相关规定。

（2）审计部门应定期对合同台账进行审计，检查合同台账的管理是否规范，合同信息的录入是否准确、完整。

四、合同的分类与编号

1.合同分类标准

（1）根据合同的性质和内容，将合同分为买卖合同、租赁合同、服务合同、工程承包合同等类型。

（2）根据合同的重要性和风险程度，将合同分为重大合同、重要合同和一般合同。

2.合同编号规则

（1）合同编号由公司代码、合同类型代码、签订年份和流水号组成，例如：X。

（2）公司代码为公司的简称，合同类型代码根据合同分类标准确定，签订年份为合同签订的年份，流水号为合同签订的顺序号。

五、合同的签订与审批

1.合同签订流程

（1）合同承办部门负责起草合同文本，经部门负责人审核后，提交法务部门进行法律审核。

（2）法务部门对合同文本进行法律审核，提出修改意见，返回合同承办部门进行修改。

（3）合同承办部门将修改后的合同文本提交公司领导进行审批，审批通过后，方可签订合同。

2.审批权限与程序

（1）重大合同由公司董事会审批，重要合同由公司总经理办公会审批，一般合同由公司分管领导审批。

（2）合同审批应按照规定的程序进行，审批意见应明确、具体，并形成书面记录。

六、合同的履行与监控

1.合同履行的跟踪

（1）合同承办部门应负责合同履行的跟踪和管理，及时了解合同履行情况，发觉问题及时解决。

（2）合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，应及时办理相关手续，并将变更、解除情况及时录入合同台账。

2.履行异常情况的处理

（1）如发觉对方当事人存在违约行为，合同承办部门应及时收集证据，向对方提出书面异议，并要求对方承担违约责任。

（2）如因不可抗力等不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行，合同承办部门应及时通知对方，并采取措施减少损失。

七、合同的变更与解除

1.变更与解除的条件

（1）经双方协商一致，可以变更或解除合同。

（2）因不可抗力等不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行，可以变更或解除合同。

（3）一方当事人违反合同约定，致使合同目的无法实现，另一方当事人可以解除合同。

2.变更与解除的程序

（1）合同变更或解除应由合同承办部门提出书面申请，经法务部门审核后，提交公司领导审批。

（2）审批通过后，合同承办部门应与对方当事人签订变更或解除协议，并将变更或解除情