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内部文书档案及资料管理要求

TOC\o1-2\h\u19170第一章档案资料的收集 1

179701.1收集范围 1

88591.2收集方法 2

86451.3收集时间要求 2

10439第二章档案资料的整理 2

3012.1分类标准 2

324932.2编号规则 2

172232.3整理流程 3

1560第三章档案资料的归档 3

296843.1归档范围 3

55443.2归档时间 3

10643.3归档手续 3

15747第四章档案资料的保管 3

173594.1保管条件 3

58894.2保管措施 4

132064.3安全管理 4

522第五章档案资料的借阅 4

138305.1借阅流程 4

225835.2借阅期限 4

88715.3借阅登记 4

11772第六章档案资料的销毁 5

48636.1销毁条件 5

148846.2销毁程序 5

165426.3监督与审查 5

32292第七章电子档案资料管理 5

175747.1电子档案的存储 5

240827.2电子档案的备份 6

195627.3电子档案的安全防护 6

3392第八章档案资料管理的监督与考核 6

133298.1监督机制 6

73758.2考核标准 6

162398.3奖惩措施 6

第一章档案资料的收集

1.1收集范围

档案资料的收集范围应涵盖公司内部的各类文件、资料，包括但不限于行政管理文件、财务报表、业务合同、项目文档、会议记录、员工档案等。行政管理文件涵盖公司的规章制度、通知公告、工作总结等；财务报表包括资产负债表、利润表、现金流量表等；业务合同包含与客户签订的销售合同、采购合同等；项目文档涵盖项目计划书、需求文档、测试报告等；会议记录包括公司内部各类会议的记录；员工档案则包含员工的个人信息、劳动合同、培训记录等。

1.2收集方法

收集档案资料可采用多种方法。一是定期收集，各部门应按照规定的时间周期，将本部门产生的档案资料整理后提交给档案管理部门。二是专项收集，针对特定的项目或事件，成立专门的收集小组，负责相关档案资料的收集工作。三是随时收集，对于临时性、紧急性的档案资料，相关人员应及时进行收集并移交。在收集过程中，要保证资料的完整性和准确性，对于重要的档案资料，应要求提供原件，如无法提供原件，可提供复印件，但需注明原件的存放处。

1.3收集时间要求

为保证档案资料的及时归档和有效利用，对收集时间做出如下要求。行政管理文件应在文件发布后的一周内进行收集；财务报表在每月结账后的三个工作日内收集；业务合同在签订后的两个工作日内收集；项目文档在项目结束后的一周内收集；会议记录应在会议结束后的两个工作日内收集；员工档案在员工入职后的一个月内完成收集，员工在职期间的相关资料应及时更新和补充。

第二章档案资料的整理

2.1分类标准

档案资料的分类应遵循科学性、系统性和实用性的原则。根据公司的业务特点和管理需求，将档案资料分为行政管理类、财务类、业务类、项目类、人力资源类等。行政管理类包括公司的各项规章制度、行政文件等；财务类涵盖财务报表、会计凭证、审计报告等；业务类包含业务合同、客户资料、市场调研报告等；项目类包括项目策划书、项目实施过程文件、项目验收报告等；人力资源类涵盖员工档案、培训资料、绩效考核文件等。

2.2编号规则

为便于档案资料的管理和查询，制定统一的编号规则。编号由大类代码、小类代码和流水号组成。大类代码采用汉语拼音首字母，如行政管理类为XZGL，财务类为CW，业务类为YW，项目类为XM，人力资源类为RLZY。小类代码根据具体的分类进一步细分，如行政管理类中的规章制度为GZ，通知公告为TG。流水号则按照资料的录入顺序依次编号。例如，一份行政管理类的规章制度文件，编号可为XZGLGZ001。

2.3整理流程

档案资料的整理流程如下：对收集到的档案资料进行审核，检查资料的完整性和准确性。按照分类标准进行分类，并根据编号规则进行编号。对档案资料进行装订或装盒，注明档案名称、编号、日期等信息。将整理好的档案资料按照分类存放至档案库房的相应位置，并建立档案目录，便于查询和管理。

第三章档案资料的归档

3.1归档范围

归档范围包括公司在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料。具体包括公司的各类行政管理文件、财务报表、业务合同、项目文档、会议记录、员工档案等，以及其他与公司经营管理活动相关的资料。这些资料应反映公司的发展历程、业务活动和管理情况，具有重要的历史价值和参考意义。

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