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会议费用管理与报销制度

#会议费用管理与报销制度

##一、目的

为规范公司会议费用管理，合理控制会议成本，确保会议费用支出的真实性、合理性和合规性，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于公司内部各部门组织或参加的各类会议，包括但不限于公司级会议、部门会议、研讨会、培训会议等。

##三、相关法律法规与行业标准引用

1.《中华人民共和国会计法》

2.《企业会计准则》

3.国家税务总局关于企业所得税税前扣除相关规定

4.行业内对于会议费用管理的通用规范和建议

##四、职责分工

1.**各部门**

-负责按照本制度规定，提前提交会议预算申请，详细说明会议目的、内容、时间、地点、参会人员、费用预算等信息。

-负责会议的组织与实施，并严格控制会议费用支出，确保各项费用符合预算和本制度要求。

-及时整理、收集会议相关的发票、文件等资料，按规定进行报销申请。

2.**财务部门**

-负责审核会议费用预算，对预算的合理性、合规性提出意见和建议。

-对会议费用报销凭证进行审核，包括发票的真实性、合法性、完整性，费用的合理性等，对不符合规定的报销申请予以退回。

-定期对会议费用支出情况进行统计、分析，为公司成本控制提供数据支持。

3.**行政部门**

-负责制定公司会议场地使用标准和相关规定，协助各部门安排会议场地。

-对会议组织过程中的后勤保障工作进行监督和指导，确保会议顺利进行。

##五、会议费用预算管理

1.各部门应在会议召开前[X]个工作日，填写《会议费用预算申请表》，详细列出各项费用明细，包括场地租赁、设备租赁、餐饮、住宿、交通、资料印刷、礼品等费用，并说明费用计算依据。

2.预算申请表需经部门负责人审核签字后，报财务部门审核。财务部门根据公司财务状况、费用标准等对预算进行审核，提出审核意见。

3.预算金额在[X]元以下的会议，经部门负责人和财务部门负责人审批后即可执行；预算金额超过[X]元的会议，需报公司总经理审批。

4.经审批后的会议预算应严格执行，如因特殊情况需要调整预算，需重新填写《会议费用预算调整申请表》，按原审批流程进行审批。

##六、会议费用标准

1.**场地租赁**：根据会议规模和场地类型，制定不同的场地租赁标准，具体标准如下：

-[场地类型1]：每半天不超过[X]元。

-[场地类型2]：每半天不超过[X]元。

-……

2.**餐饮标准**

-早餐：每人每餐不超过[X]元。

-午餐/晚餐：每人每餐不超过[X]元。

-茶歇：每人每次不超过[X]元。

3.**住宿标准**

-参会人员为公司员工的，原则上安排公司内部宿舍或协议酒店，住宿费用按照公司相关规定执行。

-外部参会人员的住宿标准根据会议级别和地区差异设定，具体标准如下：

-[地区1]：每人每晚不超过[X]元。

-[地区2]：每人每晚不超过[X]元。

-……

4.**交通费用**

-市内交通：原则上使用公司车辆或公共交通工具，如因特殊情况需要乘坐出租车，需注明原因。

-外地参会人员的往返交通费用，按照公司差旅费报销标准执行。

5.**其他费用**

-资料印刷费：根据实际需要，每人不超过[X]元。

-礼品费用：严格控制礼品支出，确有必要的，每人不超过[X]元，且礼品应符合公司品牌形象和文化特点。

##七、会议费用报销管理

1.会议结束后[X]个工作日内，会议组织者应整理好会议相关资料，包括会议通知、参会人员名单、会议议程、会议纪要、费用发票等，填写《会议费用报销单》，按照公司报销流程进行报销申请。

2.报销凭证必须真实、合法、有效，发票应注明会议名称、地点、参会人数等相关信息，且发票开具日期应与会议时间相符。

3.财务部门对报销凭证进行严格审核，如发现报销内容与预算不符、发票不符合规定等情况，有权拒绝报销或要求报销人补充、更正相关资料。

4.报销金额超过预算[X]%的，报销人需书面说明原因，并经部门负责人和财务部门负责人审批同意后，方可报销。

##八、监督与审计

1.公司定期对会议费用支出情况进行内部审计，检查会议费用预算的执行情况、报销凭证的真实性和合规性等。

2.对于违反本制度规定，虚报、冒领会议费用的行为，一经查实，将追回违规报销的费用，并按照公司相关规定对责任人进行严肃处理。情节严重的，将依法追究法律责任。

##九、内部评审、法律审核与反馈修改

1.**内部评审**

-制度初稿完成后，组织各部门负责人、相关业务骨干等进行内部评