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文件控制程序

文件编号

ZWJJ-QES02-02-2017

版本

A/0

实施日期

2017.09.01

页码

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1目的范围

为确保公司质量环境安全管理体系运行起重要作用的各场所都能得到相应文件的有效版本，特制定本程序。

本程序适用于公司质量环境安全管理体系文件的控制。

2职责

2.1质量管理部负责质量环境安全管理体系文件的编号、登记、受控、发放及回收。并对各部门的文件使用实施监督指导；技术科负责工艺技术文件和外来技术文件资料的管理控制；质检科负责检验文件资料的管理控制；安全监察部负责安全的生产管理制度、安全操作规程、法律法规等文件的管理控制；其它各职能管理部门负责按要求编、审、批与本部门职责相关的文件

2.2各部门负责对本部门业务有关的外来文件的收集并组织审批其适用性。

2.3各部门协助质管部、技术科、质检科及安全监察部做好文件的管理工作。

3文件和资料管理过程

3.1文件管理流程图

过程顺序

文件和资料管理流程图

过程描述

依据表单

1

文件制修订信息确认

文件制修订信息确认

根据管理体系运行的要求、生产过程的需求、持续改进的需求、文件更改需求等。各部门提出文件需求申请。

口头进行

2

文件的编制与审批外来文件的收集

文件的编制与审批

外来文件的收集

1、管理手册由质量管理部编制、管理者代表审核、总经理批准后发放；

2、程序文件由各部门编制、经管理者代表审批后，由质管部发放；

3、三层文件（除手册程序文件以外的管理文件、技术文件、作业指导书、质量计划、安全操作规程等）由相关部门编制审核、经主管副总批准后，由质量管理部、安全监察部、技术科、质检科负责发放和管理；

4、环保部（质量管理部）收集环境方面的法律法规并评审发放；安全监察部收安全方面的法律法规并评审发放；产品标准由销售部研发设计科制定企业标准并备案下发；体系标准由质量管理部评审并发放。

《文件发放、回收登记表》

《外来文件评审单》

3

文件的发放

文件的发放

1、文件由发放部门确定发放范围，加盖“受控”标识；

2、文件发放时，使用部门在《文件发放回收登记表》上签字，并填写本部门的《文件接收登记表》

3、文件在发放同时回收旧版本，确保文件有效性；

《文件发放回收登记表》《文件接收登记表》

4

文件的管理

文件的管理

1、文件使用部门在使用过程中应保持文件的整洁；

2、质量管理部文件管理人员应及时更新《现行有效文件清单》

3、文件使用部门/使用人员应妥善保管所使用的文件，发现破损或模糊不清时，及时向发放部门提出申请更换，任何文件不得擅自外借及复制，以旧换新时分发号不变，旧文件销毁；

《现行有效文件清单》

5

文件的更改

文件的更改

当文件不适用时，应由改文件编制部门填写《文件更改通知单》，按原文件的审批程序，进行更改和审批后发放，同时回收旧版文件。

《文件更改通知单》《文件发放回收登记表》

6

文件的回收及销毁

文件的回收及销毁

1、回收的换版或作废文件，由发放部门加盖作废标识或直接销毁填写《文件销毁记录》；

2、作为资料保存的作废文件，由文件管理人员加盖“作废保留”标识后存档保存，填写《文件存档登记》

《文件销毁记录》《文件存档登记》

7

文件的评审及改进

文件的评审及改进

1、每年年初文件主管部门对文件的有效性、适宜性进行评审，对需修订、换版的文件从“文件更改”条款开始执行。

《文件评审单》

3.2文件的编号

3.2.1管理手册编号原则

3.2.2程序文件编号原则

3.2.3三层管理文件编号原则

3.2.4三层工艺技术文件编号原则

3.2.5三层质量检验文件编号原则

3.2.6公司执行的安全方面的文件执行集团安全监察部的文件，编号执行原编号。

3.3文件的查阅

如果员工需要查阅公司的管理体系文件，可以到公司的档案室进行查阅，应执行档案室的有关规定。未经许可，不得向公司外任何人提供及借阅文件，顾客或相关方需要提供时，须经主管领导许可，方可查阅。

3.4记录是一种特殊的文件，应执行《记录控制程序》的有关规定

4形成的文件和记录

文件收发（回收）登记表

文件更改通知单

文件借阅登记表

文件评审单

文件存档登记

文件销毁记录

文件作废处置登记表

现行有效文件清单

编制/日期

审核/日期

批准/日期