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公文管理规定

一、总则

一、总则

公文管理是机关、团体、企事业单位等组织在履行职责、开展工作中，对公文进行收集、整理、归档、销毁等一系列管理活动的总称。根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国公文处理条例》等相关法律法规，为加强公文管理，提高公文处理效率，确保公文的安全、完整和有效利用，特制定本规定。

公文管理是机关工作的重要组成部分，关系到国家机关的形象和效率。据统计，我国各级国家机关每年产生的公文数量巨大，其中仅国务院各部门每年产生的公文就超过百万件。有效的公文管理对于维护国家机关的正常运转、保障国家利益、促进社会和谐稳定具有重要意义。

本规定的制定，旨在规范公文管理行为，明确公文管理职责，提高公文处理质量。通过建立健全公文管理制度，加强公文管理队伍建设，完善公文管理设施，确保公文在形成、流转、归档、销毁等各个环节得到有效控制。同时，本规定还要求各级机关、团体、企事业单位应当加强公文管理信息化建设，提高公文管理的科技含量，实现公文管理的现代化。

为保障本规定的实施，各级机关、团体、企事业单位应当建立健全公文管理组织机构，明确各级领导及相关部门的职责分工。同时，要加强对公文管理人员的培训和教育，提高其业务素质和职业道德。对于违反本规定的行为，将依法依规追究相关责任人的责任，确保公文管理工作的顺利进行。

二、公文种类与格式

(1)公文种类根据内容和性质的不同，可分为上行文、下行文和平行文三种基本类型。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等；下行文是指上级机关向下级机关发布的公文，如通知、决定、命令等；平行文是指同级机关或不相隶属机关之间相互发送的公文，如函、意见等。不同种类的公文在行文过程中，需遵循相应的格式和规范。

(2)公文格式包括版头、主体和版记三个部分。版头包括发文机关标志、发文字号、签发人等要素；主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章等；版记部分包括抄送机关、印发机关和印发日期。其中，发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，如“国发〔2021〕1号”。

(3)公文格式的具体要求如下：标题应准确、简洁、概括性；主送机关应规范填写，不得遗漏或错误；正文结构合理，层次分明，语言规范；附件说明应清晰，便于查阅；印章应规范使用，不得随意更改；成文日期应使用阿拉伯数字，年月日齐全；抄送机关应按级别、范围和重要性依次排列。此外，公文的排版应符合国家标准，字体、字号、行距、页边距等要素需严格按照规定执行。

三、公文行文规则

(1)公文行文规则强调行文应当确有必要，坚持少而精的原则。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。如确需越级，应当同时抄送被越过的机关。

(2)公文应当明确发文机关、主送机关、抄送机关，以及公文的紧急程度和办理要求。主送机关名称应当准确、规范，抄送机关应当根据需要抄送，不得随意扩大抄送范围。

(3)公文内容应当简洁、准确、完整，重点突出，条理清晰。对于涉及多个部门或单位的事项，应当明确牵头部门或单位，并协调一致，确保公文内容的一致性和准确性。

四、公文办理程序

(1)公文办理程序主要包括公文的起草、审核、签发、登记、分发、承办、催办、归档等环节。以某市政府办公厅为例，平均每年处理公文约10万件，其中起草环节耗时约占总时间的20%，审核环节耗时约30%，签发环节耗时约10%，登记分发环节耗时约20%，承办环节耗时约15%，催办环节耗时约5%，归档环节耗时约10%。

(2)公文起草环节，需由起草人根据公文拟稿要求，认真研究有关政策法规，充分了解实际情况，确保公文内容准确、完整。例如，某部门在起草一项涉及民生问题的政策文件时，广泛征求了社会各界意见，共收集有效建议300余条，经过反复修改，最终形成了高质量的公文。

(3)公文审核环节，由相关部门对公文内容、格式、政策法规等进行审核，确保公文符合要求。某企业因一次公文审核失误，导致一份涉及巨额资金调拨的公文被错误签发，幸亏在签发前及时发现并纠正，避免了重大损失。此案例说明，严格的公文审核程序对于保障公文质量至关重要。

五、公文管理要求

(1)公文管理要求严格遵守国家法律法规和有关政策，确保公文内容合法、合规。根据《中华人民共和国档案法》规定，公文归档期限一般为10年至30年不等，具体期限根据公文的重要性和保存价值确定。例如，某市档案馆对2010年至2020年间的公文进行归档整理，共整理档案200万件，涉及政府、企事业单位等1000余家。

(2)公文管理需建立健全的规章制度，明确公文管理职责分工，确保公文管理的规范性和高效性。某省直机关在公文管理中，制定了《公文处理实施细则》，明确了公文拟稿、审核、签发、分发、承办等环节的流程和标准，有效提高了公文处理效率。据统计，实施该细则后