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记录控制程序

文件编号

ZWJJ-QES02-03-2017

版本

A/0

实施日期

2017.09.01

页码

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1目的范围

为提供符合要求的证据，使记录保持清晰、完整、易于识别和检索，特制定本程序。

本程序规定了记录的标识、填写、贮存、保护、检索、保存期限和处置的要求，适用于本公司QMS、EMS和OHS记录的控制。

2职责

2.1质量管理部负责本程序的贯彻实施，包括记录格式的审查和记录标识、保存期限的规定和处置的控制，并监督检查其它部门对记录的填写、贮存、保护的控制。

2.2各部门负责记录的填写、收集、贮存、保护的控制。

3记录管理流程描述

过程顺序

记录管理流程图

过程描述

依据表单

1

记录样式内容设计

记录样式内容设计

1各部门按管理体系运行的需要编制修改记录的样式。

《文件控制程序》

2

审批否

审批

是

1主管部门对记录样表进行审批，审批不合格记录样式均需返回重新修改提交。

——

3

记录编号

记录编号

质量管理部依据条款5记录编号原则对记录进行统一编号。

——

4

建立记录清单

建立记录清单

建立《记录清单》并动态管理和维护。

《记录清单》

5

记录的填写

记录的填写

1、各部门按程序文件、管理办法要求填写相应记录。记录应按规定内容填写齐全，记录内容应正确，字迹清晰、工整；

2、记录不得使用铅笔填写，若有的表格栏无填写内容则填写“无”或者划“/”杠。记录表格的各签字栏中应有责任人的签字或盖章。

3、记录不允许涂改，因笔误写错时可划“/”更改，更改人必须在更改处签字或盖章。

——

6

新增/

新增/修改记录样式

1、现体系文件运行需要新增记录或修订现行记录，归口部门提出新的记录样式或修改后的记录样式，提交质量管理部审定并编号后使用；

2、质量管理部将编号后的记录样式纳入表格集，并动态维护《记录清单》

《记录清单》

7

记录的收集、贮存、保护、检索

记录的收集、贮存、保护、检索

1、正在使用中的记录由使用部门负责收集、保管和保护，防止记录丢失和污损。

2、已完成的记录应由使用部门按记录的数量定期装订，装订时应按日期先后顺序整理，摆放整齐，加封面，标注记录编号、名称及日期范围。

3、超过一年的记录归档贮存应按记录清单要求，由归档部门收集、归档保管，记录保管应符合档案管理要求，便于查阅和检索，防霉、防火、防潮、防蛀。

4、存档记录需查阅时，应向归档部门申请，主管领导批准。查阅后及时归还，不得拆开及撕页。

5、未经批准，不得向公司外任何人提供及借阅记录，顾客及相关方需要提供时，经主管领导批准，允许其查阅。

6、查阅、提供记录（4、5条款）应由归档部门进行登记。

《记录清单》

8

保存期限、处置的控制及监督

保存期限、处置的控制及监督

1、根据记录的种类和性质，质管部/安全监察部应在记录清单中明确每种记录的保存期限、使用部门及归档管理部门。

2、超出保存期限的记录应由质管部及安全监察部统一组织销毁，应建立和保持销毁记录。

3、质管部应按记录控制要求每三个月对各使用部门的记录进行监督检查，发现问题及时与责任部门沟通并要求改进，检查结果及改进要求的信息应及时进行记录。

4、记录控制程序的主管部门应保存一套本集团质量环境安全管理体系所要求的全部记录格式样本（未填写的记录），以备管理和复制使用。

5、记录的保存期：

a)凡合同和法律法规中有明确规定的按规定要求确定保存期限。

b)管理体系运行记录保存期为三年。

c)产品记录分产品检验记录和过程控制记录。普通产品记录一般保存期为三年，特殊要求除外。

d）主要安全生产文件、风险评价记录、重大危险源档案、安全标准化系统评价档案、新改扩项目“三同时”资料、安全评价报告、承包商和供应商档案、工伤事故档案、特种设备法定监测报告、有关强制检测检验报告或记录、关键设备设施档案、特种作业人员健康档案、职业危害防护设备档案、职业病档案、有害作业岗位人员健康档案，以上记录及档案的均为长期保存或至更改后一年。

《记录清单》

4特殊媒体形式的记录的控制

记录的形式除通常情况下的硬拷贝形式外，在特定的条件或场合下，亦可能以其他形式呈现，如保存于磁带、软盘中的记录等，对该类记录的控制原则同上，如对保存于软盘中的记录，须考虑读取、修改权限的设置，其保存须做到防磁、防压、防晒等，并及时备份，防止贮存的内容丢失。

5记录编号原则

ZWJJ/RXXXX

记录顺序号

标准条款代号

公司/记录代号

注：公司其他管理体系及安全