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华夏物流公司接待管理办法

第一章总则

第一条为进一步规范华夏物流公司（以下简称“公司”或“华夏物流”）接待工作，降本增效，厉行节约，树立公司良好形象，根据集团公司（以下简称“集团公司”）的相关规定制定本办法。

第二条本办法所称接待工作是指会议、会见、考察调研、学习交流、工作检查、商务洽谈、外事交往、请示汇报工作等活动的策划及组织实施。业务招待费是指为执行公务或开展业务活动需要合理开支的接待费用，一般包括接待业务往来单位发生的餐费、纪念品费、食品费、参观费等费用。

第三条本办法适用于华夏物流本部及所属各单位。

第二章总体要求

第四条接待工作应遵循以下基本原则：

（一）务实节俭。接待活动应本着主动、热情、务实、从简的原则，勤俭节约，杜绝浪费。不安排违反中央八项规定的接待内容。

（二）事前审批。接待事项需事先按公司规定程序报批。

（三）预算管理。接待费用实行预算管理、总额控制、按规定列支。

（四）监督检查。上级单位对下级单位需定期监督检查接待工作开展情况，确保严格执行规章制度。

第五条接待工作中发生的餐费、纪念品等接待费用需纳入年度财务预算管理，履行公司年度财务预算审批程序。

第六条接待工作开展时，需严格执行住宿、餐饮等标准，企业负责人参加的接待活动，相关标准按职务消费管理办法规定的标准执行。

第七条接待费用需做好台账登记管理，注明公务宴请标准、人数等内容。

第八条接待工作需围绕公务活动开展，不得扩大参加人员范围，不得用于私人活动。

第九条接待工作需注重仪表形象和言谈举止，做到热情周到、大方得体、务实高效。

第三章工作分工及流程

第十条华夏物流本部的接待工作，办公室为归口管理部门，各部门为接待工作的主办部门。

（一）办公室负责组织、指导接待工作，负责承办重要接待工作，审核公司领导出席的接待方案。办公室为公司主要负责人出席接待工作的主办部门。

（二）本部各部门为公司领导班子副职出席接待工作，以及对口业务接待工作的主办部门。办公室配合相关部门开展接待工作。

（三）每项接待工作都应明确接待主办部门，接待主办部门负责汇总接待信息、制订接待方案、组织实施接待工作。

（四）外事接待工作的主办部门为办公室。

第十一条所属各单位的接待工作，办公室或综合管理部门为归口管理部门，根据华夏物流接待工作分工制定本单位接待工作管理办法。

第十二条华夏物流本部接待工作的批准应按照以下要求进行：

（一）华夏物流部门接到上级单位涉及接待工作的来文、来电或直接指示后，属本部门分管公司领导出席的接待活动或对口业务接待的，由本部门组织开展；属公司重要业务接待，或需由公司主要负责人出席的接待活动，应报办公室，办公室呈送公司有关领导批准。

（二）华夏物流本部部门接到地方政府、兄弟单位、合作伙伴、其他企事业团体需要公司接待的要求后，应要求对方出具正式函件。属本部门分管公司领导出席的接待活动或对口业务接待的，由本部门组织开展；属公司重要业务接待，或需由公司主要负责人出席的接待活动，应报办公室，办公室根据具体情况呈送公司有关领导批准，或向有关领导请示同意后直接批准。

（三）公司领导可根据工作情况直接安排接待活动。本部部门需要以公司名义进行的接待工作，应报办公室，办公室根据具体情况报公司领导批准，或直接批准。

第十三条接待信息应包括以下内容：

（一）接待主办部门应提前汇总接待信息。包括带队领导、人数、姓名、职务、民族、性别，活动内容及要求，到达、离开公司时间及方式，随访工作人员名单、车辆数目、车牌号码等内容。

（二）接待主办部门应及时将接待信息分送办公室及有关部门。

第十四条重要接待需制定接待方案，接待方案的制定和审批应满足以下要求：

（一）接待主办部门负责制定接待方案，经办公室审核后，报出席接待工作的公司领导审批。

（二）接待方案应包括以下内容：明确责任部门及接待责任人，提出准备工作清单、工作标准及完成时间要求；接待日程安排（时间、地点、活动）、来访客人人员名单、公司参加接待人员名单、每项接待活动议程、接待材料（一般包括接待日程材料、汇报材料、背景材料、公司简介）、接待场所布置、摄影摄像要求、纪念品要求、迎送安排（路线提示牌、车位预留、迎送标语、电梯、迎送人员）、餐饮要求（来宾10人以内时陪餐人员不超过3人，10人以上时陪餐人员不超过三分之一）、会议记录要求、新闻报道要求、接待费用预算。

（三）接待工作方案审批后，由办公室分送有关接待部门、处室的具体工作人员，并进行相关工作协调及跟进落实情况，主办部门负责接待工作的具体落实。

第十五条接待工作的组织实施应按照以下要求进行：

（一）相关部门、人员根据接待工作方案各负其责做好落实工作，接待总协调人负责组织、协调和接口管理工作。

（二）接待主办部门负责组织起草接待