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酒店客房钥匙卡登记查询制度

#酒店客房钥匙卡登记查询制度

##一、目的

为了加强酒店客房钥匙卡的管理，保障客人的隐私和财产安全，规范钥匙卡的登记与查询流程，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于酒店所有涉及客房钥匙卡登记与查询工作的部门及员工。

##三、相关法律法规、行业标准及最佳实践引用

1.**《中华人民共和国治安管理处罚法》**：涉及保护公民隐私及信息安全相关条款。

2.**《旅馆业治安管理办法》**：对旅馆经营过程中的安全管理要求。

3.**行业标准**：国际酒店业通行的客人信息保护与安全管理标准。

4.**最佳实践**：参考同行业领先酒店在钥匙卡管理方面的先进经验。

##四、具体制度内容

###登记管理

1.**入住登记**

-客人办理入住手续时，前台接待人员应准确、完整地记录客人相关信息于系统中，包括姓名、有效身份证件号码、联系方式、入住时间、退房时间、房间号等，并打印入住登记单请客人签字确认。

-为客人发放客房钥匙卡时，需在专门的钥匙卡发放登记本上记录钥匙卡编号、对应的房间号、发放时间、客人姓名等信息，确保记录清晰、可追溯。

2.**特殊情况登记**

-如遇非住客本人代领钥匙卡（如住客授权的亲友），代领人需出示本人有效身份证件及住客授权证明（短信、微信聊天记录等），前台接待人员核实无误后，在登记本上详细记录代领人信息（姓名、证件号码、联系方式）、住客信息、钥匙卡编号及发放时间等内容。

-酒店工作人员因工作需要使用客房钥匙卡（如维修、清洁等），需填写《客房钥匙卡使用申请表》，注明使用原因、预计使用时间、房间号等信息，经所在部门负责人签字批准后，到前台领取钥匙卡。前台接待人员在钥匙卡发放登记本上记录领取人姓名、部门、钥匙卡编号、领取时间等信息。

###查询管理

1.**客人查询**

-住客本人查询其客房钥匙卡相关信息（如发放记录、使用记录等），需出示本人有效身份证件及客房钥匙卡，经前台接待人员核实身份无误后，可为客人提供相关信息查询服务，并在查询记录上注明查询人姓名、查询时间、查询内容等。

-非住客本人查询住客客房钥匙卡信息，必须提供合法有效的查询手续（如公安机关出具的查询函等），经酒店相关负责人（如大堂经理、值班经理）审核批准后，方可按照规定程序提供查询服务，并详细记录查询单位、查询人姓名、查询时间、查询内容等信息。

2.**内部查询**

-酒店内部工作人员因工作需要查询客房钥匙卡登记信息，需填写《客房钥匙卡信息查询申请表》，注明查询原因、查询时间段、房间号等内容，经所在部门负责人签字批准后，提交至前台。前台接待人员在确认申请表审批通过后，协助查询相关信息，并在查询记录上记录查询人姓名、部门、查询时间、查询内容等。

###数据存储与必威体育官网网址

1.**数据存储**

-客房钥匙卡登记与查询相关数据应妥善存储在酒店信息管理系统中，确保数据的完整性和安全性。同时，定期对数据进行备份，防止数据丢失。

-纸质登记本和申请表应按照时间顺序分类归档，保存期限不少于[X]年，以备后续查询和审计。

2.**必威体育官网网址措施**

-所有涉及客房钥匙卡登记与查询的工作人员必须严格遵守酒店的必威体育官网网址制度，不得随意泄露客人信息。严禁将客人信息用于任何非法或未经授权的用途。

-酒店信息管理系统应设置严格的权限管理，只有经过授权的工作人员才能访问和操作客房钥匙卡登记与查询相关数据。

###监督与检查

1.**内部监督**

-酒店前台主管应定期检查钥匙卡发放登记本和信息查询记录，确保登记内容准确、完整，查询手续合规。

-酒店审计部门应不定期对客房钥匙卡登记与查询工作进行审计，检查制度执行情况，发现问题及时提出整改意见。

2.**违规处理**

-如发现工作人员违反本制度，未按照规定进行登记或查询，视情节轻重给予警告、罚款、辞退等相应处罚。如因违规行为给酒店或客人造成损失的，应依法承担相应责任。

##五、制度评审与完善

1.**内部评审**

-本制度制定完成后，由制度起草部门组织内部评审会议，邀请各相关部门（如前台、客房部、安保部、财务部等）负责人及员工代表参加。评审内容包括制度的合理性、可行性、完整性以及与其他制度的协调性等方面。

-内部评审会议应形成书面记录，各部门提出的意见和建议应详细记录在案。制度起草部门根据评审意见对制度进行修改完善。

2.**法律审核**

-将修改后的制度提交给酒店的法律顾问或法律事务部门进行法律审核，确保制度内容符合相关法律法规要求，不存在法律风险。

-法律审核部门应出具书面审核意见，制度起草部门根据审核意