公文写作规范与技巧.ppt

请示与报告不分的几种表现形式*2．把报告当作请示。有些报告是下级呈送给上级并要求批转的报告，这类报告应属于呈转性报告极易被当作请示。如《关于加强行员职业道德教育的请示》末尾处应写“以上报告，如无不妥，请批转执行。”属于典型的呈转性报告但是往往被当作了请示。3．请示与报告混合型。有些公文既请示工作又报告情况或者既报告情况又夹带请示事项，这些形式都不符合文种的使用规范。如《关于举办第十届“深发展杯”运动会的请示报告》，这类文件形式，其内容既汇报了工作，又顺便提出了请示或者一文数项请示，这种混合的形式，极易使上级机关理不出头绪，处理了一件事情而耽误了另外几件事情。1．把请示当作报告。就是把请求指示、批准的请示当作了报告。如《关于申请购买电脑的报告》，指本部门根据工作需要，提出购买电脑的要求，请求上级予以批准，批准后方可执行的事情。这类应属于请示，而行文实践中有时恰恰使用了报告这一文种。《关于申请购买电脑的请示》《关于加强行员职业道德教育的报告》请示与报告不分的原因①造成上级的公文理解和处理困难，沟通混乱；形成不规范内部公文；②容易使上级错批、漏批文件；造成误解；形成不健康的企业文化；③延误问题的处理，严重影响公文功效和工作效率。请示与报告不分的后果请示适用于向上级请求指示、批准；报告适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问。切忌文字沟通分析表进入一封拒绝的信（钉书机）主要受信人肯定？否定？指示？直接写的？回复的？受信人重要度排序写给受信人的困难程度排序加以何种注意备注填写时，把精力集中在最常用的文字沟通材料上---信件、便条、备忘录等。练习时至少填写三个主要受信人，现实工作中要填写所有的。用10分钟独自填写。填写完毕后用5分钟在组内交换该分析表，可以讨论问题：填完表后，你发现了什么？交换表后，你又发现了什么？模拟练习模拟练习—一封拒绝的信进入研讨练习背景：你是一名行政主管，收到了一位骨干员工的来信，他提出脱产进修的要求，（内容见后）而你必须写一封复信，信中你要拒绝他的要求。请每个人用10分钟写完这封信。（请注意“准备、写作和检查”三步骤）尊敬的主管：您好，我是质量控制员王海宾，已经在岗位上工作3年了。我先后多次参加过公司内部组织的一些技能培训，这些培训对我的工作很有帮助，使我深刻认识到知识对工作的重要性。因此，我希望能参加一次“6个西格玛”管理的进修班，为期2个月，脱产进行。原因如下：“6个西格玛”是最近在制造业很受重视的质量管理方法，作为主管质量方面的员工，我的质量管理知识已经陈旧，需要更新。现在学习储备一些专业知识，可以有利于将来工作。我多次提议公司举办类似培训，可是限于我们的能力，都没有举办。这个为期2个月的进修班是省计委举办的，质量高，费用低，机会难得。综上所述，希望您能够批准我的请求。此致敬礼王海宾2002年10月9日研讨（20分钟）模拟练习—一封拒绝的信进入陈述纸样板030201两人一组，互读信件。每个人独自阅读所发资料，按要求填“分析表”。10分钟团队内依次传阅每个人所写的信件，讨论并分别挑选出一封写得最合适的，和一封相对最不合适的信。（注意上一步“分析表”中的意见）5分钟团队将这两封信的分析表COPY到陈述纸上，代表宣讲并给出综合评价。（陈述纸样板见后）5分钟模拟练习—一封拒绝的信进入“一封拒绝的信”review合适的信相对不合适的信是否清楚地表达了自己的目的？是否清楚地表达了自己的目的？信的结构是否符合前面所讲的要求？信的结构是否符合前面所讲的要求？换种方式表达是否效果更好？换种方式表达是否效果更好？不常用的词句：替代词句：不常用的词句：替代词句：容易引人误解的词句：???修正：???容易引人误解的词句：??修正：??信中写了多少句话，数一下记下来。信中写了多少句话，数一下记下来。65432158…………22个字的句子…..陈述纸样板0102030405