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活动记录存档制度

#活动记录存档制度

##一、目的

为规范组织内各类活动记录的存档管理，确保活动信息的完整性、准确性和可追溯性，便于日后查询、参考及支持组织决策、经验总结和知识传承，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于组织内部所有部门及员工开展的各类活动记录的存档管理工作。

##三、相关法律法规、行业标准及最佳实践参考

1.**《中华人民共和国档案法》**：确保存档工作符合国家关于档案管理的基本法律要求，保障档案的合法权益和安全管理。

2.**行业相关信息管理标准**：参考行业内通用的信息记录、存储和检索标准，以保证活动记录存档管理的专业性和规范性。

3.**最佳实践**：借鉴同行业其他优秀组织在活动记录存档方面的成功经验，如采用数字化存储与纸质存储相结合的方式，提高存档效率和利用价值。

##四、存档内容及要求

###（一）存档内容

1.**活动策划文档**：包括活动策划书、活动方案、预算表等，记录活动的目标、流程、参与人员、时间安排及经费预算等关键信息。

2.**活动通知与宣传资料**：活动通知、海报、宣传单页、线上推广文案等，反映活动的宣传推广情况。

3.**活动过程记录**：

-照片、视频：记录活动现场的精彩瞬间、重要环节和参与人员情况。

-签到表：记录活动参与者的基本信息和签到时间。

-会议纪要（如有）：详细记录活动期间重要会议的讨论内容、决策结果等。

-活动报告：如活动总结报告、评估报告等，对活动的执行情况、效果评估、经验教训等进行总结。

4.**相关往来文件**：与活动相关的请示、批复、函件等文件，反映活动筹备和执行过程中的沟通协调情况。

###（二）存档要求

1.**真实性**：活动记录必须真实反映活动的实际情况，不得篡改或伪造信息。

2.**完整性**：确保存档内容涵盖活动的各个重要环节和方面，保证信息的完整无缺。

3.**准确性**：记录信息应准确无误，避免模糊不清或容易引起歧义的表述。

4.**规范性**：各类文档应按照组织规定的格式和模板进行整理和撰写，便于统一管理和查询。

##五、存档流程

###（一）收集

1.活动负责人在活动结束后的[X]个工作日内，负责收集整理活动相关的各类记录资料。

2.对收集到的资料进行初步审核，确保资料的完整性和准确性，如发现问题及时与相关人员沟通补充或修正。

###（二）整理

1.将审核通过的资料按照存档内容分类标准进行分类整理，同一类资料按照时间顺序或重要程度进行排列。

2.为每份资料编制唯一的编号，并建立相应的索引目录，方便后续查询和检索。

###（三）存储

1.**纸质存储**：将整理好的纸质资料装订成册，放入专门的档案盒中，并在档案盒表面标注活动名称、时间、档案编号等关键信息，存放在指定的档案存储区域。

2.**电子存储**：将电子资料按照分类标准存储在组织指定的电子存储系统中，建立相应的文件夹结构，并为每个文件夹和文件命名清晰、准确，便于识别和查找。同时，定期对电子存储数据进行备份，防止数据丢失。

##六、存档期限

1.一般性活动记录存档期限为[X]年，重要活动记录（如涉及重大决策、战略规划等）存档期限为永久保存。

2.存档期限自活动结束之日起计算。

##七、查询与借阅

1.**查询**：组织内部员工因工作需要查询活动记录存档资料时，需填写《活动记录查询申请表》，注明查询目的、所需资料名称及时间段等信息，经部门负责人审批后，到档案管理部门进行查询。档案管理人员应根据申请提供相应的存档资料，并做好查询登记工作。

2.**借阅**：如需借阅活动记录存档资料，借阅人需填写《活动记录借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅资料，不得擅自转借、涂改、损坏或丢失，归还时档案管理人员应进行认真检查和签收。

##八、必威体育官网网址与安全

1.**必威体育官网网址**：活动记录存档资料中可能涉及组织的商业秘密、敏感信息等，档案管理人员及所有接触存档资料的人员应严格遵守组织的必威体育官网网址制度，不得泄露存档信息。对于涉及机密的活动记录，应按照组织的必威体育官网网址规定进行特殊处理，如加密存储、限制访问权限等。

2.**安全**：档案存储区域应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全措施，定期对档案存储环境进行检查和维护，确保存档资料的安全。电子存储系统应具备完善的安全防护机制，如防火墙、数据加密、用户认证等，防止数据被非法访问、篡改或删除。

##九、监督与检查

1.档案管理部门定期对各部门的活动记录存档工作进行监督检查，检查内容包括存档资料的完整性、准确性、规范