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酒店设备设施采购制度

#酒店设备设施采购制度

##一、目的

为规范酒店设备设施采购行为，确保所采购的设备设施符合酒店运营需求，保证采购质量，控制采购成本，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于酒店所有设备设施的采购活动，包括但不限于客房设备、餐饮设备、工程设备、办公设备等。

##三、职责分工

1.**采购部门**

-负责制定采购计划，组织实施采购活动。

-寻找合格供应商，进行供应商评估和管理。

-负责采购合同的起草、谈判和签订。

-跟踪采购进度，协调解决采购过程中的问题。

2.**使用部门**

-负责提出设备设施采购需求，明确采购规格、型号、数量等要求。

-参与供应商的考察和评估。

-负责对采购的设备设施进行验收。

3.**财务部门**

-负责审核采购预算和采购合同。

-对采购资金进行管理和支付。

-监督采购成本控制情况。

4.**质量检验部门（如有）**

-制定检验标准和流程。

-对采购的设备设施进行质量检验。

##四、采购流程

1.**需求申请**

-使用部门根据酒店运营和发展需求，填写《设备设施采购申请表》，详细说明采购设备设施的名称、规格、型号、数量、用途、预算等信息，并提交部门负责人审批。

-部门负责人审核申请的必要性和合理性后，报总经理审批。

2.**采购计划制定**

-采购部门根据审批通过的《设备设施采购申请表》，结合酒店库存情况和采购周期，制定《设备设施采购计划》，明确采购时间、采购方式、预算安排等。

-《设备设施采购计划》需报总经理审批。

3.**供应商选择与评估**

-采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。

-根据采购需求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，并向其发送采购询价单。

-采购部门组织使用部门、财务部门等相关人员对供应商进行实地考察或综合评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等。

-根据评估结果，确定合格供应商名单，并建立供应商档案。

4.**采购谈判与合同签订**

-采购部门与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判。

-谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，合同内容应明确双方的权利和义务，包括设备设施的规格、型号、数量、价格、交货地点、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务等条款。

-采购合同需经财务部门审核合同条款的合法性、合理性以及财务风险，法务部门（或法律顾问）审核合同的法律合规性。审核通过后，报总经理审批，由采购部门负责人代表酒店与供应商签订合同。

5.**采购执行与跟踪**

-采购部门按照合同约定，向供应商支付预付款（如有），并跟踪采购进度，确保供应商按时交货。

-供应商在交货前，应提前通知采购部门和使用部门。采购部门组织使用部门、质量检验部门（如有）等相关人员按照合同要求和检验标准对设备设施进行验收。

-验收合格后，采购部门办理入库手续，使用部门办理领用手续。如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取整改、换货、退货等措施。

6.**付款与结算**

-采购部门根据合同约定和验收情况，整理采购发票、验收报告等付款资料，提交财务部门审核。

-财务部门审核无误后，按照酒店财务制度办理付款手续。

-采购完成后，采购部门应及时与供应商进行结算，核对账目，确保双方账目一致。

##五、采购方式

1.**公开招标**：对于采购金额较大、技术复杂、对酒店运营影响较大的设备设施采购项目，应采用公开招标方式，通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标，按照法定程序进行开标、评标、定标，选择最优供应商。

2.**邀请招标**：对于一些有特定要求或潜在供应商较少的采购项目，可以采用邀请招标方式，向少数符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参与投标。

3.**竞争性谈判**：对于采购项目技术规格、标准统一，且有多家供应商可供选择的情况，可以采用竞争性谈判方式，通过与多家供应商进行谈判，比较其报价和服务，选择最优供应商。

4.**询价采购**：对于采购金额较小、规格型号单一、市场价格较为透明的设备设施采购项目，可以采用询价采购方式，向三家以上供应商发出询价单，比较其报价，选择报价合理、信誉良好的供应商进行采购。

5.**单一来源采购**：对于只能从唯一供应商处采购的设备设施，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，经相关部门审批后，可以采用单一来源采购方式。

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