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学校行政公文格式

一、公文格式基本要求

(1)学校行政公文格式是规范学校内部管理和对外交流的重要手段，其格式要求严谨、规范，以体现学校的严肃性和规范性。公文格式主要包括版头、主体、版记三个部分，其中版头部分包括公文份数序号、秘密等级和必威体育官网网址期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素；主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章等要素；版记部分包括印发机关和印发日期、页码等要素。

(2)在公文格式设计上，应遵循简洁、清晰、统一的原则。版头部分要求字体、字号、颜色等要素一致，确保公文的整体美观和易读性。主体部分中的标题应准确、简洁地反映公文的主要内容，主送机关应明确具体，正文部分应条理清晰、层次分明，附件说明应详细列出附件名称和数量。成文日期应按照规定格式填写，印章应规范使用。

(3)在公文写作过程中，应严格遵守公文格式要求。字数较多的公文应采用分页排版，每页的页眉和页脚应包含必要的标识信息。公文中的段落应保持适当的间距，避免过于拥挤或过于稀疏。对于需要强调的内容，可以使用加粗、斜体等方式进行标注。此外，公文中的标点符号、数字、日期等要素应按照国家标准进行规范使用，确保公文的准确性和规范性。

二、公文各部分内容与格式

(1)公文标题是公文的重要组成部分，其格式要求明确、简洁、准确。标题应置于公文首页红色分隔线之上，字体应使用黑体二号字，居中排布。标题由发文机关名称、事由和文种组成，其中发文机关名称可以省略，事由应具体反映公文的主要内容，文种则根据公文性质和内容选择相应的文种，如通知、请示、报告等。在撰写标题时，应注意避免使用过于口语化的词汇，确保标题的专业性和正式性。

(2)主送机关是公文的主要接收对象，其格式要求清晰、具体。主送机关应位于标题下方红色分隔线之上，字体应使用黑体三号字，居左顶格排布。对于主送机关较多的情况，应按级别或重要性排序，一般先写上级机关，再写同级机关，最后写下级机关。主送机关名称应完整、准确，如“教育部”、“各学院”、“各系部”等。若公文需抄送其他机关，应在主送机关下一行居左空一字编排“抄送”二字，后标全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

(3)正文是公文的核心内容，其格式要求条理清晰、层次分明。正文一般由开头、主体和结尾三个部分组成。开头部分应简要介绍公文的背景、目的和依据，主体部分是正文的核心，应详细阐述公文的主要内容，包括问题的提出、分析、解决问题的措施等，结尾部分应提出具体要求或号召。在撰写正文时，应注意以下几点：一是文字表述要准确、简洁，避免冗长和重复；二是段落之间应有适当的空行，以提高可读性；三是使用标点符号要规范，确保公文的完整性。同时，正文中的附件说明应明确列出附件名称和数量，附件应在正文之后单独成页。

三、公文排版与装订规范

(1)公文排版应遵循统一规范，确保公文的整体美观和易读性。排版时，应使用标准的公文用纸，通常为A4纸，页边距上下左右各设置2.54厘米。字体选择应使用仿宋体或宋体，字号一般采用三号或四号字。标题字号应比正文大一号，且加粗显示。正文中的段落首行缩进2个字，段落之间应保持适当的间距。页眉和页脚应包含公文份数序号、秘密等级、紧急程度、发文机关标志、页码等信息，页眉高度为2.54厘米，页脚高度为1.5厘米。

(2)公文的装订规范也是保证公文完整性和必威体育官网网址性的重要环节。装订时，应使用公文专用装订机，按照规定的装订顺序进行装订。一般先装订左侧，再装订右侧，确保装订牢固。装订线应位于公文左侧边缘，宽度为1.5厘米，距离左页边距2.5厘米。装订后的公文应平整、牢固，不得出现错页、漏页、破损等现象。对于需要必威体育官网网址的公文，应在封面上注明“必威体育官网网址”字样，并在封口处加盖封印。

(3)公文排版与装订过程中，应注意以下几点：一是排版软件的选择应使用Word等通用办公软件，确保排版效果与实际打印效果一致；二是排版时应仔细检查，避免出现格式错误、错别字等问题；三是装订前应对公文进行校对，确保内容准确无误；四是装订后的公文应进行质量检查，确保每份公文都能达到规定的标准。同时，对于需要归档的公文，应按照档案管理要求进行整理、归档。

四、公文写作注意事项

(1)公文写作时应注重语言的准确性和规范性。根据某项调查数据显示，超过80%的公文写作错误与用词不当有关。例如，在一份学校内部通知中，由于使用了错误的词汇，导致通知内容与实际意图不符，影响了工作的正常进行。因此，在写作过程中，应仔细核对词汇，确保用词准确无误。同时，应注意语法和标点符号的正确使用，避免出现低级错误。

(2)公文写作应注重逻辑性和条理性。一份优秀的公文应具备清晰的结构和严密的逻辑。例如，在撰写年度工作总结时，应按照时间顺序、工作内容、成果与不足等维度进