第6章 WPS文字高级应用.pptx

成都信息工程大学计算机学院WPS文字高级应用

审阅与修订文档文档的拆分与合并WPS文字高级应用目录与他人共享文档使用邮件合并批量处理文档文档安全

WPS文字高级应用之审阅与修订文档

审阅与修订文档通常情况下，如科技论文、书籍等编辑完成后，还需要专家或同事进行审阅，对某些内容进行修改，并批注一些修改的原因或建议，收集好各种修订版本后，还要快速对比、查看、合并统一文档的多个修订版本。这时就要使用到WPS文字的审阅与修订文档的功能。

审阅与修订文档修订文档在审阅文档时，如果直接在文档中进行删除或修改，将不能看到原文档和修改后文档的变化情况。使用WPS文字的修订功能，可以跟踪文档中内容的变化情况，并将当前文档中修改、删除、插入的每一项内容以不同的颜色标记下来，以方便用户进行对比和查看。1．开启修订状态Step1：打开要修订的文档。Step2：点击“审阅”选项卡中的“修订”按钮，使其处于深色状态，当前文档即进入修订状态。

审阅与修订文档2．确定修订者名称Step1：点击“审阅”选项卡中的“修订”下拉按钮，点击选择“更改用户名”。Step2：在选项对话框中选中用户信息，填写用户姓名、缩写、通信地址，勾选“在修订中使用该用户信息”。Step3：单击选项对话框下方的“确定”按钮完成修订者信息的修改。

审阅与修订文档3．区分修订者及修订内容Step1：点击“审阅”选项卡中的“修订”下拉按钮，点击选择“修订选项”，弹出选项对话框。Step2：在“选项”对话框中选择“修订”项既可对用户修订的标记形式、使用批注框显示修订内容的方式、打印的情况进行设置。Step3：设置完成后点击“选项”对话框下方的“确定”按钮即可。

审阅与修订文档4．设置修订的显示状态在“审阅”选项卡“修订”按钮旁边，单击下拉列表右侧的下三角箭头，可以选择一种显示修订文档的状态，它们是：“显示标记的最终状态”：显示修订后状态和标记；“最终状态”：只显示修订后的状态；“显示标记的原始状态”：显示修订前状态和标记；“原始状态”：即修订前文档状态。

审阅与修订文档5．设置显示标记在修订状态下要显示的内容很多，可以根据需要显示指定内容。点击“审阅”选项卡上的“显示标记”按钮，可以选择显示的内容的标记类型。6．退出修订状态当文档处于修订状态时，点击“审阅”选项卡上处于深色状态的“修订”按钮使其变为非深色即可。也可以通过快捷键组合Ctrl+Shift+E进行切换。

审阅与修订文档添加批注在多人审阅同一文档时，有时需要对修订的内容进行解释，或者向文档作者提出一些问题或建议，这时就可以在文档中插入“批注”。1．添加批注Step1：选择需批注的文本。Step2：点击“审阅”选项卡上的“插入批注”按钮，然后直接在批注框中输入批注内容即可。

审阅与修订文档2．删除批注如果要删除批注，可以先选中批注，单击鼠标右键，在弹出的快捷键中选择“删除批注”命令，也可以在“审阅”选项卡上单击“删除”按钮。该按钮的下拉列表中还可以选择删除文档中的所有批注。

审阅与修订文档3．显示审阅人多人对文档进行修订和批注后，如果只想知道指定人员的修订情况，可以在“审阅”选项卡上单击“显示标记”命令，在弹出的下拉列表中选择“审阅人”，然后勾选指定审阅人的复选框即可。

审阅与修订文档4．使用审阅窗格审阅窗格可以显示文档中的所有修订和批注，让审阅者可以方便快捷地了解修订和批注情况。

审阅与修订文档审阅修订和批注文档内容修订完成以后，一般还需要对文档的修订和批注情况进行最终的审阅，接受或拒绝修订形成最终版本。Step1：选中修订内容可以单击“审阅”选项卡中的“拒绝”按钮来拒绝修订，或“接受”按钮来接受修订。Step2：重复步骤Step1直到修订和批注全部审阅完成。对于批注内容，如果不需要可以单击“审阅”选项卡中的“删除”按钮进行删除。

审阅与修订文档比较与合并文档文档通过审阅后，可能形成多个版本，WPS文字提供的比较功能可以轻松找出文档差异，并将两个不同版本的文档合并成一个比较结果文档。对两个不同版本的文档进行比较合并成一个比较结果文档的操作如下：Step1：在“审阅”选项卡中单击“比较”按钮，选择“比较”命令，打开“比较文档”对话框。Step2：在“比较文档”对话框中通过浏览找到原文档和修订的文档，设置好修订文档的修订者。

审阅与修订文档Step3：单击比较文档对话框中的“更多”按钮（点击后变成更少），如设置好比较的内容，如勾选了批注、文本框、域、表格、脚注和尾注、大小写更改；设置好修订显示的位置是新文档，点击“确定”按钮。Step4：如果有弹出WPS文字警告对话框，点击“确定”按钮，将会出现一个比较结果文档、原文档、修订的文档在同一界面的文档比较显示效果。

WPS文字高级应用之与他