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酒店物资采购与库存管理制度

#酒店物资采购与库存管理制度

##一、目的

为加强酒店物资采购与库存管理，规范采购流程，确保物资供应的及时性、质量可靠性，降低采购成本，提高库存周转率，保障酒店运营的高效性，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于酒店各部门所需物资的采购与库存管理活动。

##三、职责分工

1.**采购部门**

-负责制定采购计划，执行采购任务，选择合格供应商，签订采购合同。

-跟踪采购订单执行情况，确保物资按时、按质、按量到货。

-负责与供应商进行价格谈判，控制采购成本。

2.**仓库管理部门**

-负责物资的验收入库、存储保管、发放等工作。

-定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。

-及时反馈库存信息，为采购部门提供库存预警。

3.**使用部门**

-负责提出物资采购申请，明确采购物资的规格、型号、数量等要求。

-协助采购部门对采购物资进行验收，对物资质量和适用性负责。

-合理使用和保管领用的物资，配合仓库管理部门做好库存管理工作。

4.**财务部门**

-负责审核采购预算、采购合同和报销凭证，监督采购资金的使用。

-参与库存盘点，对库存物资的财务核算进行监督和指导。

-定期对采购成本和库存资金占用情况进行分析，为决策提供财务数据支持。

##四、采购管理

1.**采购申请**

-使用部门根据实际需求填写《采购申请表》，详细注明物资名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息，并经部门负责人签字审批。

-对于紧急采购申请，使用部门应在申请表中注明“紧急采购”字样，并说明紧急原因。

2.**采购计划**

-采购部门汇总各部门的采购申请，结合库存情况，制定月度、季度采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、预算金额、预计到货时间等内容。

-采购计划经采购部门负责人审核后，报酒店管理层审批。

3.**供应商选择与管理**

-采购部门通过市场调研、供应商推荐、网络有哪些信誉好的足球投注网站等渠道，收集供应商信息，建立供应商数据库。

-对潜在供应商进行实地考察或资质审核，评估其生产能力、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面的情况，选择合格供应商并建立合作关系。

-定期对供应商进行评估和考核，根据评估结果对供应商进行调整和优化。对于表现优秀的供应商，给予更多的合作机会；对于不符合要求的供应商，及时终止合作。

4.**采购合同签订**

-采购部门根据审批后的采购计划，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。

-采购合同签订前，需经酒店法务部门审核，确保合同条款符合法律法规要求，避免法律风险。

-采购合同签订后，采购部门应将合同副本分发给仓库管理部门、财务部门等相关部门，以便做好收货、付款等准备工作。

5.**采购执行与跟踪**

-采购部门按照采购合同的要求，及时向供应商下达采购订单，并跟踪订单执行情况。如发现供应商未能按时、按质、按量供货，应及时与供应商沟通协调，采取相应的补救措施。

-对于采购过程中的重要事项，如价格调整、交货期变更等，采购部门应及时向酒店管理层汇报，并与相关部门沟通协调。

##五、验收入库管理

1.**到货通知**

-采购部门在接到供应商的到货通知后，应及时将到货信息通知仓库管理部门和使用部门。到货信息包括物资名称、规格、型号、数量、预计到货时间等。

2.**验收准备**

-仓库管理部门根据到货信息，做好验收场地、验收工具等准备工作。

-使用部门安排专业人员参与验收，确保验收工作的专业性和准确性。

3.**验收流程**

-物资到货后，仓库管理部门首先核对送货单与采购订单、采购合同的一致性，包括物资名称、规格、型号、数量等信息。

-对物资的外观、包装进行检查，如有破损、变形等情况，应及时记录并与供应商沟通。

-使用部门专业人员按照质量标准对物资进行检验，确保物资符合使用要求。对于需要进行性能测试的物资，应进行相应的测试。

-验收合格的物资，仓库管理部门填写《验收单》，由验收人员、供应商送货人员签字确认。验收单应详细记录物资的名称、规格、型号、数量、验收情况等信息。

-验收不合格的物资，仓库管理部门应及时通知采购部门，由采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。

4.**入库手续**

-验收合格的物资，仓库管理部门按照规定的存放位置