第2、3章 合同管理的组织、合同策划.ppt

第2章合同管理的组织2.1合同管理的职能分工

由于在项目合同关系中，往往业主的合同关系最复杂，合同管理的组织主要从业主方的角度来讲。合同管理职能的分配，既应考虑现行的组织机构，又要根据合同管理的需要适时地对现行组织机构进行调整。从合同管理角度，一般将与合同管理相关的各部门，划分为合同主管部门、主办部门和协办部门。2.1.1合同主管部门合同主管部门的主要职责为：负责整个项目的合同策划和合同工作计划的制定，负责业主方合同的日常管理工作；组织单位员工学习合同知识，宣传、普及合同法律、法规；拟订并组织单位内部的合同管理办法、规定等有关的规章制度，并监督各项合同管理制度的执行；会同合同主办部门草拟、制定、审核合同文本；参与合同谈判；经办合同的签订手续；监督、协调合同的履行，办理合同的变更、终止等手续；参与解决合同纠纷，根据授权代表本单位参加合同仲裁或诉讼；负责合同的登记、统计和有关文书、资料保管；负责本单位合同专用章、授权委托书的保管、管理和使用。2.1.2主办部门即合同的实际履行部门或当事部门（工程管理部门）在建设任务组织过程中，业主组织内部各工程管理部门所必须签订的勘察、设计、施工、监理、材料设备采购、咨询等合同，一般按照谁管谁办的原则，承担合同的主办角色。主办部门职责：及时提出拟订立合同项目；负责签约前的市场调研；负责拟签约对方主体资格、履约能力调查；组织合同谈判；草拟、初审合同文本；严格履行合同，跟踪和控制合同的履行，及时反映并会同其他部门处理合同履行中出现的问题；参与解决合同纠纷。2.1.3协办部门即与某项合同的准备工作、招标、谈判签约及履约过程有相关业务联系的部门（如与某合同相关的其他工程管理部门、招标部门、计划部门、财务部门及档案管理部门等），这些部门根据具体的合同内容或需要协助主办或主管部门做好相应工作。2.1.4合同管理的职能分工

2.2合同管理体系及运行机制

2.2.1合同管理体系

合同管理体系就是在业主组织机构内部，对于整个合同工作，由主管部门统一负责所有合同的归口管理，并统一由该部门代表业主对外开展工程建设过程中的各种与合同相关的工作。应根据具体的业务类别，由各职能业务部门作为合同的具体协办部门，从不同的角度和各自的业务范围内进行审核和把关。（如计划方面的问题由计划部门审核把关，财务方面的问题由财务部门审核把关，招标方面的问题由招标部门审核把关，档案方面的问题由档案部门审核把关，责任明确，各司其职，分工协作）“统一管理、条块结合”的合同管理体系:（1）统一管理——指业主在组织项目建设过程中，对合同管理的有关工作应做出统一的规定和安排，其中包括各部门在合同管理方面的分工与职责，相互之间的协调与配合以及合同管理的相关制度。（从“共性”的角度进行管理）（2）条块结合——针对每一种类型合同、每一个具体的合同进行管理，需运用条块结合的管理方式来实现。（从“个性”的角度进行管理）每一个合同都必然涉及到工期与时间、技术与质量、费用与支付、权利与义务等不同专业领域的问题，需不同的职能部门（如计划部门、财务部门等）分别从本专业的角度对合同中的有关条款进行审查。“条”向管理体现的是不同职能部门在合同管理方面的分工。每一类型乃至每一个具体的合同都必须落实一个部门，由其代表业主履行合同中的义务，行使相应的权利，并对合同进行全面、全过程的直接管理。一般可将合同管理分为以下几“块”：规划设计部门分管勘察、设计合同，工程管理部门分管施工合同和监理合同（如果本组织中专门设有材料设备管理部门，则由其分管材料设备采购合同）。“块”化管理体现的是不同职能部门在合同管理方面的集中。2.2.2合同管理的运行机制通过合同管理职能的分工和合同管理体系的建立，在业主内部，一般形成如图2-1所示的合同管理运行机制。根据业主组织机构的不同，各部门及其职责分工有所不同。2.3合同管理基本制度合同管理的基本制度主要有：合同管理办法合同审批制度招标管理办法评标办法材料设备采购管理办法合同档案管理制度等。2.3.1合同管理办法合同管理办法，是整个合同工作最基本的制度，应明确合同管理的主管部门、主办部门协办部门，各部门职责分工及其人员的职责分工，工作制度、工作方法和工作流程及相应的责任、权利和义务等。从而使合同管理得到组织上和制度上的保证。2.3.2招标管理办法招标管理办法规定了订立工程合同的方法，一般依据项目的性质和特点、国家有关的法律法规和规定来制定。主要内容应包括，招标范围、招标程序、招标日常办事机构、招标的牵头部门和参加部门、评标小组的组成方法、评标办法和原则及招标决策机构等。2.3.3