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会议议程调整与临时决策制度

#会议议程调整与临时决策制度

##一、目的

为确保会议能够高效、有序进行,规范会议议程调整流程,明确临时决策的制定与执行机制,保障组织决策的科学性、合理性和及时性,特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于组织内所有正式会议,包括但不限于董事会会议、管理层会议、部门工作会议等。

##三、相关法律法规、行业标准及最佳实践引用

1.**《中华人民共和国民法典》**:涉及合同相关决策的合法性参考。

2.**行业协会发布的会议组织与决策指引**:确保会议组织流程符合行业规范。

3.**同行业企业在会议管理与决策机制方面的最佳实践案例**:借鉴先进经验,提升本组织会议效率与决策质量。

##四、会议议程调整流程

###(一)提前申请调整

1.**提出申请**:会议议程发布后,若有参会人员因特殊原因需要调整议程,应至少提前[X]小时向会议组织者提交书面申请。申请中需详细说明调整的原因、调整的具体内容以及对会议时间和其他议程项目的影响。

2.**初步审核**:会议组织者收到申请后,对申请内容进行初步审核,判断调整的必要性和可行性。若申请内容不完整或不合理,会议组织者应及时与申请人沟通,要求其补充或修改申请。

3.**审批流程**:

-对于一般性会议议程调整,经会议组织者审核后,报会议主持人审批。

-对于涉及重要决策、重大事项或可能对组织产生较大影响的议程调整,需经会议主持人审核后,报上级领导审批。

###(二)紧急调整

1.若在会议开始前[X]小时内出现紧急情况需要调整议程,申请人应立即与会议组织者和会议主持人取得联系,口头说明调整原因和内容。

2.会议主持人应在最短时间内做出是否同意调整的决定。若同意调整,会议组织者应尽快通过合适的方式(如电话、短信、即时通讯工具等)通知所有参会人员。

###(三)调整通知与记录

1.无论何种方式的议程调整获得批准后,会议组织者都应及时通过正式渠道(如邮件、内部办公系统等)向所有参会人员发送议程调整通知,通知中需明确调整后的议程内容、时间安排等信息。

2.会议组织者应对每次议程调整的申请、审批过程以及通知情况进行详细记录,记录内容包括申请人、申请时间、调整原因、审批人、审批时间、通知时间和方式等,以备后续查阅。

##五、临时决策制定机制

###(一)临时决策的提出

1.在会议进行过程中,参会人员若因讨论事项引发临时决策需求,应及时向会议主持人提出。提出临时决策时,需清晰阐述决策事项的背景、目的、建议解决方案以及可能产生的影响。

2.会议主持人应判断该临时决策事项是否属于会议讨论范畴,以及是否需要立即做出决策。若不属于会议讨论范畴或无需立即决策,主持人可决定将该事项另行安排时间讨论;若属于会议讨论范畴且需要立即决策,主持人应组织参会人员对该事项进行讨论。

###(二)讨论与评估

1.会议主持人组织参会人员对临时决策事项进行充分讨论,鼓励各方发表意见和建议。讨论过程中,应确保信息的充分共享,对决策事项的可行性、风险、收益等方面进行全面评估。

2.如有必要,会议主持人可指定专人对讨论内容进行记录,记录内容包括各方观点、提出的问题、分析的结果等,为决策提供参考依据。

###(三)决策方式

1.临时决策可根据事项的重要性和复杂程度,采用不同的决策方式:

-对于一般性事项,可采用举手表决或口头表决的方式,以多数人的意见作为决策结果。

-对于重大事项,应采用无记名投票的方式进行表决。决策结果以超过参会人员半数(或根据组织规定的特定比例)同意为通过。

-在某些特殊情况下,若会议主持人认为情况紧急且自身具备足够的信息和判断能力,可在充分听取参会人员意见后,直接做出决策,但需在会议记录中详细说明决策的依据和理由。

###(四)决策记录与公示

1.会议记录人员应对临时决策的讨论过程、决策方式和结果进行详细记录。记录内容应包括决策事项、决策时间、参与决策人员、决策结果以及不同意决策结果的人员意见等信息。

2.会议结束后,会议组织者应将临时决策结果通过合适的方式(如邮件、内部公告栏等)在组织内部进行公示,公示期为[X]个工作日。公示期间,接受组织成员的监督和反馈。

##六、临时决策的执行与监督

###(一)责任明确

临时决策通过后,会议主持人应明确决策执行的责任人、执行时间节点和具体要求。责任人应在规定时间内制定详细的执行计划,并提交给会议组织者备案。

###(二)执行监督

1.会议组织者负责对临时决策的执行情况进行跟踪监督,定期向责任人了解执行进展情况,及时协调解决执行过程中遇到的问题。

2.责任人应定期向会议组织者和相关领导汇报决策执行情况,如遇执行困难或需要对决策进行调整,应及

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