2025年国际贸易跟单操作实务指南.docx

外贸跟单员

外贸跟单员定义:外贸跟单员是指在进出口业务中，在贸易协议签订后，根据协议和有关单证对货品加工、装运、保险、报检、报关、結汇等部分或所有环节进行跟踪或操作，协助履行贸易协议的外贸业务人员。外贸跟单员按业务进程可分為前途跟单、中程跟单和全程跟单三大类：①前途跟单是指“跟”到出口货品交到指定出口仓库為止；②中程跟单是指“跟”到装船清关為止；③全程跟单是指“跟”到货款到账，协议履行完毕為止。跟单员按业务性质分又可分為外贸跟单和订单跟单（生产跟单）。

外贸跟单员的基本常识

一．跟单员职责：

1．跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交給客户，收回应收回的款项。

2．同新、旧客户保持联络增長沟通，理解客户所需。

3．接受客户的投诉信息，并将有关的信息传递到企业的有关部门。

4．掌握、理解市场信息，开发新的客源。

5．做好售后服务。

二．跟单员在收到订单后要做的工作：

首先談接单的措施

1．客户到厂下单有：电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多种多样，每张订单的下法不一样，我們跟单员都应注意将它們转成书面订单。

下单時，我們要注意在各方面存在的问題。举例如：颜色、数量等。

2．订单的审查

每张订单都是不一样的花型、不一样面料、不一样工艺，甚至设备也不一样样。首先，要看我們目前的水平能否到达客户的规定，这是关键。

要分清此单是加工单还是OP单。

3．开生产单、流程卡

每张单开時，一定要把客户规定在生产单上写清晰。交生产部门生产之前，应向仓库理解生产原材料与否足够本单的生产。

4．生产过程中，如故意外状况不能满足客户的规定期，一定要及時将状况反应到企业最高层，找到处理的措施。

5．小样

打小样的目地是看我司的做货能否到达和满足客户的规定，同样也是大货和产的根据。一般状况是按正常的手续，小样所有是由客户自已批板后再下单做货的。

6．修改定单

一般状况是规定跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部生产。

当客户提出取消定单時，跟单员一定要收回旧的资料（生产单、流程卡）。

7．大货生产出来后，还要按排出货。

三．售后服务

客户投诉或是退货時：

对客户的投诉，我們要理解问題出現的原因，并要采用措施，找到对策，防止下次出現。

客户规定退货，首先是尽量的使客户接受我們所出現的问題。若能返修，则再对成品进行返修好后再出货。

很严重的就重新生产，补单生产再送货。

尚有采用互相让步的折扣法。

有時只能按客户的规定来处理。最重要的是怎样想法让企业同客房到达双赢。

四．怎样沟通好使跟单工作做得更好

同本厂内的各部门沟通：

面对生产部门我們就是客户，所做的一切在对老板负责的同步也要对客户负责。多同各生产部门沟通，让他們能更明确的理解到在生产各单時，客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的规定。

同客户的沟通：

这只能代表我本人的体会，先要理解客户的心态，他們是但愿你在最快的時间里，給他最佳的货，面价钱也但愿是最低的。假如你能体会到这点的话，同客户的沟通也就不难了。同步，我們若能将手上的每张单子当作是自已的事至始至终的做好，客户那当然也就不难交差的。其实，只要我們能对客户真诚的付出，他們也会在有些问題上会理解你的，不会令你难做的。我們能尽量的替对方多想一点，当客户有钱赚時，成果就会是：客户盈利、老板有钱赚，你自已也能有升职加薪的机会。我們何乐而不為了？

外贸业务跟单工作流程

一、跟单

1、制作协议：客户下单后来，查对产品价钱与否与此前所做的订单或之前确认的价钱与否一致，总金额与否对的，如对的，将资料输入专家软件里做协议給客户确认，如是做T/T30%，并让其安排打订金，待定金到帐后，再下购货协议給工厂进行生产，假如是做100%前T/T，则可直接安排生产。无论是在做协议或购货协议，一定要尤其注意产品描述，数量，价格，总金额，付款方式，交货期与工厂方面协调好，以免后来赶不交期。下购货协议到工厂后，规定工厂负责人签回，存档留底，如可以，可同步规定工厂提前算出订单材积以准备后来安排订舱拼柜事宜。

2、商检：需要商检的货品在交货期前一两个星期就可以办理商检了。假如工厂安排商检，则提供商检资料給工厂，包括外销协议，装箱单，发票。大概两三天后，工厂在向当地商检局申請办好商检后，传真换证凭条給你，留存以便后来安排。换证凭条只显示实际商品的第一项商品及总金额，有效期一般為三个月，实际金额可以不不小于换证凭条上的金额。但一张换证凭条只能用一次，不可反复使用。

3、办理C/O或FormA：看所属客户是属于哪一种国家或客户的详细规定来办理C/O或For