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活动合作协调制度

#活动合作协调制度

##一、目的

为加强组织内部各部门在活动合作中的协调与沟通，提高活动执行效率与质量，确保活动达到预期目标，同时保障合作过程合法合规，维护组织及各利益相关方的权益，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于组织内部各部门涉及活动合作的所有项目与事项。

##三、相关法律法规与行业标准引用

1.《中华人民共和国民法典》中关于合同订立、履行等相关条款。

2.行业内关于活动策划、执行、安全保障等方面的标准规范。

##四、职责分工

1.**活动主办部门**：负责活动的整体策划、预算编制、流程设计等核心工作，明确活动目标、内容、时间、地点等关键要素，并向其他相关部门提供详细的活动方案。

2.**合作协调部门**：作为活动合作的枢纽部门，负责组织跨部门沟通会议，协调各部门之间的工作安排与资源分配，及时解决合作过程中出现的问题与冲突，跟进活动进度并定期向管理层汇报。

3.**法务部门**：对活动合作涉及的合同、协议等法律文件进行审核，确保合作过程合法合规，防范法律风险。

4.**其他支持部门**：根据活动方案与合作协调部门的安排，提供相应的人力、物力、技术等资源支持，配合完成活动相关工作。

##五、活动合作流程

1.**合作意向提出与初步沟通**

-活动主办部门提出活动合作意向，明确合作目的、合作方需求等关键信息，向合作协调部门报备。

-合作协调部门组织主办部门与潜在合作方进行初步沟通，了解双方基本情况与合作意愿，形成初步沟通纪要。

2.**方案策划与资源评估**

-活动主办部门制定详细的活动合作方案，包括活动主题、形式、内容、预算、预期效果等内容。

-合作协调部门组织各相关支持部门对活动方案进行资源评估，明确各部门在活动中的职责、资源需求与可提供的支持。

3.**合同洽谈与法律审核**

-活动主办部门与合作方就合作细节进行深入洽谈，形成合作合同或协议初稿。

-将合同初稿提交法务部门进行法律审核，法务部门应在规定时间内完成审核并提出修改意见，确保合同条款合法合规，保障组织权益。

4.**内部评审与反馈修改**

-合作协调部门组织内部评审会议，由活动主办部门介绍活动合作方案与合同情况，各相关部门提出意见与建议。

-根据内部评审意见，活动主办部门对活动方案与合同进行修改完善，形成最终版本。如涉及重大修改，需再次组织评审。

5.**合同签订与项目启动**

-经内部评审通过后，由授权代表与合作方签订正式合作合同。

-合作协调部门组织召开项目启动会议，明确各部门工作任务与时间节点，正式启动活动合作项目。

6.**活动执行与过程协调**

-各部门按照活动方案与职责分工开展工作，定期向合作协调部门汇报工作进展。

-合作协调部门实时跟进活动进度，及时协调解决各部门在执行过程中出现的问题与冲突，确保活动顺利推进。如遇重大变更，需经相关部门重新评估与审批。

7.**活动总结与评估**

-活动结束后，活动主办部门负责组织活动总结工作，收集合作方、参与者等各方面反馈意见，对活动效果进行评估。

-合作协调部门组织召开总结会议，各部门共同分析活动合作过程中的经验与不足，形成总结报告，为今后的活动合作提供参考。

##六、沟通与协调机制

1.**定期沟通会议**：合作协调部门每周组织召开一次跨部门沟通会议，各部门汇报工作进展、问题与需求，共同商讨解决方案与下一步工作计划。

2.**临时沟通机制**：对于紧急问题或突发情况，相关部门可及时发起临时沟通会议或通过即时通讯工具进行沟通协调，确保问题得到及时解决。

3.**信息共享平台**：建立活动合作信息共享平台，各部门及时上传与活动相关的文档、资料、进度报告等信息，方便其他部门查阅与了解，确保信息对称。

##七、冲突解决机制

1.**部门间协商**：当部门之间在活动合作过程中出现冲突时，首先由相关部门负责人进行面对面协商，寻求共同认可的解决方案。

2.**协调部门介入**：若部门间协商无法达成一致，可由合作协调部门介入，组织相关部门进行调解，从整体利益出发提出解决方案。

3.**高层决策**：对于涉及重大利益或影响活动全局的冲突，经合作协调部门协调仍无法解决的，提交管理层进行决策。

##八、监督与考核

1.**监督机制**：合作协调部门负责对活动合作项目的执行情况进行全程监督，定期检查各部门工作进展与任务完成质量，确保活动按照计划推进。

2.**考核指标**：建立针对各部门在活动合作中的考核指标体系，包括工作任务完成率、工作质量、沟通协作效果、问题解决效率等方面。

3.**考核结果应用**：