《财经应用文写作》第12章商务函电.pptx

第12章商务函电;第一节商务函电概述

一、商务函电的概念

广义的商务函电是指商务活动当事方在洽谈业务、磋商问题、交流信息等过程中往来的信函、电话、传真、电报等文书，狭义的商务函电一般只指书面形式的文书。;二、商务函电的基本格式

（一）信头

（二）标题

（三）函号(编号)

（四）称谓

（五）正文

（六）信尾

（七）附件

（八）附言

;三、商务函电的写作要求

（一）清楚

（二）简要

（三）礼貌

;第二节询价函、报价函、还价函、接受函

一、询价函

（一）询价函的概念

询价函是买方为获得某项商务交易的条件向卖方进行咨询而撰写的函件。

;（二）询价函的写作格式与要求

1.询价函的写作格式

（1）标题。

（2）称谓。

（3）正文。

（4）落款。

;2.询价函的写作要求

表述要简短、具体、礼貌

要传递有用的信息、业务情况

;二、报价函

（一）报价函的概念

报价函是卖方向买方提供商品、服务等的有关交易条件的信函。

;（二）报价函的写作格式与要求

1.报价函的写作格式

（1）标题。

（2）称谓。

（3）正文。

（4）落款。

;2.报价函的写作要求

写作要迅速

内容要明确、详细、周到

承诺要守信

;三、还价函

（一）还价函的概念

还价函是买卖双方中接收报价的一方对报价中的一些条款提出协商、修改意见或建议，而写给报价方的函件。

;（二）还价函的写作格式与要求

1.还价函的写作格式

（1）标题。

（2）称谓。

（3）正文。

（4）落款。

;2.还价函的写作要求

要礼待对方

要明确而客气地表明态度

对今后的合作要表示期待

;四、接受函

（一）接受函的概念

接受函是买卖双方相互认可交易条件时一方致对方的商务函，包括信函、传真、电传、电报、电子邮件等。

;（二）接受函的写作格式与要求

1.接受函的写作格式

（1）标题。

（2）称谓。

（3）正文。

（4）落款。

;2.接受函的写作要求

要重复对方的具体报价条件，以免出现纰漏。

;第三节订购函、确认订购函、装运通知函

一、订购函

（一）订购函的概念

订购函是买卖双方经过反复磋商并接受了交易条件后??买方按双方谈妥的条件向卖方订购货物所写的信函。

;（二）订购函的写作格式与要求

1.订购函写作的格式

（1）标题。

（2）称谓。

（3）正文。

（4）落款。

2.订购函的写作要求

;二、确认订购函

（一）确认订购函的概念

确认订购函是卖方在收到买方订购函后，予以回函告知客户货物办理情况和货款支付方式等事宜的信函。

;（二）确认订购函的写作格式与要求

1.确认订购函的写作格式

（1）标题。

（2）称谓。

（3）正文。

（4）落款。

;2.确认订购函的写作要求

第一次收到新客户的订购函，一定要用信函确认。

如果无货可供或价格、规格已经改变，拒绝接受定单的信函必须非常礼貌。

;三、装运通知函

（一）装运通知函的概念

装运通知函是卖方在货物装运前告知买方货物装运有关事项的商务信函。

;（二）装运通知函的写作格式与要求

1.装运通知函的写作格式

（1）标题。

（2）称谓。

（3）正文。

（4）落款。

;2.装运通知函的写作要求

回函要及时

表达进一步发展业务的愿望

;第四节催款函、索赔函、理赔函

一、催款函

（一）催款函的概念

催款函是卖方在约定日期内未收到买方货款时提醒对方支付货款所用的一种商务信函。

;（二）催款函的写作格式与要求

1.催款函的写作格式

（1）标题。

（2）称谓。

（3）正文。

（4）落款。

;2.催款函的写作要求

不要流露出厌烦的情绪。

第一封催款函应该有礼貌，后发的函电态度仍应克制，要写得得体。

;二、索赔函

（一）索赔函的概念

索赔函是买卖双方发生贸易争议或纠纷时，受损方向违约方提出索赔要求的商务信函。

;（二）索赔函的写作格式与要求

1.索赔函的写作格式

（1）标题。

（2）称谓。

（3）正文。

（4）落款。

;2.索赔函的写作要求

一方面要有理有据，把实事、证据等陈述清楚；

另一方面要有理有节，不要一味责备缔约对方。

;三、理赔函

（一）理赔函的概念

理赔函是买卖双方发生合同争议或纠纷后，违约一方受理受损一方赔偿要求的信函。

;（二）理赔函的写作格式与要求

1.理赔函的写作格式

（1）标题。

（2）称谓。

（3）正文。

（4）落款。

;2.理赔函的写作要求

要对对方表示真诚的歉意。

要实事求是地陈述己方违约原因。