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公章的管理制度

#公章管理制度

##一、目的

为规范公司公章的管理和使用，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益和形象，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于公司所有公章，包括但不限于公司行政章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等，以及各部门专用章。

##三、职责分工

1.**总经理办公室**：作为公章管理的归口部门，负责公章的刻制、启用、保管、回收、销毁等工作，并对公章的使用进行监督和指导。

2.**各部门**：负责本部门专用章的申请、使用和日常保管，并按照本制度规定的流程使用公章。

3.**法务部门**：负责对涉及法律事项的公章使用进行审核，确保公章使用符合法律法规要求。

4.**财务部门**：负责财务专用章、法定代表人章等财务相关公章的使用管理，并确保财务业务的合规性。

##四、公章的刻制与启用

1.**刻制申请**：因工作需要刻制公章时，由需求部门填写《公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的名称、用途、规格等信息，经部门负责人签字、总经理审批后，提交至总经理办公室。

2.**刻制流程**：总经理办公室根据审批通过的《公章刻制申请表》，到公安机关指定的刻章单位进行刻制。刻制完成后，总经理办公室负责验收公章的质量和规格是否符合要求。

3.**启用备案**：新公章启用前，总经理办公室应填写《公章启用备案表》，注明公章名称、启用日期、发放部门等信息，并留存公章印模。《公章启用备案表》需报公司管理层备案，并分发给各相关部门。

##五、公章的保管

1.**专人负责**：公章应指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，确保公章的安全。保管人员名单需报总经理办公室备案，如有人员变动，应及时办理交接手续。

2.**存放安全**：公章应存放在专门的保险柜或安全的场所，确保存放环境安全可靠。保险柜密码和钥匙应由保管人员妥善保管，不得随意转借他人。

3.**日常检查**：保管人员应定期对公章进行检查，确保公章的完好无损。如发现公章有损坏、丢失等异常情况，应立即向总经理办公室报告，并采取相应的措施进行处理。

##六、公章的使用

1.**使用申请**：因工作需要使用公章时，使用人应填写《公章使用申请表》，详细说明使用公章的事由、文件名称、份数、使用日期等信息，并附上相关文件或资料。申请单需经部门负责人签字审批。

2.**审核流程**：《公章使用申请表》经部门负责人审批后，根据公章的性质和使用事项的重要程度，分别提交至相关部门进行审核。涉及法律事项的，需经法务部门审核；涉及财务事项的，需经财务部门审核。审核通过后，报总经理审批。

3.**使用登记**：公章保管人员在收到经审批的《公章使用申请表》后，应对公章的使用情况进行详细登记，包括使用日期、使用人、使用事由、文件名称、份数等信息。使用人应在登记表上签字确认。

4.**盖章要求**：公章保管人员应严格按照审批意见和登记内容使用公章，确保盖章的位置准确、清晰，文件内容与审批意见一致。对于重要文件或合同，应在盖章前再次核对文件内容和审批意见，确保无误后再盖章。

5.**特殊情况处理**：如遇紧急情况需要使用公章，但无法及时履行审批手续的，使用人应先通过电话或其他方式向部门负责人和总经理报告，经同意后可先行使用公章。事后，使用人应及时补办审批手续，并将相关情况告知公章保管人员。

##七、公章的外借与携带外出

1.**外借申请**：因特殊原因需要将公章外借时，外借人应填写《公章外借申请表》，详细说明外借的事由、外借期限、预计归还日期等信息，并附上相关文件或资料。申请单需经部门负责人、总经理审批。

2.**外借手续**：经审批同意后，公章保管人员应与外借人办理交接手续，填写《公章外借登记表》，注明外借日期、外借人、外借事由、预计归还日期等信息。外借人应出具借条，并承诺在规定的期限内归还公章。

3.**携带外出**：如因工作需要携带公章外出，应参照外借流程办理申请和审批手续。携带人应确保公章的安全，妥善保管，不得将公章转借他人或用于其他无关事项。

4.**归还验收**：公章外借或携带外出归还时，保管人员应对公章进行验收，检查公章是否完好无损，是否存在异常使用情况。如发现问题，应及时向上级报告，并进行调查处理。

##八、公章的回收与销毁

1.**回收情形**：当公司名称变更、部门撤销、公章损坏或不再使用等情况发生时，相关部门应及时将公章交回总经理办公室。

2.**回收手续**：交回公章时，交回人应填写《公章回收登记表》，注明公章名称、交回日期、交回原因等信息。总经理办公室应核对公章的数量和规格，并进行签收。

3.**销毁处理**：对于需要销毁的公章，总经理办公室应填写《公章销毁申请表》，经总经理审批后，按照公安机