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商务往来文书汇总与解析

一、商务往来函件

1.1询价函

询价函是商务往来中常用的文书之一，用于向供应商或合作伙伴询问特定商品或服务的价格、规格、交货期等相关信息。在撰写询价函时，应明确表达询问的目的和需求，提供详细的产品或服务描述，包括品牌、型号、数量等关键信息，以便供应商能够准确回复。同时应注明回复的截止日期，以保证交易的及时性。例如：

尊敬的供应商：

您好！我们是[公司名称]，主要从事[业务范围]。现需采购[产品名称]，请提供以下信息：

（1）产品的详细规格，包括尺寸、材质、颜色等。

（2）不同数量下的单价及优惠政策。

（3）交货期及运输方式。

（4）相关的质量保证和售后服务。

请在[截止日期]前将回复发送至[邮箱地址]或致电[联系电话]。如有任何疑问，欢迎随时与我们联系。

感谢您的支持与合作！

[公司名称]

[日期]

1.2报价函

报价函是供应商对询价函的回复，用于向采购方提供所询问商品或服务的价格及相关信息。报价函应清晰明了，包括产品或服务的详细描述、单价、总价、折扣、付款方式、交货期等内容。同时应保证报价的准确性和合理性，避免因报价失误而导致交易纠纷。例如：

尊敬的采购方：

您好！感谢您对我们公司的信任和支持。根据您的询价函，我们现将[产品名称]的报价如下：

（1）产品描述：[详细描述产品的品牌、型号、规格等信息]。

（2）单价：[具体单价]。

（3）总价：[根据数量计算的总价]。

（4）折扣：[如有折扣，说明折扣比例及适用条件]。

（5）付款方式：[如预付款、货到付款、分期付款等]。

（6）交货期：[预计交货时间]。

我们保证所提供的产品质量符合行业标准，并提供完善的售后服务。如果您对报价有任何疑问或需要进一步的信息，请随时与我们联系。

期待与您的合作！

[供应商名称]

[日期]

1.3订购函

订购函是采购方向供应商发出的正式订单，用于确认购买商品或服务的细节和数量。订购函应包括订购的产品或服务的详细信息、数量、单价、总价、交货期、付款方式等内容，并明确双方的权利和义务。订购函通常需要加盖采购方的公章或合同专用章，以保证其法律效力。例如：

尊敬的供应商：

您好！根据我们之前的沟通和协商，现向贵公司订购以下商品或服务：

（1）产品名称：[详细描述产品的品牌、型号、规格等信息]。

（2）数量：[具体数量]。

（3）单价：[具体单价]。

（4）总价：[根据数量计算的总价]。

（5）交货期：[预计交货时间]。

（6）付款方式：[如预付款、货到付款、分期付款等]。

我们希望贵公司能够按照约定的时间和质量要求交付货物，并提供相应的发票和售后服务。如有任何问题或变更，请及时与我们联系。

感谢您的合作！

[采购方名称]

[日期]

1.4催货函

催货函是采购方在供应商未能按时交付货物时发出的催促函件，用于提醒供应商尽快履行交货义务。催货函应明确指出未按时交货的情况，说明货物的重要性和紧迫性，要求供应商提供具体的交货时间和措施，并保留相关的沟通记录和证据。例如：

尊敬的供应商：

您好！我们于[订购日期]向贵公司订购了[产品名称]，订单号为[订单编号]。根据合同约定，交货期为[原交货日期]，但截至目前我们仍未收到货物。

由于该货物是我们生产经营的关键物资，延误交货将对我们的业务造成严重影响。因此，我们恳请贵公司尽快安排发货，并提供具体的交货时间和运输方式。如果需要我们提供协助或配合，请随时与我们联系。

我们将保留对贵公司未按时交货行为的追究权利，并根据合同约定采取相应的措施。

感谢您的理解和支持！

[采购方名称]

[日期]

二、商务合同相关

2.1合同签订函

合同签订函是在商务合同签订前，双方用于确认合同条款和细节的函件。它通常包括合同的主要条款、双方的基本信息、签订日期等内容。签订函的目的是保证双方对合同的理解一致，避免后续的纠纷和误解。例如：

尊敬的[对方公司名称]：

您好！经过双方的友好协商，我们就[合同名称]的相关事宜达成一致，并拟定了以下合同条款：

（1）合同双方：甲方为[甲方公司名称]，乙方为[乙方公司名称]。

（2）合同标的：[详细描述合同的标的，如商品、服务等]。

（3）合同金额：[具体金额及支付方式]。

（4）交货期/服务期限：[明确的交货或服务时间]。

（5）质量标准：[约定的质量标准及检验方法]。

（6）违约责任：[双方在违约情况下应承担的责任]。

如有任何疑问或需要进一步的协商，请随时与我们联系。

感谢您的合作！

[我方公司名称]

[日期]

2.2合同变更函

合同变更函是在商务合同履行过程中，双方对合同条款进行修改或补充的函件。变更函应明确指出变更的内容、原因和生效时间，并经双方签字或盖章确认。变更函的目的是保证合同的变更符合双方的意愿和法律规定，避免因