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会议议程安排与时间控制制度

#会议议程安排与时间控制制度

##一、目的

为了提高会议效率，确保会议能够有序、高效地进行，充分利用参会人员的时间，实现会议目标，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于组织内所有正式会议，包括但不限于部门例会、项目会议、高层决策会议等。

##三、职责分工

1.**会议组织者**：负责明确会议目的、确定参会人员、收集议题、起草会议议程、把控会议时间，并在会后跟进落实会议决议。

2.**参会人员**：提前准备与会议议题相关的资料，按时参加会议，积极参与讨论，并遵守会议时间安排。

3.**会议主持人**：负责按照议程推进会议，引导讨论，确保每个议题都能得到充分讨论，同时严格控制会议时间，避免会议拖延。

4.**计时员（如有需要）**：负责记录会议各环节的时间，提醒主持人和参会人员时间进度，确保会议按照预定时间进行。

##四、会议议程安排

1.**议题收集**

-会议组织者应提前[X]个工作日向相关部门或人员征集会议议题。可通过邮件、即时通讯工具或专门的议题征集系统进行。

-各部门或人员应根据工作实际情况，认真梳理需要在会议上讨论的事项，并填写《会议议题征集表》，详细说明议题背景、目的、期望达成的结果等信息，按时反馈给会议组织者。

2.**议题筛选与确定**

-会议组织者对收集到的议题进行初步筛选，剔除重复、无关或可通过其他方式解决的议题。

-将筛选后的议题提交给会议召集人（通常为主持人）进行最终确定。会议召集人应根据会议的目的、重要性和紧急程度等因素，确定本次会议的最终议题。

3.**议程起草**

-会议组织者根据确定的议题，起草会议议程。议程应包括会议基本信息（如会议名称、时间、地点、参会人员等）、会议目的、议题顺序、每个议题的预计时间分配等内容。

-议程的编排应遵循逻辑顺序，先重要紧急议题，后一般议题；先共同性议题，后部门或个别议题。对于需要讨论和决策的议题，应提前提供相关资料，以便参会人员做好准备。

-会议议程应采用清晰、简洁的格式，示例如下：

-**会议名称**：[具体会议名称]

-**会议时间**：[开始时间]-[结束时间]

-**会议地点**：[详细地点]

-**参会人员**：[参会人员名单]

-**会议目的**：[简要说明会议召开的目的]

-**议程安排**：

-**议题一**：[议题名称1]，预计时间[X]分钟，负责人[姓名]

-**议题二**：[议题名称2]，预计时间[X]分钟，负责人[姓名]

-……

-**备注**：请参会人员提前准备相关资料，准时参加会议。

4.**议程审批与发布**

-起草好的会议议程需提交给会议召集人审批。会议召集人应认真审核议程内容，确保议题合理、时间分配恰当，并根据需要提出修改意见。

-经审批通过的会议议程，会议组织者应至少在会议召开前[X]小时通过邮件、内部办公系统等方式发送给参会人员，同时提醒参会人员做好相关准备工作。

##五、会议时间控制

1.**准时开始与结束**

-会议应严格按照预定时间开始，会议组织者和主持人应提前到达会议室做好准备工作，参会人员应按时进入会议室。如因特殊情况需要推迟会议，会议组织者应提前通知参会人员，并说明推迟原因和新的会议时间。

-会议应在预定时间内结束，不得无故拖延。主持人在会议过程中应时刻关注时间进度，确保每个议题都能在规定时间内完成讨论。

2.**议题时间管理**

-每个议题的讨论时间应严格按照议程安排进行。当议题讨论接近预计时间时，计时员（如有）应及时提醒主持人。主持人可根据讨论情况，决定是否继续讨论、缩短讨论时间或暂时搁置该议题，转入下一个议题。

-如某个议题需要延长讨论时间，主持人应征得参会人员的同意，并明确延长的时间。对于超出预计时间较多且影响会议整体进度的议题，主持人可提议在会后另行组织专门会议进行深入讨论。

3.**中场休息安排**

-对于时长超过[X]小时的会议，应适当安排中场休息时间，一般休息时间为[X]分钟。中场休息时间应明确在会议议程中，并在会议进行到相应阶段时，由主持人提醒参会人员休息。

##六、内部评审、法律审核与反馈修改

1.**内部评审**

-制度初稿完成后，由制度制定部门组织内部评审。评审人员应包括相关部门的负责人、业务骨干以及熟悉会议管理的人员。

-内部评审主要从制度的合理性、可行性、