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2025年度供应商采购合同管理细则

一、合同管理原则

(1)本细则旨在规范2025年度供应商采购合同的管理，确保合同签订、履行和终止的合法性、合规性和有效性。根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本细则。合同管理原则如下：一是坚持公平公正原则，确保合同双方权益得到充分保障；二是遵循诚实信用原则，维护市场秩序，促进供应链稳定；三是强化风险防控意识，对合同履行过程中的风险进行及时识别、评估和控制。

(2)具体而言，合同管理原则应包括以下内容：首先，合同签订前，需对供应商进行严格审查，确保其资质、信誉、生产能力等符合公司要求。其次，合同内容应明确、具体，包括采购标的、数量、质量、价格、交货期、付款方式、违约责任等关键条款。此外，合同签订过程中，需充分沟通协商，确保双方对合同内容达成一致意见。最后，合同签订后，应进行严格的审核，确保合同合法、合规，避免潜在的法律风险。

(3)在合同履行过程中，公司应加强对供应商的监督和管理，确保其按照合同约定履行义务。具体措施包括：建立合同履行情况跟踪记录，定期对供应商的履约情况进行评估；对于供应商违约行为，应依法采取相应措施，如要求赔偿、终止合同等。同时，公司内部应建立合同管理制度，明确各部门、各岗位的职责，确保合同管理工作的顺利进行。此外，公司应定期对合同管理情况进行总结和分析，不断优化合同管理流程，提高合同管理水平。根据相关数据统计，2024年度公司合同履约率达到98.5%，有效降低了合同纠纷发生率，为公司的稳定发展提供了有力保障。

二、合同签订与审核

(1)合同签订前，需对供应商进行资质审查，确保其符合行业标准和公司要求。例如，2025年度合同签订前，公司对150家潜在供应商进行了审查，筛选出符合要求的100家，有效提高了供应商的合格率。合同签订过程中，双方应就合同条款进行充分沟通，确保条款清晰、明确。如某项目合同签订过程中，通过多轮协商，最终使合同条款达到双方满意。

(2)合同审核环节至关重要，涉及合同合法性、合规性和风险控制。2025年度，公司合同审核部门共审核合同1000份，发现并纠正了30余处潜在风险点，有效避免了法律纠纷。在审核过程中，重点关注合同条款的完整性、准确性，以及双方权利义务的平衡。例如，在某次审核中，发现一份合同遗漏了知识产权归属条款，及时补正后，保障了公司的合法权益。

(3)合同签订与审核流程中，应严格执行审批制度。2025年度，公司对合同签订与审核流程进行了优化，实施分级审批制度，确保合同签订的合规性。合同审批流程分为初审、复审、终审三个阶段，由相关部门负责人进行审批。据统计，优化后的审批流程将合同审批时间缩短了30%，提高了工作效率。同时，加强对合同签订与审核人员的培训，提升其专业素养，确保合同签订与审核工作的质量。

三、合同履行与监督

(1)合同履行是供应商采购合同管理的核心环节，为确保合同顺利履行，公司建立了完善的合同履行监督机制。首先，设立专门的合同履行监督小组，负责对合同履行情况进行全程跟踪和监督。该小组由采购部门、法务部门、质量检验部门等组成，确保各环节的协同配合。例如，在2025年度，合同履行监督小组共跟踪监督了200余项合同，及时发现并解决了30余起合同履行过程中的问题。

(2)在合同履行过程中，监督小组通过以下方式进行监督：一是定期对供应商的履约情况进行检查，包括生产进度、产品质量、交货时间等；二是要求供应商定期提交履约报告，详细记录合同履行情况；三是组织现场检查，对供应商的生产现场、仓储情况进行实地考察。如在某次现场检查中，发现供应商存在质量问题，监督小组立即要求其整改，并及时通知采购部门调整采购计划。

(3)对于合同履行过程中的违约行为，公司制定了相应的处理措施。一是要求供应商立即停止违约行为，并采取补救措施；二是根据合同约定，追究供应商的违约责任，包括赔偿损失、终止合同等。例如，在2025年度，因供应商违约导致公司损失100万元，公司依法要求其赔偿损失，并终止了与该供应商的合作。此外，公司还定期对合同履行情况进行总结和分析，不断优化合同履行监督机制，提高合同履行的整体水平。