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园区公共会议室使用制度(五)

一、会议室预订流程

(1)园区公共会议室的预订流程分为线上预订和线下预订两种方式。线上预订通过园区内部预订系统进行，预订者需注册登录后，根据会议室的使用需求选择日期、时间段以及所需设施，提交预订申请。线下预订则需向会议室管理办公室提出申请，填写预订申请表，并附上会议议程和参会人员名单。无论是线上还是线下预订，均需至少提前一天完成预订手续。

(2)预订成功后，预订者将收到预订确认信息。预订信息包括会议室名称、预订日期、时间段、参会人数、设施设备等详细信息。预订者需在会议开始前30分钟到达会议室，如有变动需至少提前2小时通知会议室管理办公室，以方便及时调整会议室的使用安排。如预订者未能按时到达或未提前通知取消预订，将被视为违约，并可能影响其后续预订资格。

(3)如遇特殊情况导致会议室预订时间冲突，会议室管理办公室将优先考虑紧急会议需求，并尽量协调安排其他会议室。如无法协调，预订者需根据实际情况调整会议时间或地点。会议室管理办公室将及时通知预订者关于会议室预订的变更情况，确保预订者能够及时了解会议安排的必威体育精装版动态。

二、使用规范

(1)使用园区公共会议室时，参会人员需遵守以下规定：首先，会议室使用时间为每日上午9点至晚上18点，非工作时间不得使用会议室。其次，会议室的容量为50人，超过此人数需提前向会议室管理办公室申请特殊安排。例如，某次大型活动预订了会议室，由于参会人数超过50人，经过申请后，会议室管理办公室协调了相邻会议室，确保活动顺利进行。此外，会议室内的设备设施如投影仪、音响等需在会议开始前半小时由预订者或其指定人员进行检查，如有问题及时报告，以免影响会议进行。

(2)会议室内保持安静整洁是每位参会人员应尽的责任。禁止在会议室吸烟、饮酒，不得在会议室内饮食，以免影响他人。会议室内的垃圾需及时清理，不得随意丢弃。根据以往记录，有超过30%的会议室使用后存在垃圾未清理现象，为此，我们特别提醒参会人员，遵守这一规定将有助于维护会议室的卫生环境。此外，会议室内的物品不得随意移动或损坏，如有损坏需照价赔偿。例如，某次会议结束后，因参会人员操作不当导致会议室投影仪损坏，预订者需承担修理费用。

(3)会议室内的网络使用需遵守相关规定。未经允许，不得私自连接外部网络设备，如需使用移动硬盘、U盘等存储设备，需确保其安全无毒。根据安全检查，有超过20%的存储设备携带病毒，为此，我们提醒参会人员，在使用存储设备前，请务必进行安全检查。同时，会议室内的电脑、投影仪等设备由专人负责管理，未经允许不得随意操作。例如，某次会议结束后，因参会人员操作不当导致会议室投影仪故障，预订者需承担修理费用。此外，会议室内的电源插座仅限会议室内部使用，禁止私拉乱接电源线，以确保用电安全。

三、会议记录与反馈

(1)会议记录是确保会议内容准确传达的重要环节。每场会议结束后，由指定记录员负责整理会议记录，包括会议主题、参会人员名单、会议议程、发言要点、决策结果等。记录应清晰、简洁、准确，便于后续查阅。根据统计，90%的会议记录在会议结束后24小时内完成整理并提交给相关部门。例如，某次项目启动会议，记录员在会议结束后立即整理了详细记录，包括项目目标、实施计划、责任分配等，为项目后续推进提供了重要参考。

(2)会议记录完成后，需通过邮件或内部系统发送给所有参会人员及相关部门。参会人员收到会议记录后，如有疑问或补充意见，应在规定时间内反馈给记录员。记录员将收集到的反馈意见整理后，提交给会议室管理办公室。例如，在一次项目进度会议上，部分参会人员对会议记录中的某项决策提出了异议，记录员在收到反馈后，及时与相关部门沟通，对决策进行了调整。

(3)定期对会议记录与反馈情况进行总结分析，有助于改进会议组织和管理。会议室管理办公室每月对会议记录的完整性和准确性进行评估，并将评估结果反馈给相关部门。同时，对参会人员的反馈意见进行分类汇总，针对普遍存在的问题提出改进措施。例如，某月评估发现，会议记录中存在多次信息遗漏，管理办公室随即对记录员进行了培训，提高了会议记录的质量。

四、设备使用与管理

(1)园区公共会议室的设备使用与管理遵循严格的规范，以确保设备的高效运行和延长使用寿命。会议室配备了先进的投影仪、音响系统、白板和多媒体电脑等设备，以满足不同类型会议的需求。根据年度维护报告，会议室设备平均每月使用次数达到200次以上。在使用过程中，参会人员需遵循以下规定：首先，使用前应检查设备是否正常，如有故障应及时报告。例如，在一次商务会议上，由于投影仪突然出现故障，参会人员立即向管理办公室报告，工作人员及时更换了备用设备，确保会议顺利进行。

(2)会议室设备的日常维护由专业技术人员负责，包括定期检查、清洁和保养。据统计，每月对会议室