DB3205T 1166-2024 行政审批电子案卷制作与管理规范.docx

ICS03.160

CCSA00

DB3205

苏 州 市 地 方 标 准

DB3205/T1166—2024

行政审批电子案卷制作与管理规范

Specificationforproductionandmanagementofadministrativeapprovalelectronicarchive

2024-12-25发布 2024-12-31实施

苏州市市场监督管理局 发布

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I

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目 次

前言 II

范围 1

规范性引用文件 1

术语和定义 1

总体要求 1

电子案卷制作 2

制作主体 2

制作流程 2

案卷要求 3

电子案卷管理 4

数据存储 4

数据交换 5

保管要求 5

案卷应用 5

系统功能要求 5

附录A（规范性） 行政许可电子文件要素 6

附录B（资料性） 行政许可电子文件参考样式 14

参考文献 41

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II

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前 言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由苏州市数据局提出、归口并组织实施。

本文件起草单位：苏州市数据局、苏州市司法局、苏州市质量和标准化院。

本文件主要起草人：许晓燕，王琛，张梦婕，俞悦，潘凯锋，谭芙蓉，李辰，沈燕秋。

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行政审批电子案卷制作与管理规范

范围

本文件规定了行政审批电子案卷的总体要求、电子案卷制作、电子案卷管理和系统功能要求等内容。本文件适用于行政机关在全程网办行政审批中依法必须归档的电子案卷的制作与管理工作。

规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其必威体育精装版版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T9704—2012 党政机关公文格式

GB/T31913 文书类电子文件形成办理系统通用功能要求

GB/T39047—2020 政务服务平台基本功能规范

GB/T42727—2023 政务服务事项电子文件归档规范

DA/T13—2022 档号编制规则

DB32/T4181—2021 行政执法案卷制作及评查规范

DB32/T4837—2024 政务服务全程网办电子文件单套归档规范

术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

行政审批 administrativeapproval

行政机关（包括具有行政审批权的其他组织）依据法律法规及相关要求为自然人、法人或者其他组

织实施办理行政许可、行政确认、行政备案等依申请行政权力事项的行为。

电子文件 electronicdocument

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。

[来源：GB/T42727—2023，3.3]

电子案卷 electronicarchive

在行政审批办理过程中，依托现代信息技术将电子文件立卷保存，形成具有特定格式的电子数据。

总体要求

应建立行政审批信息化系统，实现行政审批全流程线上办理，电子案卷随案生成，实现全面电子化。

应按照在线政务服务和电子档案管理要求进行电子案卷制作，确保电子文件合法合规、要素齐全。

应加强电子案卷的安全必威体育官网网址管理，防止涉密或不开放的电子案卷信息泄露。非档案人员查阅案卷，应当办理批准手续，并严格控制接触范围。

电子案卷制作

制作主体

行政机关中行使行政审批权的业务部门，负责制作电子案卷。

制作流程

概述

电子案卷制作流程包括业务办理、收集整理、清点立卷和归档移交。

业务办理

行政机关对申请人提出的行政许可申请，应根据下列情况分别作出处理：

——对申请人通过行政审批信息化系统提交的行政审批申请事项应在法定或承诺期限内受理；

——行政审批申请事项属于职权范围内，且申请材料齐全、符合法定形式的，应出具相应的申请受理通知书；

——对申请材料不齐全或不符合法定形式的，应一次性告知需要补正的全部内容和补正期限，并出具相应的补正材料告知书；

——对行政审批申请事项不在职权范围内，或申