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档案资料管理规范制度

#档案资料管理规范制度

##一、目的

为加强公司档案资料的科学管理，有效地保护和利用档案资料，提高公司工作效率和管理水平，为公司各项工作提供有力的信息支持，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于公司各部门及全体员工在档案资料管理工作中的行为规范与操作流程。

##三、引用标准

1.《中华人民共和国档案法》

2.《归档文件整理规则》

3.行业内相关档案管理标准与规范

##四、职责分工

1.**档案管理部门**

-负责制定和完善档案资料管理制度，并监督执行。

-负责公司各类档案资料的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。

-负责档案资料的信息化建设与管理，提供档案资料的查询、借阅等服务。

2.**各部门**

-负责本部门档案资料的收集、整理和初步分类，并定期移交至档案管理部门。

-配合档案管理部门做好档案资料的鉴定、销毁等工作。

-根据工作需要，按规定办理档案资料的查询、借阅手续。

##五、档案资料的分类与编号

1.**分类原则**：根据档案资料的来源、形成时间、内容性质等因素进行分类，如行政档案、财务档案、人事档案、业务档案等。

2.**编号规则**：采用层次码编号方法，由大类代码、中类代码、小类代码和顺序号组成，确保编号的唯一性和系统性。

##六、档案资料的收集与整理

1.**收集范围**：包括公司在各项工作中形成的文件、报告、合同、协议、图表、照片、声像资料等具有保存价值的材料。

2.**收集要求**：各部门应及时收集本部门的档案资料，确保资料的完整性和准确性。对于重要文件和紧急事项形成的档案资料，应及时移交至档案管理部门。

3.**整理方法**：档案管理部门按照分类标准和编号规则，对收集的档案资料进行整理，去除无关材料，对文件进行排序、编目、装订等工作。

##七、档案资料的归档

1.**归档时间**：各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度整理好的档案资料移交至档案管理部门。档案管理部门应在接收后[规定时间]内完成归档工作。

2.**归档手续**：档案移交时，双方应填写《档案移交清单》，注明档案资料的名称、数量、编号等信息，经双方签字确认后完成交接。

##八、档案资料的保管

1.**保管条件**：档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案架、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案资料的安全保管。

2.**保管期限**：根据档案资料的重要程度和保存价值，确定不同的保管期限，一般分为短期（1-3年）、中期（3-5年）、长期（5年以上）。保管期限届满的档案资料，应按照规定进行鉴定和销毁。

3.**定期盘点**：档案管理部门应定期对档案资料进行盘点，确保账物相符。如发现档案资料有缺失、损坏等情况，应及时查明原因并采取相应措施。

##九、档案资料的鉴定与销毁

1.**鉴定组织**：成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表和公司领导组成，负责对保管期限届满的档案资料进行鉴定。

2.**鉴定方法**：根据档案资料的历史价值、现实利用价值等因素，综合评估是否仍有保存必要。

3.**销毁程序**：对经鉴定确无保存价值的档案资料，编制《档案销毁清单》，报公司领导审批后，在指定地点进行销毁。销毁过程应有专人监督，并在《档案销毁清单》上签字确认。

##十、档案资料的查询与借阅

1.**查询流程**：公司员工因工作需要查询档案资料，应填写《档案查询申请表》，注明查询目的、档案名称、编号等信息，经部门负责人审批后，到档案管理部门进行查询。

2.**借阅流程**：如需借阅档案资料，填写《档案借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[规定天数]，如需续借，应办理续借手续。

3.**借阅要求**：借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借、涂改、损坏或丢失。归还时，档案管理部门应认真检查，确认无误后办理归还手续。

##十一、档案资料的必威体育官网网址管理

1.公司档案资料涉及商业秘密、技术秘密等重要信息，全体员工应严格遵守公司的必威体育官网网址制度，确保档案资料的安全。

2.档案管理部门应采取必要的必威体育官网网址措施，如限制档案查阅权限、对敏感信息进行加密处理等。

##十二、监督与考核

1.档案管理部门定期对各部门的档案资料管理工作进行检查和指导，发现问题及时督促整改。

2.将档案资料管理工作纳入部门和员工的绩效考核体系，对档案管理工作表现突出的部门和个人给予表彰和奖励；对违反本制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚。

##十三、制度的修订与完善

本制度应根据国家法律法规、行业标准的变化以及公司实际情况的发展，适时进行修订和完善。修订