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财务报销流程说明及报销注意事项文书

一、财务报销流程总述

1.1报销申请提交

在进行财务报销时，首先要进行报销申请的提交。这可以通过线上申请平台或者填写纸质申请单来完成。线上申请平台使用方便快捷，只需登录公司内部系统，按照系统提示填写相关信息即可。纸质申请单填写时要注意字迹清晰、内容完整，包括报销人员信息、报销事由、费用明细等。申请时间也有相关要求，一般需在费用发生后的规定时间内提交申请，避免逾期影响报销进度。

1.2报销单据准备

发票的获取与查验是报销单据准备的重要环节。务必保证发票的真实性、合法性和有效性，仔细核对发票的抬头、金额、日期等信息是否与实际情况相符。同时要对费用明细进行整理与归类，将不同类型的费用分别列出，便于审批人员审核。还需准备其他相关单据，如合同、行程单等，以证明费用的合理性和必要性。

1.3审批流程跟进

审批流程是财务报销的关键环节，各级审批人员都有其明确的职责。报销人员需将申请提交给直接上级进行初审，初审通过后再提交给财务部门进行审核，最后由财务负责人或相关领导进行审批。在审批过程中，要注意审批时间节点，及时跟进审批进度，避免因审批延误而影响报销款项的支付。如有特殊情况，需及时与审批人员沟通协调，保证审批流程的顺利进行。

1.4特殊情况的审批处理

在财务报销过程中，可能会遇到一些特殊情况，如费用超出报销标准、发票丢失等。对于超标准费用，需按照规定的审批流程进行申请，经相关领导批准后方可报销。如果发票丢失，应及时向发票开具方申请补办或开具证明，并在报销申请中注明情况。同时要保留好相关的证据和材料，以备后续核查。

二、报销申请提交流程

2.1线上申请平台使用

公司的线上申请平台操作简单易懂，报销人员只需登录系统，找到报销申请模块，按照系统提示逐步填写申请信息。在填写过程中，要保证信息的准确性和完整性，如报销人员姓名、部门、报销日期、费用项目等。同时还可以相关的附件，如发票、合同等，以便审批人员查看。提交申请后，系统会自动申请编号，报销人员可以通过该编号查询申请的审批进度。

2.2纸质申请单填写规范

填写纸质申请单时，要用黑色或蓝色钢笔或签字笔书写，字迹要工整、清晰，不得涂改。申请单上要填写报销人员的基本信息，如姓名、部门、工号等，以及报销事由、费用明细、金额等。费用明细要按照项目分类填写，每项费用要注明日期、金额、用途等信息。申请单需要由报销人员本人签字，并附上相关的发票和其他证明材料。

2.3申请时间及相关要求

报销申请应在费用发生后的规定时间内提交，一般为当月或当季度。具体的申请时间要求可以根据公司的财务制度来确定。如果超过规定时间提交申请，可能会影响报销的审批进度和款项的支付。对于一些特殊情况，如出差在外无法及时提交申请，应提前向财务部门说明情况，并在规定时间内补交申请。

2.4申请的审核与退回

财务部门会对提交的报销申请进行审核，审核内容包括申请信息的准确性、发票的合法性和有效性、费用的合理性等。如果审核发觉问题，财务部门会将申请退回给报销人员，要求其进行修改或补充材料。报销人员应及时根据审核意见进行处理，保证申请符合要求后再次提交。

三、报销单据准备事项

3.1发票的获取与查验

发票是财务报销的重要凭证，报销人员应保证获取的发票真实有效。在获取发票时，要注意发票的抬头是否为公司名称，金额是否与实际费用相符，日期是否在报销期间内等。同时要对发票进行查验，可通过税务局网站或发票查验平台查询发票的真伪。如果发觉发票存在问题，应及时与发票开具方联系，要求其重新开具。

3.2费用明细的整理与归类

为了便于审批人员审核，报销人员要对费用明细进行整理与归类。将不同类型的费用分别列出，如差旅费、办公费、招待费等，并注明每项费用的日期、金额、用途等信息。这样可以使审批人员更加清晰地了解费用的构成和合理性，提高审批效率。

3.3其他相关单据的准备

除了发票外，还可能需要准备其他相关单据来证明费用的合理性和必要性。例如，出差需要准备行程单、住宿发票等；采购需要准备采购合同、验收单等。这些单据要与发票一起提交，作为报销的依据。

四、审批流程及要点

4.1各级审批人员的职责

在财务报销审批流程中，各级审批人员都有其明确的职责。直接上级主要负责对报销申请的真实性和合理性进行初审，确认费用的发生是否符合公司规定和业务需求。财务部门负责对发票的合法性和有效性进行审核，核对费用明细的准确性。财务负责人或相关领导则对整个审批流程进行最终审批，决定是否批准报销。

4.2审批时间节点及注意事项

审批时间节点是财务报销的重要控制因素，各级审批人员应在规定的时间内完成审批工作。一般来说，初审应在收到申请后的[具体时间]内完成，财务审核应在[具体时间]内完成，最终审批应在[具体时间]内完成。如果审批过程中出