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集团公司档案管理制度(5范文)

第一章总则

第一章总则

(1)本制度旨在规范集团公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，为集团公司的发展提供有力保障。

(2)集团公司档案管理工作遵循国家档案法律法规，坚持统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则，实行档案工作责任制。

(3)集团公司各部门应高度重视档案工作，将其纳入部门工作计划，明确档案管理责任人和具体工作要求，确保档案工作与业务工作同步进行。

第二章档案收集与整理

第二章档案收集与整理

(1)档案收集是档案管理工作的基础，集团公司应建立健全档案收集制度，明确收集范围、内容、形式和时限。各部门应按照档案收集规定，及时、准确、完整地收集各类档案资料，包括但不限于文书、声像、电子等不同载体的档案。

(2)档案整理是确保档案系统性和有序性的关键环节。集团公司应制定档案整理规范，对收集到的档案进行分类、编目、归档等工作。具体包括：对档案进行系统分类，按照档案内容、形式、形成时间等因素进行合理划分；编制档案目录，确保档案检索方便快捷；对档案进行编号，便于管理和查询；对重要档案进行备份，确保档案安全。

(3)档案收集与整理过程中，应注重以下几个方面：一是档案资料的收集应保证其真实性和完整性，避免遗漏和篡改；二是档案整理应遵循档案分类、编目、归档等规范，确保档案的有序性和可读性；三是档案整理应采用先进的技术手段，提高档案管理效率；四是加强档案收集与整理的监督检查，确保档案收集与整理工作质量。同时，集团公司应定期对档案收集与整理工作进行总结和评估，不断优化档案管理工作。

第三章档案保管与利用

第三章档案保管与利用

(1)集团公司档案保管工作严格按照国家档案局《档案馆建筑设计规范》和《档案馆库房技术条件》执行，确保档案安全。公司设有专门的档案库房，面积达1000平方米，库房温度控制在18-24摄氏度，湿度控制在45%-60%，配备有恒温恒湿设备，确保档案长期保存。据统计，自2010年以来，公司档案库房未发生一起档案损坏事故。

(2)档案利用方面，集团公司建立了完善的档案查阅制度，为员工提供便捷的档案服务。每年接待档案查阅人数超过500人次，提供档案查阅服务1000余次。例如，在2019年，公司档案部门成功协助某项目组查阅历史合同档案，为项目顺利推进提供了有力支持。此外，公司还通过电子档案系统，实现了档案的在线查阅和远程服务，提高了档案利用效率。

(3)针对档案保管与利用，集团公司定期开展档案安全检查，确保档案安全无隐患。例如，2020年，公司档案部门对库房设施设备进行了全面检查，发现一处安全隐患并及时整改，避免了潜在的安全风险。此外，公司还定期对档案管理人员进行业务培训，提高其档案保管与利用能力。据统计，自2018年以来，公司档案管理人员培训覆盖率达到了100%，有效提升了档案管理整体水平。

第四章档案信息化管理

第四章档案信息化管理

(1)集团公司自2015年起启动档案信息化建设，投资建设了覆盖集团全范围的档案信息管理系统。该系统实现了档案的数字化存储、检索、归档和备份等功能，大大提高了档案管理的效率和准确性。据统计，自系统上线以来，集团公司累计数字化档案数量超过100万份，有效提升了档案利用效率。

(2)在档案信息化管理方面，集团公司采用了先进的数据库技术和网络通信技术，确保了档案数据的实时更新和安全存储。例如，公司采用的加密技术，对存储在系统中的敏感信息进行加密处理，防止数据泄露。此外，公司还定期对系统进行安全检查和漏洞修复，确保档案信息系统的稳定运行。以2021年为例，系统运行稳定，未发生任何重大安全事件。

(3)集团公司通过档案信息化管理，实现了档案资源的共享和协同利用。公司内部员工可通过权限认证，实时查询和下载所需档案资料，提高了工作效率。例如，在2020年的一次跨部门合作项目中，通过档案信息化系统，项目组成功获取了关键的历史数据，为项目决策提供了有力支持。同时，公司还积极拓展对外服务，通过档案信息化平台，为外部客户提供档案查询、咨询等服务，提升了集团公司的社会影响力。

第五章附则

第五章附则

(1)本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。集团公司各部门应严格按照本制度执行，确保档案管理工作规范有序。

(2)本制度的解释权归集团公司档案管理部门所有。集团公司档案管理部门负责对制度执行情况进行监督检查，对违反本制度的行为，将按照公司相关规定进行处理。

(3)本制度如有未尽事宜，由集团公司档案管理部门根据实际情况提出修改意见，经集团公司批准后予以补充。在制度执行过程中，如遇特殊情况，集团公司档案管理部门可根据实际情况制定临时性措施，并报集团公司领导审批。