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山西公司工程档案管理制度

第一章总则

第一条为了加强铁路工程档案的收集、整理、立卷、归档管理，充分发挥工程档案在经营管理、施工生产中的作用。根据国家和铁道部有关各类档案管理的规定、规范、条例、办法等要求，制定本工程档案管理制度，确保建设项目工程档案的完整性、准确性、系统性。

第二条档案工作是企业管理、施工生产管理、技术管理的重要组成部分，各单位应根据分管业务内容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作，把此项工作做为考核本单位工作的一个组成部分。

第二章档案管理体系与职责

第三条档案管理体系

（一）铁路山西公司（以下简称公司）综合部设档案室、工程部设资料室；施工单位项目部（以下简称项目部）、监理单位监理站（以下简称监理站）设工程档案管理室。

（二）公司工程档案由分管工程建设的副总经理主管，工程部主任负责；项目部、监理站工程档案分别由项目总工、项目总监主管。

第四条档案管理职责

（一）公司档案室、资料室

1.负责编制《工程竣工文件编制与归档的管理办法》。

2.负责指导工程档案全面管理工作，贯彻执行本制度的各项规定，并负责监督检查。

3.负责工程档案工作的总体安排，定期检查工程档案工作。

4.档案室负责工程档案归档验收和保存，资料室同时负责工程档案综合卷的编制工作。

（二）工程档案管理室

1.贯彻执行工程档案管理制度，布置和检查工程档案文件材料的形成和归档。

2.负责检查和协助各专业及有关资料管理员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。

3.对各专业工程档案管理的质量好坏，给予奖励和处罚。

4.参加建设项目竣工及重要设备开箱的文件材料验收工作，专职或兼职档案管理员必须参加。

5.按照工程竣工文件编制与归档的管理办法》或合同中规定要求进行收集组卷，移交公司档案室，并办理移交手续。

第三章文件材料的形成、积累、整理、归档和移交

第五条文件材料要字迹清楚，图纸整洁，签署完备，文件材质优良，不得用易褪色的墨水书写、绘制。归档文件材料应为原始件。

第六条做好施工记录、检验试验记录、交工验收记录和各种表格汇总签证施工组织设计、图纸会审记录，工程日志，变更设计报告，设计变更通知单，开工报告，施工技术总结等，按规定在工程竣工验收前编制好竣工图，并加盖竣工图章，由施工单位负责人审核签字。

第七条在职责范围内做好与建设项目有关的文件材料的收集、积累工作，按按照公司的相关要求将具有查考利用价值的各种形式与载体的文件均收集齐全。

第八条建设项目形成的全部文件在归档前必须进行系统整理。其分类组卷做到科学合理，充分保持卷内文件有机联系，归档案卷要符合建设项目档案、案卷质量标准的要求，分类编号方法依据公司对建设项目档案分类编号执行。

第九条编制档案总目录，分目录，移交单位和接收单位目录。归档的案卷质量必须符合下列十条标准。

（一）归档文件、齐全完整；

（二）分类清楚，保持联系；

（三）题名确定，容易查找；

（四）卷内排列，系统条理；

（五）保管期限准确；

（六）密级划分恰当；

（七）蓝图折叠，符合要求；

（八）卷皮书写，正楷整洁；

（九）案卷装订，整齐美观；

（十）声像资料，清楚清晰。

第十条建设项目完成后三个月内将项目档案文件向建设单位移交、归档。

第十一条移交时应办理档案移交手续，明确档案移交的内容，案卷数，图纸份数，并有完备的清点、签字等交接手续。

第十二条负责对全部工程归档文件的汇总整理，并根据公司档案分类编号体系完成案卷的编目工作。