DB3301_T 0207-2018 会议服务机构管理和服务规范.docx

ICS03.080A10

DB3301

浙江省杭州市地方标准

DB3301/T0207—2018

会议服务机构管理和服务规范

2018-06-20发布2018-07-20实施

杭州市质量技术监督局发布

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DB3301/T0207—2018

前言

本标准依据GB/T1.1—2009给出的规则起草。本标准由杭州市旅游委员会提出。

本标准由杭州市旅游标准化技术委员会归口。

本标准起草单位：杭州市会议与奖励旅游业协会、杭州旅游形象推广中心。

本标准主要起草人：赵弘中、叶虹、杨保福、梁雪松、陶俏乐、苏永华、郑英、甘媛恬、俞群慧、陆彦莹。

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DB3301/T0207—2018

会议服务机构管理和服务规范

1范围

本标准规定了会议服务机构的基本要求、服务要求、管理要求、服务质量持续改进等方面要求。本标准适用于在杭州注册的或在杭州设有分支机构的会议服务机构。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其必威体育精装版版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T10001.1标志用公共信息图形符号第1部分：通用符号

GB/T10001.2标志用公共信息图形符号第2部分：旅游设施与服务符号GB/T30520—2014会议分类与术语

SB/T10851—2012会议中心运营服务规范

SB/T11090—2014会展业节能降耗工作规范

LB/T059—2016会议服务机构经营与服务规范

DB33/T770—2009会展行业服务规范

3术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。3.1

会议

在特定的时间和空间，通过发言、讨论、演示、商议、表决等多种形式以达到议事协调、交流信息、传播知识、推介联络等目的的一定人数的群体活动。

［GB/T30520—2014，定义3.1.1］3.2

国际会议

由来自3个或3个以上的国家或地区（含港澳台）的代表参加的会议、或境外参会代表占全部参会人数40%（含）以上的会议。

［GB/T30520—2014，定义3.1.2］

3.3

会议服务机构

接受会议主办方或会议委托方委托，管理会议、负责会议活动的履行，为会议提供部分或全部经营性服务的企业、事业单位、社团等组织。

［LB/T059—2016，定义3.3］

4基本要求

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DB3301/T0207—2018

4.1取得统一社会信用代码，其经营范围包括会议服务。

4.2遵守国家法律法规和行业规范，恪守商业道德。

4.3配备具有良好的服务意识、专业技能和职业道德的从业人员。

4.4能协调各类供应商资源，为会议的策划、执行和评估提供部分或全部服务。

4.5实施各项节能降耗措施，推进绿色可持续的发展理念。

5服务要求

5.1方案设计

5.1.1协助会议委托方制定会议方案，方案应符合DB33/T770－20098.2的要求。

5.1.2会议举办过程中如涉及旅游、考察、社交、展览等主题活动时，应根据委托方要求制定相应的活动方案。

5.1.3会议方案发生人数、场所、日期等变更或调整时，应与委托方书面确认，并将变更通知及时送达至相关人员。

5.2场所选定

5.2.1会议场所选择应满足委托方要求，功能设置及配套设施、安全管理及服务管理等方面达到SB/T

10851的要求。

5.2.2会议场所功能区宜包括注册区、会议室、茶歇场地、展示场地、餐饮场地、仓储场地、演讲人

和嘉宾休息室、试片室、现场办公室、媒体室等。

5.2.3如委托方未指定会议场所，应提供两个或两个以上的候选会议场所供委托方选择。

5.2.4对会议场所进行考察，并提供书面考察记录。

5.2.5会议场所确定之后应同会议场地方签订场所租赁合同。

5.3安全报备

会议服务机构应提醒或协助委托方按照相关规定提交安全报备。

5.4宣传推广

5.4.1根据委托方要求开通专题网站、APP、微信公众号等网络宣传平台，并进行日常维护和更新。

5.4.2网络宣传平台应发布会议概况、注册缴费、联系方式等内容，并提供会议交通、住宿、签证、旅游等信息。

5.4.3根据委托方的要求制定会议推广计划，设计制作会议推广资料，开展会议的推介活动。

5.4.4根据委托方要求开展会议整合营销传播服务。

5.5演讲人和嘉宾服务

5.5.1按委托方要求提供演讲人和嘉宾邀请服务的，配备专人负责联络沟通,并有专人负责制作、更新