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第

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电话管理制度

第一条 为树立良好的公司形象，员工在接打电话时，应礼貌亲切、职业干练、对答清晰、通话简短而适度。并以饱满的热情去接听电话。因为对方会通过你的语气能感受到你的热情，感受到公司的职业形象；

第二条 选择通讯方式和时间要适当。选取通讯方式以他人方便为宜，在一般情况下，能够拨打对方固定电话时，不拨打对方手机。拨打工作电话时，尽量不占用他人的休息时间；

第三条 电话中表述问题应简洁明了，如内容较多，应首先询问对方是否方便。通话时保持语音语调的清晰和轻柔，语言和语气应体现出对对方的尊重。电话听筒要轻拿轻放，挂断电话应以长者和尊者为先；

第四条 接听总机，在电话铃响两声内接起电话说“您好，XX公司”，了解对方来电意图后迅速准确转接到所找员工的座位。标准用语为：“好的，这件事情由XX部门XX（人名）负责，我现在把您的电话转接过去，请稍候；；

第五条 对于不明身份的来电，应避免随意告知领导和同事的相关信息；遇到打错的电话，应客气提醒对方，切忌简单生硬；

第六条 接听个人分机：在电话铃响两声内接起电话说“您好“，并报上个人姓名；

第七条 如遇周围同事不在座位上，当其办公电话响时要及时代接，尽量不要超过两声。并询问对方是否需要留言，如要留言，请记下对方的姓名、单位、电话、事宜，然后告知对方会尽快转告该同事与他联系；

第八条 不允许电话聊天，私人电话限制在3分钟之内；原则上不允许用公司电话拨打私人电话，如确有特殊情况，需向部门主管请示，得到批准后需简明扼要、尽快结束通话；

第九条 每月公司将根据电话之自动计费系统会对各分机电话的通话时间和费用情况作相关统计，如发现私人电话过多和个人私自拨打长途电话的情况，公司将予以警告、罚款；

第十条 使用手机短信功能处理公务时应注意署名，在接到短信后应及时回复；

第十一条上班时间如果外出，应时刻注意保持通讯畅通，公司电话应第一时间接通，不得停机或关掉手机。