《会议助手》操作手册.docx

阅读版《会议助?》操作?册

会议预定?便、快捷，提?会议室利?率，让开会更简单。

1应?信息初始化

1.1管理员设置

1.2区域管理

1.3标签管理

1.4创建会议室

2预定会议室

2.1选择会议室（切换时间、区域、标签）

2.2预定会议室（选择会议时间）

2.3新建会议（更改会议时间、重选地点）

2.4会议室信息有遗漏“?动填写”

2.5预定成功

3会议助?

3.1会议列表及历史会议

3.2创建会议

3.3预定会议室

3.4会议预定详情（编辑、分享、取消）

4会议提醒

4.1与会?参会通知

4.2会议开始提醒

4.3短信电话提醒

5会议签到及统计

5.1签到?维码

5.2扫码签到

5.3签到统计查看及导出

应?信息初始化

1.1管理员设置

会议助?的开通?将默认成为会议助?系统管理员，该管理员可以通过“添加”按钮将团

队任何成员设置为“会议助?管理员”

管理员权限：管理员设置、区域管理、标签管理、会议室管理

1.2区域管理

区域管理是针对企业办公地点不同的未读进?划分，例如：?蝶集团下有多个办公地

点“?蝶软件园A座、?蝶软件园B座、北京分公司等”；针对区域划分会议室；（管理员可以增加、编辑、删除区域）

1.3标签管理

标签管理是针对企业对会议室类型或楼层不同的划分机制，例如：VIP会议室、洽谈室、

2L会议室、3L会议室等；将不同类型的会议室进?归类，?便?户进?使?和管理；（管理员可以增加、编辑、删除标签）

1.4创建会议室

（1）管理员创建会议室时，需要填写会议室信息；

（2）如果该会议的使?需要进?审批，可开启“需要审批”开关，当员?预定会议时，将发起?由流审批，需要通过领导的审批?可预定能成功；

提?效率；（3）为了创建会议室使?成本，当管理员创建完成?

提?效率；

（3）为了创建会议室使?成本，当管理员创建完成?个会议室，继续创建时，我们?持提供复?上?个会议室信息的“快捷填写”功能，??减少管理员创建会议室的?作，

预定会议室

场景：此预定流程主要根据选择会议室空闲情况确定会议时间，进?创建会议；

2.1选择会议室：（选择时间选择区域选择标签）?即预定系统会记录每个?户最后?次选择的“区域和标签”；

2.2预定会议室

点击“?即预定后”进?到预定会议室界?；

查看会议详细信息（标题、?数、备注、其他?的预定信息）

（1）预定时可切换会议?期

（2）过去的时间、已预订时间不可选

（3）点击时间条选择起始时间，第?次点击结尾时间，确定时间区间

（4）每个格?单位为15分钟

2.3新建会议

选择完会议信息后，点击“下?步”进?新建会议??

（1）输?会议信息

（2）会议时间为之前预定的会议室时间，如果有变动，则可以修改时间；

（3）修改后的时间如果与会议室可?时间出现冲突（其他?预定）则需要从新选择会议室，也可以通过调整会议时间；

2.4?动输?会议室

为了防?有些会议室为更新到会议助?中，?户在预定会议室时，也可以通过?动输?会议室进?预定；

2.5预定成功

通过选择会议室预定会议室新建会议后，最终预定成功，?户确定预定信息。会议信息也会同步?“时间助?”让开会更顺畅、?效；

会议助?

场景：此预定流程以确定会议时间为主要场景，进?创建会议并预定会议室；

3.1会议列表及历史会议

会议列表：展示已预定成功的会议信息（未开始），按照时间从时间由近到远的时间进?排序；

历史会议：记录已完成的会议信息

3.2创建会议

确定会议时间输?会议信息（主题、详情等）选择会议时间及与会?；

3.3预定会议室

系统根据??户所选择的会议时间智能计算推送给?户该时间段可使?的会议室，?户可以进?预定；

3.4会议预定详情（编辑、分享、取消）

预定成功后，会议信息夜间同步?“时间助?”。?户可以通过列表查看会议信息，并可以对该会议进?编辑、分享到云之家群组、取消等操作

会议提醒

4.1与会?参会通知

?户通过会议助?预定和创建会议的信息同步到会议助?后，会向所有与会?发送会议

预约通知；

4.2会议开始提醒

会议助?开始前会通过公众号向所有与会?进?会议开始前提醒，确保会议的顺利进?。

会议开始前，通过云之家??向与会?发起通知，提醒参会?员提早到场；

4.3短信电话提醒

未及时响应或参加的会议?员，发起?可通过?键短信/电话提醒，参会?员快速响应并

及时到场参加会议

会议签到及统计

5.1签到?维码

创建会议后，创建?可在会议详情中查看签到?维码，并可发送到云之家“?件传输助?

或聊天”，也可以在会议开始前打印或投屏到?屏幕显示

5.2扫码签到

会议开始后，与会?可以通过扫码进?会议签到；

5.3签到