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公司往来文书规范

一、文书格式规范

1.1字体与字号规范

在公司往来文书中，字体应统一使用宋体或黑体，字号一般为小四。标题可适当加粗或加大字号，以突出重点。例如，一级标题可使用三号黑体，二级标题使用四号宋体加粗等。这样的字体与字号规范有助于保持文书的整洁和易读性，避免因字体和字号的混乱而影响信息的传达。同时在同一文书中应保持字体和字号的一致性，避免出现多种字体和字号的混用。

1.2页边距与排版规范

页边距通常设置为上、下2.5厘米，左、右2厘米。排版时应注意文字的对齐方式，正文一般采用两端对齐，段落首行缩进2字符。行距应适中，一般设置为1.5倍行距，以保证文字之间有足够的空间，便于阅读和理解。还应注意图片、表格等元素的排版，使其与文字内容相协调，不影响文书的整体美观。

1.3段落与行距规范

段落应分明，每段开头空两格。段落之间应适当留出空白，以区分不同的内容。行距应保持一致，避免出现行距过密或过疏的情况。一般来说，1.5倍行距既能保证文字的清晰可读，又不会使文书显得过于松散或拥挤。在撰写段落时，应注意语言的简洁明了，避免冗长复杂的句子和段落，以便读者能够快速准确地获取信息。

二、称谓与落款规范

2.1称谓使用规范

在公司往来文书中，称谓应根据对方的身份和职位进行使用。对于上级领导，通常使用“尊敬的[领导姓名]”或“[领导职务]领导”；对于平级同事，可使用“[同事姓名]”或“[同事部门]同事”；对于下级员工，可使用“[员工姓名]”或“[员工部门]员工”。称谓应准确、恰当，避免使用过于随意或不礼貌的称呼。同时在同一文书中应保持称谓的一致性，避免出现多种称谓的混用。

2.2落款格式规范

落款应包括发文单位、发文日期和联系人信息。发文单位应写全称或规范化简称，并加盖单位公章。发文日期应使用阿拉伯数字，格式为“年/月/日”。联系人信息应包括姓名、职务、联系电话和电子邮箱等，以便对方在需要时能够及时联系到相关人员。落款应位于文书的右下角，与正文之间留出适当的空白。

2.3签署人姓名与职务规范

签署人姓名应写在落款处，姓名后面应注明职务。签署人应是对文书内容负责的人员，其职务应与文书的内容相匹配。签署人应亲自签署姓名，并保证签名的真实性和合法性。在签署时，应使用蓝色或黑色钢笔或签字笔，不得使用铅笔或圆珠笔。

三、内容撰写规范

3.1语言表达规范

语言表达应准确、简洁、明了，避免使用模糊、含糊或歧义的词汇。应尽量使用通俗易懂的语言，避免使用过于专业或生僻的词汇。同时应注意语言的规范性和得体性，避免使用口语化、俚语化或粗俗的语言。在撰写文书时，应注重语言的逻辑性和连贯性，避免出现句子结构混乱、逻辑不清晰的情况。

3.2信息准确性规范

文书中的信息应准确无误，包括事实、数据、时间、地点等。在引用他人的观点或数据时，应注明出处，以保证信息的可靠性。对于重要的信息，应进行核实和确认，避免出现错误或遗漏。同时应注意信息的时效性，及时更新和修改过时的信息。

3.3逻辑连贯性规范

文书的内容应具有逻辑连贯性，各个段落之间应相互关联、相互呼应。在撰写文书时，应先提出问题或观点，然后逐步展开论述，最后得出结论。论述过程应条理清晰，层次分明，避免出现跳跃或脱节的情况。同时应注意使用过渡性词语和句子，如“因此”、“”、“然而”等，以增强文书的连贯性和可读性。

四、附件管理规范

4.1附件格式规范

附件的格式应与正文保持一致，包括字体、字号、页边距等。附件中的图片、表格等元素应清晰、完整，不得出现模糊、失真或缺失的情况。附件的命名应简洁明了，能够准确反映附件的内容。一般来说，附件的命名可采用“附件序号附件名称”的方式，如“附件1：会议纪要”。

4.2附件命名规范

附件的命名应遵循一定的规范，以便于管理和查找。一般来说，附件的命名应包括附件的序号、附件的类型和附件的名称等信息。附件的序号应按照先后顺序进行编号，附件的类型应根据附件的内容进行分类，如“会议纪要”、“报告”、“合同”等，附件的名称应简洁明了，能够准确反映附件的内容。

4.3附件与正文关联规范

附件应与正文紧密关联，不得出现脱离正文的情况。在正文中应明确提及附件的名称和序号，并说明附件的作用和内容。同时在附件中也应注明与正文的关联关系，以便读者能够更好地理解附件的内容。在传递和归档附件时，应将附件与正文一起进行处理，保证附件的完整性和准确性。

五、往来流程规范

5.1收发流程规范

收发流程应严格按照公司的规定进行操作。收发人员应及时签收和登记往来文书，保证文书的安全和完整。对于重要的文书，应及时上报相关领导或部门进行处理。在收发文书时，应注意核对文书的内容和附件，保证文书的准确性和完整性。同时应及时将收发情况反馈给相关人员，以便对方能够及时了解文书的处