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代理业务档案管理办法

代理业务档案管理办法

一、总则

代理业务档案是公司开展代理业务过程中形成的重要资料，是公司业务运营和风险管理的重要依据。为规范代理业务档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，特制定本办法。

（一）适用范围

本办法适用于公司所有涉及代理业务的部门和人员，包括但不限于业务部门、风险管理部、财务部等。所有与代理业务相关的档案资料，无论其形式是纸质的还是电子的，均应按照本办法进行管理。

（二）管理原则

完整性原则：代理业务档案应涵盖代理业务的全过程，包括业务洽谈、合同签订、业务执行、风险监控、业务结束等各个环节，确保档案能够全面反映业务的真实情况。

准确性原则：档案资料的内容必须真实、准确，与业务实际发生的情况相符。任何虚假或不准确的信息都可能导致业务决策失误或法律风险，因此必须严格审核档案资料的准确性。

安全性原则：代理业务档案涉及公司商业秘密和客户隐私，必须采取有效的安全措施进行保管和必威体育官网网址。未经授权的人员不得接触档案资料，防止档案资料的丢失、损坏、泄露或被篡改。

便于利用原则：档案管理的最终目的是为了方便业务人员和管理人员在需要时能够快速、准确地获取档案资料，因此档案的整理和存储应具有一定的逻辑性和系统性，便于检索和查阅。

（三）职责分工

业务部门：负责代理业务档案的收集、整理和初步审核。业务人员在业务开展过程中应及时收集与业务相关的各类资料，并按照规定格式进行整理和归档。同时，业务部门应对档案资料的真实性、完整性和准确性负责，并在业务结束后及时将档案资料移交至档案管理部门。

档案管理部门：负责代理业务档案的接收、登记、存储、保管和借阅管理。档案管理部门应建立完善的档案管理制度和流程，确保档案的安全和完整。同时，档案管理部门应定期对档案进行盘点和检查，及时发现并处理档案管理中存在的问题。

风险管理部门：负责对代理业务档案的合规性和风险管理情况进行监督和检查。风险管理部门应定期对档案进行抽查，检查档案资料是否符合公司内部控制要求和相关法律法规的规定，及时发现潜在的风险隐患，并提出整改建议。

财务部门：负责与代理业务相关的财务档案的管理。财务部门应按照会计档案管理的相关规定，对代理业务的财务凭证、账簿、报表等资料进行整理和归档，并确保财务档案的真实性、完整性和准确性。

二、档案的收集与整理

（一）档案收集范围

业务洽谈阶段：包括与客户或委托方的沟通记录、会议纪要、意向书、合作协议草案等资料。这些资料能够反映业务的初步意向和双方的协商过程，为后续业务决策提供参考。

合同签订阶段：包括正式的代理合同、补充协议、授权委托书、客户身份证明文件、资质证书等。合同是代理业务的核心法律文件，必须妥善保管，确保合同的完整性和有效性。同时，客户的身份证明文件和资质证书等资料能够证明客户的合法性和业务的合规性。

业务执行阶段：包括业务执行过程中的各类文件、报告、通知、函件等。例如，业务操作记录、资金划转凭证、业务进度报告、风险监控报告等。这些资料能够反映业务的实际执行情况和风险状况，为业务管理和风险控制提供依据。

风险监控阶段：包括风险评估报告、风险预警通知、风险处置方案、风险处置结果等资料。风险监控是代理业务管理的重要环节，通过收集和整理风险监控资料，能够及时发现和处置业务风险，确保业务的稳健运行。

业务结束阶段：包括业务结算文件、业务总结报告、客户反馈意见、业务终止协议等资料。业务结束阶段的资料能够反映业务的最终结果和客户的满意度，为公司总结经验教训、改进业务流程提供参考。

（二）档案整理要求

分类整理：按照业务类型、业务流程、时间顺序等对档案资料进行分类整理。例如，可以将同一业务类型的所有档案资料归为一类，再按照业务流程的不同阶段进行细分，最后按照时间顺序排列。分类整理有助于提高档案的检索效率，方便业务人员和管理人员查找和使用档案资料。

编号管理：对整理后的档案资料进行编号，编号应具有唯一性和可追溯性。编号可以采用数字、字母或数字与字母组合的形式，例如，“DL-202401-001”表示代理业务档案，2024年1月的第1份档案。通过编号管理，可以快速定位档案资料，并在需要时方便地进行查询和统计。

装订成册：将整理好的档案资料按照一定的顺序装订成册，装订应牢固、整齐、美观，便于翻阅和保管。对于纸质档案资料，可以采用线装、胶装等方式进行装订；对于电子档案资料，可以按照文件夹的形式进行分类存储，并在每个文件夹中添加详细的说明文件。

目录编制：编制档案目录，目录应包括档案编号、档案名称、档案内容摘要、档案形成时间、档案保管期限等信息。档案目录是档案检索的重要工具，通过编制详细的目录，可以快速了解档案资料的基本情况，提高档案的利用效率。

归档时间：业务部门应在业务结束后30个工作日内完成档案资料的收集、整理和归档工作，并将