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酒店客房设备采购与供应商管理制度

#酒店客房设备采购与供应商管理制度

##一、目的

为规范酒店客房设备采购流程，确保所采购设备的质量与性能满足酒店运营需求，同时加强对供应商的管理与合作，建立长期稳定、互利共赢的合作关系，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于酒店客房所有设备的采购活动以及与之相关的供应商管理工作。

##三、职责分工

1.**采购部门**

-负责制定采购计划，执行采购流程，寻找、筛选和评估供应商。

-组织采购合同的谈判、签订与执行，跟进采购订单的进度，确保按时交货。

-建立和维护供应商档案，定期对供应商进行考核与评价。

2.**客房部门**

-根据客房运营需求，提出设备采购申请，明确设备的规格、型号、数量等要求。

-参与供应商的评估与选择，对采购设备进行验收，确保设备符合使用要求。

-提供设备使用过程中的反馈信息，协助采购部门处理设备质量问题。

3.**财务部门**

-负责审核采购预算和采购合同的财务条款，确保采购活动的资金安排合理、合规。

-参与供应商的信用评估，协助采购部门控制采购成本和风险。

-负责采购款项的支付与结算工作。

4.**质量管理部门（如有）**

-制定采购设备的质量检验标准和流程，对采购设备进行抽检或全检。

-协助采购部门处理设备质量问题，提出改进建议和措施。

##四、采购流程

1.**需求申请**

-客房部门根据业务发展、设备更新等需求，填写《客房设备采购申请表》，详细说明设备名称、规格型号、数量、采购原因、预计使用时间等信息，经部门负责人审核后提交采购部门。

2.**采购计划制定**

-采购部门收到《客房设备采购申请表》后，结合酒店库存情况、预算安排等因素，制定《客房设备采购计划》，明确采购项目、采购时间、预算金额等内容，报主管领导审批。

3.**供应商寻找与筛选**

-采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络有哪些信誉好的足球投注网站、行业推荐、供应商自荐等，收集供应商的基本信息、产品目录、报价等资料。

-采购部门根据供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面进行初步筛选，确定不少于三家符合要求的供应商进入下一环节。

4.**供应商评估**

-采购部门组织客房部门、财务部门等相关人员组成评估小组，对入围供应商进行实地考察或要求供应商提供样品进行测试。

-评估小组根据考察和测试结果，填写《供应商评估表》，对供应商的综合实力进行评分，确定合格供应商名单。

5.**招标与谈判**

-对于重大采购项目，采购部门应组织公开招标或邀请招标，按照既定的招标程序确定中标供应商。

-对于一般采购项目，采购部门可以与合格供应商进行商务谈判，就设备价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，争取最优惠的采购条件。

6.**合同签订**

-采购部门根据谈判结果或中标通知书，与选定的供应商签订《客房设备采购合同》，明确双方的权利和义务，合同内容应包括设备名称、规格型号、数量、价格、交货地点、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务、违约责任等条款。

-《客房设备采购合同》需经采购部门负责人、法务人员（如有）审核后，报主管领导审批签字盖章生效。

7.**订单执行与跟踪**

-采购部门向供应商下达采购订单，要求供应商按照合同约定的时间、地点和质量标准供货。

-采购部门定期跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保设备按时、按质、按量交付。

8.**验收与入库**

-设备到货前，采购部门通知客房部门、质量管理部门（如有）等相关人员做好验收准备工作。

-设备到货后，验收人员按照合同约定的质量标准和验收方式对设备进行验收，检查设备的数量、规格型号、外观质量、性能等是否符合要求。

-验收合格后，验收人员填写《设备验收单》，签字确认。采购部门凭《设备验收单》办理入库手续，将设备移交仓库保管。

-如验收发现设备存在质量问题或与合同约定不符，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取换货、补货、降价等措施进行处理，直至验收合格。

##五、供应商管理

1.**供应商档案建立**

-采购部门为每个合格供应商建立独立的档案，记录供应商的基本信息、营业执照、税务登记证、资质证书、产品目录、报价单、采购合同、交货记录、质量记录、售后服务记录等资料。

-定期更新供应商档案，确保档案信息的完整性和准确性。

2.**供应商考核与评价**

-采购部门每季度或每半年组织一次对供应商的考核与评价