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文档管理流程

深圳天音通信

分销信息系统

编写人员: AMT咨询工程组

编写日期: 2001年11月12日

更新日期: 2001年11月12日

文档编码: 天音/0001

文档版本: 1.0

批准人员:

深圳天音工程经理

AMT咨询工程经理

文档控制

修改记录

日期

编写人员

版本

备注

审阅记录

审阅人员

审阅日期

备注

分发记录

序号

分发至

备注

工程资料库

按照工程文档管理流程的要求，文档接收者请注意：

如果您收到本文档的电子版，请打印本页并在相应的栏目中签字。

如果您收到本文档的原件，请直接在相关栏目中签字。

目录

TOC\o1-3\h\z文档控制 ii

修改记录 ii

审阅记录 ii

分发记录 ii

文档概述 4

目的 4

适用范围 4

相关文档 4

工程资料库 5

目的 5

资料库结构及分类 5

文档控制流程 7

目的 7

流程说明 8

文档控制标准 10

目的 10

软件标准 10

编写标准 11

命名标准 13

附录：工程文档模板 14

文档概述

目的

本文档主要明确所有交付成果及其工程文档的管理流程和标准，并将在深圳天音通信分销信息系统的全过程中加以运用和控制。

适用范围

本文档就工程文档管理中的以下方面进行明确。

工程资料库

文档控制流程

文档控制标准

文档发布流程

本文档管理流程将同时适用于参与实施的AMT实施工程组〔包括实施联合体科讯公司实施组及PTC公司技术支持组等〕和深圳天音工程组的所有成员。

相关文档

AMT工程实施文档标准

工程资料库

目的

按照本工程的实施范围和总体策略，将建立集中管理的工程资料库，便于各类实施文档的更新、审阅、批准和发布管理。同时将在工程开始的初期，快速建立企业信息门户作为工程组进行沟通和文档发布的交互平台，本文档中确定的资料库分类及其他相关的流程都将作为此信息平台建立的需求标准之一。

工程资料库由以下要素构成：

主目录

目录

子目录

主页

标题

资料库结构及分类

主目录 与本实施工程有关的所有文档及其他相关资料将统一存放在“分销信息系统资料库”主目录内。

目录 根据实施工程的范围和总体策略，将按照各个分工程对目录进行分类：

1-工程管理文档

2-财务管理系统实施文档

3-人力资源管理系统实施文档

4-工程设计管理系统实施文档

5-工程施工管理系统实施文档

6-办公与企业信息门户系统实施文档

7-集成与技术开发文档

子目录 按照AMT实施方法论(AIM)和工程管理方法论(PJM)，建立以下分类子目录：

工程管理文档目录下：

1-总体实施方案及管理标准

2-每周工作方案

3-每周工程进度报告

4-变更报告

5-问题报告

6-风险和争议报告

7-阶段确认报告

8-备忘录及会议纪要

9-质量检查和审计报告

10-文档发布通知

11-文档模板

12-其他文档及参考资料

分别在财务管理系统、人力资源管理系统、工程设计管理系统、工程施工管理系统和办公及企业信息门户系统目录下：

1-流程重组

2-需求报告

3-解决方案

4-系统设置

5-数据转换

6-系统测试

7-用户培训

8-上线运行及维护

9-其他

集成与技术开发目录下：

主页 以下的文档同时要求以主页的方式存放：

总体实施方案及管理标准

每周工作方案

每周工程进度报告

阶段确认报告

文档发布通知

备忘录及会议纪要

重大的变更报告、风险报告及问题报告

其他需要跨工程小组或职能部门协调的报告或文档

标题 以下的文档同时要求以标题的方式存放：

文档模板

质量检查和审计报告

主要的培训教材

其他需要发布的参考资料等

文档控制流程

目的

本控制流程明确工程文档的编写、分发和更新流程，并适用于所有工程文档的编写和收发过程。

流程说明

1.新建工程文档

所有文档的复核、审批、更新均需遵照以下的程序和标准。按照AMT实施方法论和工程管理方法论以及工程工作方案和交付成果清单，采用本工程特定的文档模板创立工程文档，并：

分配文档的版本号和文档编码，参见文档版本标准和文档编码标准。

在文档控制的修改记录栏记录文档更新的所有记录。

在审阅栏中，将需要审阅本文档的人员填列出。

在分发栏中，将本文档所有的分发对象分别填列，包括工程资料库。

创立文档目录，目录的显示级别为3层。

创立文档概述，说明此文档的阅读对象、目的以及工作关联等。

编写实施文档。

2.文档复核、修改

所有文档在分发前必须通过工程管理方案中指定人员的复核和审阅。本工程中各类文档的审阅级别请参见附表