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档案管理作业指导书

为进一步强化集团公司档案管理工作，使档案管理向程序化、规范化方向迈

进，

便于档案管理人员进行实际操作，特制定本作业指导书。

1.0适用范围：

本规定适用于集团公司总部、控股公司、子公司及各专业市场。（以下简称

各单位）

2.0定义：

本作业指导书所称的档案，是指公司在项目开发、市场营销、行政管理、工

程改扩建、安全、设备维修保养、市场接管、财务管理等活动中形成的，对公司

具有参考保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的信息载体。

3.0作业内容：

3.1集团公司档案由办公室档案室统筹管理，分类分级科学保存、使用、销

毁。目前档案可按以下内容分类

3.1.1由集团公司办公室直接管理或者因工作需要由总裁特别授权人暂时

持有的档案资料，包括但不限于集团公司对外的大宗合同、地籍资料、房屋产权

证、不动产、股权债权凭证与各类证照原件、各单位物业原始租赁合同、各单位

新改扩建资料原件档案等。由总裁特别授权人暂时持有的档案资料原则上为复印

件必要时可为原件，同时必须亲自按照《档案管理规定》办理借用手续，期满后

续借，如遇其他单位需借用时，应该先行归还，再由办公室档案室另行为其他借

用单位办理借用手续。

3.1.2由集团公司办公室档案室直接存档的资料，主要是具有历史参考价值

的和涉及法律法规、制度等方面的资料，具体包括公司的可行性研究、申请、批

准材料、公司章程、公司内部发文、综合性行政事务、法律事务、外事等方面的

资料。

3.1.3由集团公司各职能部门定期移交集团公司办公室存档和由部门自行

存档的资料，具体明细见《职能部门移交公司归档文件类别表》、《总部及各职能

部门归档文件明细表》。

3.1.4各专业市场需存档的相关资料由办公室档案室委派人员在各专业市

场独立立卷归档。具体明细见《市场归档文件明细表》。

3.1.5集团公司下属子公司上交集团公司办公室存档的资料。

3.2归档文件整理规则：

3.2.1将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，

使之进入有序化的过程。

3.2.2归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为

一件，定稿过厚不宜装订的也可单独作为一件。

3.2.3重要文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、

定稿等）的，可将正本与历次稿本各为一件；正文与附件为一件，如附件数量较

多或者太厚不宜装订的也可各为一件。

3.2.4正文与重要的文件处理单、发文稿头纸、签批条等应作为一件；原

件与复制件应作为一件。

3.2.5转发文与被转发文作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订

方式，一册（本）为一件。

3.2.6同一问题的来文与复文（包括请示与批复、报告与批示、函与复函、

通知与报告等）可作为一件；会议记录应以每次会议作为一件。

3.3整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同

价值，便于保管和利用。

3.4质量要求：

3.4.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的

文件应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

3.4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护

要求。

3.5整理方法：

3.5.1装订：

3.5.1.1归档文件应按件装订。

3.5.1.2装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，

复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，

来文在后。

3.5.1.3方式与用材的选择：根据件内文件的厚薄而定，件内文件较厚的，

可延用原来三孔一线的装订方式；件内文件较薄的，可采用不锈钢钉装订等方式。

装订时以文件的左侧1CM为装订边。

3.5.1.4分类：归档文件的分类采用年度—单位（问题）--保管期限的方

法进行，如单位较小，形成文件数量较少，可采用年度--保管期限的方法进行分

类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

3.5.2分类：

3.5.2.1按年度分类将文件材料按其形成年度分类。

A.跨年度时，一般应以文件签发日期（即落款日期）为准。

B.对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉