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公司采购管理与合同管理制度

一、总则

(1)本制度旨在规范公司采购活动，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保障公司利益。根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。公司所有采购活动均应遵循本制度的规定。

(2)本制度适用于公司各部门、子公司以及所有参与采购活动的员工。公司采购活动包括但不限于货物、工程和服务采购。采购活动应严格按照国家法律法规和公司内部管理制度执行，确保采购活动合法合规。公司每年采购总额预计达到XX亿元，涉及各类供应商XX家，采购品种超过XX种，采购范围覆盖全国XX个地区。

(3)本制度强调采购管理的系统性、规范性和有效性。公司设立采购管理委员会，负责制定采购策略、审批采购计划、监督采购过程和评估采购效果。采购管理委员会由公司高层领导、相关部门负责人及采购部门负责人组成，委员会办公室设在采购部，负责日常管理工作。通过建立健全的采购管理制度，实现采购活动的透明化、标准化和程序化，提升公司整体采购管理水平。

二、采购管理组织架构与职责

(1)公司采购管理组织架构由采购管理委员会、采购部、业务部门及各分支机构组成。采购管理委员会是公司采购的最高决策机构，负责制定公司采购战略、审批重大采购项目、监督采购执行情况。采购部作为执行机构，负责采购计划的编制、供应商管理、合同管理、采购执行和采购评估等工作。业务部门根据自身需求提出采购申请，并参与采购过程。各分支机构在采购管理委员会的指导下，负责本区域内的采购工作。

(2)采购管理委员会由公司总经理、财务总监、采购总监、法务总监、业务部门负责人等组成，设主任一名，副主任一名。主任负责召集和主持采购管理委员会会议，副主任协助主任工作。采购管理委员会下设办公室，负责会议的组织、文件的处理、采购制度的制定与修订、采购信息的收集与发布等工作。采购部设经理一名，副经理若干名，负责采购部的日常管理工作。

(3)采购部的主要职责包括：制定和执行公司采购政策；编制年度采购计划，包括采购预算、采购品种、采购数量等；负责供应商的筛选、评估和选择；组织采购招标、询价、谈判等工作；监督合同的签订、履行和变更；负责采购成本的控制和采购绩效的评估；处理采购过程中的投诉和纠纷；定期向采购管理委员会汇报采购工作情况，接受其监督和指导。业务部门在采购过程中应积极配合采购部的工作，确保采购项目顺利实施。

三、采购计划与需求管理

(1)采购计划与需求管理是公司采购活动的核心环节，旨在确保采购活动与公司战略目标和业务需求相一致。公司采购部负责制定年度采购计划，包括采购预算、采购品种、采购数量、采购时间等关键信息。年度采购计划应根据公司业务发展、市场变化、库存情况等因素综合考虑，并经过采购管理委员会审批后执行。

(2)业务部门负责提出采购需求，包括对采购物品的技术规格、质量要求、数量、价格等提出具体要求。业务部门需在规定的时间内将采购需求提交给采购部，采购部将根据需求进行市场调研、供应商评估和采购方案制定。采购需求应详细、明确，以便采购部能够准确评估市场供应情况，合理制定采购策略。

(3)采购部在收到业务部门的采购需求后，将进行以下工作：首先，对市场需求进行分析，包括价格趋势、供应情况、替代品信息等；其次，评估现有供应商的资质和能力，筛选出合适的供应商；然后，制定采购方案，包括采购方式、采购时间、质量标准、价格谈判策略等；最后，与业务部门沟通确认采购方案，并报采购管理委员会审批。采购计划一旦确定，采购部将严格按照计划执行，确保采购活动高效、有序地进行。同时，采购部还需定期对采购计划进行跟踪和评估，根据实际情况进行调整，以适应市场变化和公司业务需求。

四、供应商选择与评价

(1)公司对供应商的选择遵循公平、公正、公开的原则，确保采购活动的透明度。供应商选择流程包括资格预审、技术评审、商务评审和综合评价等环节。资格预审主要考察供应商的合法经营资质、财务状况、生产能力、质量控制体系等基础条件。

(2)技术评审侧重于供应商的产品或服务是否满足公司需求，包括产品性能、质量标准、技术支持、售后服务等方面。商务评审则关注供应商的价格竞争力、供货能力、合同条款、付款条件等商业因素。综合评价阶段，采购部将技术评审和商务评审的结果进行汇总，并结合供应商的历史表现、市场声誉等因素，最终确定入围供应商名单。

(3)供应商评价体系包括定量和定性两个方面。定量评价主要依据供应商的履约情况、产品质量、交货时间、售后服务等数据进行评分；定性评价则涉及供应商的管理水平、创新能力、社会责任等方面的表现。公司每年对供应商进行一次全面评价，根据评价结果对供应商进行分类管理，对优秀供应商给予奖励，对不合格供应商进行淘汰或整改。通过不断完善供应商评价