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行政事业单位固定资产的内部控制

一、固定资产的界定和管理原则

(1)固定资产作为行政事业单位的重要资产组成部分，是指单位长期使用、价值较高且不易变现的资产。根据《行政事业单位财务规则》和《固定资产管理办法》，固定资产的界定主要依据其使用年限、单价和耐用年限等因素。一般而言，单价在2000元以上（含2000元），使用年限在一年以上，且单位价值在8000元以上的资产，应当确认为固定资产。例如，某行政事业单位在2019年购置了一台价值25000元的复印机，使用年限预计为5年，根据相关规定，该复印机被确认为固定资产。

(2)固定资产的管理原则是确保资产的安全、完整和有效利用。具体来说，固定资产管理应遵循以下原则：一是合法性原则，确保所有固定资产的购置、使用、处置等环节符合国家法律法规和单位内部管理制度；二是安全性原则，通过建立健全的内部控制制度，防范固定资产的丢失、损坏和滥用；三是效益性原则，通过合理配置和有效利用固定资产，提高资产的使用效率，降低单位运行成本。例如，某事业单位通过实施固定资产的共享机制，实现了资源的优化配置，降低了单位运行成本。

(3)在实际操作中，固定资产的界定和管理需要结合单位的具体情况。首先，单位应建立健全固定资产的目录，明确各类固定资产的名称、规格、型号、数量、价值、使用部门等信息。其次，单位应定期进行固定资产的盘点，确保账实相符。此外，单位还应加强对固定资产的日常管理，包括资产的购置、验收、使用、维修、报废等环节的监督。例如，某行政事业单位在2018年对固定资产进行了全面盘点，发现账实不符的资产价值约为100万元，通过盘查，及时发现了资产管理中存在的问题，并采取了相应的整改措施。

二、固定资产的购置与验收流程

(1)固定资产的购置流程一般包括需求申请、预算编制、采购审批、招标采购、合同签订、验收付款等环节。以某市某中学为例，学校在购置一批教学设备时，首先由教务处根据教学需求提出购置申请，随后由财务部门根据申请编制预算，并提交给校务会审批。审批通过后，学校通过公开招标方式选择供应商，签订采购合同。合同签订后，学校组织专业人员对设备进行验收，确保设备符合合同要求和质量标准。

(2)在验收环节，行政事业单位应严格按照采购合同和相关规定进行。验收内容包括设备的外观、性能、数量、质量等。例如，某行政单位在购置一批电脑时，验收人员对每台电脑进行了开机测试，检查了硬件配置、操作系统、软件安装等，确保所有电脑均能满足工作需求。验收合格后，由验收人员、采购人员、财务人员共同签字确认，并报上级主管部门备案。

(3)固定资产购置后，应及时办理资产登记手续，确保资产信息准确、完整。以某医院购置一台价值500万元的医疗设备为例，设备到货后，医院资产管理部门根据采购合同和验收报告，将设备信息录入资产管理系统，并办理资产登记。同时，医院还定期对设备进行维护保养，确保设备长期稳定运行。在设备使用过程中，医院对设备的使用情况进行跟踪记录，以备后续评估和处置。

三、固定资产的使用与维护管理

(1)固定资产的使用与维护管理是确保资产保值增值的关键环节。行政事业单位应建立健全固定资产的使用管理制度，明确使用规范和操作规程。以某政府部门为例，该部门制定了详细的固定资产使用手册，对各类固定资产的使用方法、操作流程、维护保养要求等进行详细说明。同时，部门内部实行资产使用审批制度，任何人员使用固定资产前需填写使用申请，经审批后方可使用。此外，部门还定期对使用情况进行检查，确保资产得到合理利用。

(2)在维护管理方面，行政事业单位应制定固定资产的定期检查、维修保养计划。例如，某图书馆对图书架、阅览桌椅等固定资产实行季度检查制度，确保设施设备处于良好状态。对于大型设备，如复印机、打印机等，图书馆还制定了年度维修保养计划，定期请专业维修人员进行保养，以延长设备使用寿命。在实际操作中，图书馆还建立了设备维修档案，详细记录每次维修的时间、原因、费用等信息，便于后续跟踪和管理。

(3)为了提高固定资产的使用效率，行政事业单位可以探索实施资产共享机制。以某高校为例，该校通过建立固定资产共享平台，实现了校内各部门之间固定资产的互通有无。例如，某学院需要使用实验室的仪器设备，只需在共享平台上申请，便可由实验室提供使用。这种共享机制不仅提高了资产利用率，还降低了单位运行成本。同时，高校还定期对共享平台的使用情况进行评估，不断优化共享流程，提高共享效率。通过这些措施，高校的固定资产得到了有效管理和利用。

四、固定资产的处置与报废管理

(1)固定资产的处置与报废管理是资产生命周期中的重要环节。行政事业单位在处置固定资产时，需遵循国家相关法律法规和内部管理制度。处置流程通常包括资产评估、审批、公开拍卖、转让或报废等步骤。例如，某事业单位在处置一台老旧