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学校常用行文格式规范

一、格式规范总则

(1)学校行文格式规范是确保各类书面材料质量、提高工作效率和规范管理的重要手段。遵循统一的格式规范，有助于维护学校形象，促进信息交流与沟通。本规范旨在明确学校行文的基本要求，确保各类文档在内容、格式和排版上的一致性。

(2)本规范适用于学校各部门、各层级人员的正式行文，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函件、会议纪要等。所有行文活动均应严格遵守本规范，确保行文内容清晰、准确、规范。违反本规范的行为将视情节轻重，给予相应处理。

(3)学校行文格式规范应包括以下几个方面：文档格式、字体字号、段落间距、标题层级、页眉页脚、编号格式、引用规范等。各部门在行文时应严格按照规范执行，确保行文质量。同时，各部门应定期组织培训，提高全体工作人员对行文格式规范的认识和执行能力。

二、文档格式规范

(1)文档格式规范要求所有正式文档必须使用标准A4纸张，纸张尺寸为210mm×297mm。文档页边距应统一设置为上下左右各2.5厘米，页眉页脚高度为1.5厘米。以2022年秋季学期期末考试通知为例，其页眉应包含学校名称、文档标题及发布日期，页脚则显示文档编号。

(2)字体字号方面，学校行文统一使用宋体，字号为小四号，行间距为1.5倍行距。正文段落首行缩进2字符。例如，在撰写2023年度学校工作报告时，正文内容应保持字体一致，标题部分可使用黑体二号字，副标题使用黑体三号字，以突出层次感。据2022年数据统计，学校年度报告使用规范字体字号的文档比例达到95%以上。

(3)标题层级规范要求各级标题应使用不同的字体字号，以便区分。一级标题使用黑体三号字居中，二级标题使用黑体四号字左对齐，三级标题使用黑体五号字左对齐，并缩进两个字符。例如，在编写2023年春季学期学生活动策划书时，一级标题为“一、活动背景”，二级标题为“（一）活动目的”，三级标题为“1.提高学生综合素质”。通过这种方式，文档结构清晰，便于读者快速了解内容。据2022年反馈，采用规范标题层级的文档阅读体验满意度达到90%。

三、排版与间距规范

(1)排版与间距规范要求文档中各段落之间应保持适当的间距，以增强阅读体验。正文段落之间应设置1.5倍行距，确保文字清晰易读。例如，在撰写2024年度学校发展规划时，每个段落之间应用空行分隔，避免文字过于拥挤。

(2)标题与正文之间的间距同样重要。一级标题下应空一行，二级标题下空半行，三级标题下空一行。以2025年学校年度工作总结为例，一级标题“一、工作回顾”后应空一行，二级标题“（一）教育教学”后空半行，三级标题“1.教学改革”后空一行，以此类推。

(3)页面布局方面，文档应保持整齐划一。每页的页眉和页脚应居中对齐，页眉内容通常包括学校名称、文档标题、发布日期等。页脚则可显示文档编号、页码等信息。例如，在制作2026年学校活动宣传册时，页眉应统一设置为“XX学校活动宣传册”，页脚则标注“第X页，共Y页”，确保整体美观和实用。