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礼品赠送内部控制方案

背景

随着公司的发展，礼品赠送逐渐成为了我们业务运营过程中的一个常见事项。虽然礼品赠送可以提高客户满意度、增进合作伙伴关系等，但是礼品赠送行为也可能会涉及到礼品代价过高、额外回扣或内外部人员勾结等问题，因此礼品赠送也成为了公司内部控制的重要内容。

为了规范公司礼品赠送行为，保证礼品赠送的合规性和透明度，我们制定了下面的礼品赠送内部控制方案。

内部控制目标

保证礼品赠送行为的合规性和透明度。

防止礼品代价过高、额外回扣、内外部人员勾结等不良行为发生。

加强礼品赠送过程的监控和管理。

控制措施

1.礼品赠送申请和批准制度

礼品赠送前由赠送人撰写书面申请，经领导审核批准后，由赠送人员按要求购买礼品后赠送。申请和批准过程的记录和审查应该留有痕迹，以便审计人员进行审计和追溯。

2.控制购买预算

礼品赠送不应超出买方预算，以确保礼品赠送的合理性。赠送人员购买礼品前，应向财务部门提交购买申请，经过财务部门审批后方能购买。

3.礼品赠送列表

礼品赠送时，应制定礼品赠送名单，并要求接受礼品的人员签名，以表明接受礼品的真实情况。同时，礼品赠送名单应由领导签批，以保证礼品赠送名单及其范围的准确无误。

4.礼品赠送审查

礼品赠送结束后，负责审核的会计人员应对礼品的数量、金额、性质、来源进行核查。如果发现任何不符合礼品赠送规定的地方，管理层应立即采取必要的措施进行纠正。

5.礼品赠送清单

礼品赠送清单应该由会计人员进行归档管理，具体包括礼品申请、审批、购买、赠送记录及其相关凭证和证明文件。礼品赠送清单应根据公司相关的法律和法规进行管理，并在必要时向有关部门报告礼品赠送情况。

内部控制的监督和评价

公司应定期对礼品赠送内部控制措施进行评价和检查。评价的目的是检查控制措施是否有效、是否存在缺陷和漏洞，以及是否需要更新或改进。检查的结果应当以报告的形式提交给公司高层管理人员和审计委员会，并采取必要的措施进行改进。

结论

制定和执行礼品赠送内部控制措施是确保公司业务运营透明、合法的关键。通过制定和执行内部控制措施，保证礼品赠送的合规性和透明度，有助于提高公司的声誉、增强客户的信任和忠诚度。