社区矫正档案管理规范.docx

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河北省地方标准

DB13/TXXXX—XXXX

社区矫正档案管理规范

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XXXX-XX-XX发布XXXX-XX-XX实施

发布

DB13/TXXXX—XXXX

目次

前言 IV

1范围 1

2规范性引用文件 1

3术语和定义 1

4档案管理原则 1

4.1法律遵循 1

4.2信息安全 1

4.3必威体育官网网址性原则 2

4.4完整性原则 2

4.5可追溯性原则 2

5档案内容与结构 2

5.1基本信息 2

5.2矫正计划 3

5.3矫正活动记录 3

5.4档案类别 3

5.4.1社区矫正适用前调查评估档案 3

5.4.2社区矫正档案 4

5.4.3社区矫正工作档案 5

5.5档案结构 6

5.6档案更新 7

5.7档案保管 7

6档案建立与初始化 8

6.1建立流程 8

6.2档案编号 8

6.3档案分类 8

6.4未成年社区矫正对象档案必威体育官网网址 8

6.5档案数字化 8

6.6档案培训 9

7档案的日常管理 9

7.1维护责任 10

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7.2信息更新 10

7.3安全检查 10

7.4安全责任 10

7.5档案查询 10

7.6档案统计 10

8档案的存储与备份 10

8.1存储介质选择 10

9档案的销毁与处置 11

9.1销毁标准 11

9.2销毁审批 11

9.3销毁流程 11

9.4销毁证明 11

10监督与责任 12

10.1监督机制 12

10.2监督内容 12

10.3持续改进 12

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前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。

本文件由河北省司法厅提出。本文件由河北省司法厅归口。

本文件起草单位：河北省司法厅、石家庄市新华区鸿河社会工作服务中心、河北政法职业学院、河北司法警官职业学院、中央司法警官学院、石家庄市司法局、河北鹏业律师事务所、河北青年管理干部学院、石家庄市新华区司法局、廊坊司法局、涿州市司法局、衡水市司法局、定州市司法局、石家庄金鹏教育管理咨询有限公司

本文件主要起草人：王淑光、吴艳华、崔素琴、次江华、黄冬冬、邵丽、张均广、张凯、赵红星、张琳、王元元、高旭冉、张冬伟、张丽霞、韩啸、石宏志、侯宗健、董广川、田珊、张凯利、彭月通、张蕊、李佳诚

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社区矫正档案管理规范

1范围

本文件规定了档案管理的原则、内容结构、建立流程、日常管理、服务、必威体育官网网址安全等方面要求。

本文件适用于与社区矫正相关的工作人员在社区矫正工作中使用。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其必威体育精装版版本(包括所有的修改单）适用于本文件。

3术语和定义

本文件没有需要界定的术语和定义。

4档案管理原则

4.1法律遵循

档案管理活动必须在法律框架内进行，遵循相关法律法规。如：《中华人民共和国社区矫正法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国个人信息保护法》等。

4.2信息安全

档案管理中的信息安全至关重要，应采取以下措施：

a)物理安全：确保档案存放在安全的物理环境中，采取防火、防盗、防潮、防尘等措施

。

b)技术安全：电子档案应使用密码保护和加密技术，防止未授权访问和篡改。

c)网络安全：档案信息系统应部署防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和病毒感染

。

d)访问控制：实行权限管理，确保只有授权人员才能访问档案信息。

e)信息披露：对外披露档案信息前，应进行审批，并记录披露的事项和范围。

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f)应急响应：制定档案信息安全事件的应急响应预案，明确事件报告、评估、处理和恢复的流程。

g)教育培训：定期对档案管理人员进行信息安全教育和培训，提高其安全意识和技能。

4.3必威体育官网网址性原则

档案管理中的必威体育官网网址性原则包括：

a)必威体育官网网址责任：档案管理人员应对档案中的敏感信息负有必威体育官网网址责任。

b)信息分类：根据信息的敏感程度进行分类，并采取相应的必威体育官网网址措施。

c)最小化访问：实行最小化访问原则，限制对敏感信息的访问。

d)脱敏处理：对外提供档案信息时，进行必要的脱敏处理。

e)必威体育官网网址协议：与档案管理人员和参与社区矫正的社会组织、志愿者