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合约档案借阅归还流程说明

合约档案借阅归还流程说明

一、合约档案借阅归还流程概述

在企业或机构的日常运营中，合约档案的管理是确保业务合规性和信息安全性的重要环节。合约档案包含了企业的重要商业信息、法律条款以及合作细节等内容，因此对这些档案的借阅和归还流程必须进行严格规范。合理的借阅归还流程不仅能够保障档案的安全性，还能提高档案的使用效率，确保档案在需要时能够被快速、准确地提供给相关人员，同时避免档案的丢失、损坏或未经授权的使用。为此，建立一套科学、严谨且高效的合约档案借阅归还流程至关重要。

二、借阅流程

（一）借阅申请

借阅人需填写《合约档案借阅申请表》，详细填写借阅人姓名、部门、联系方式、借阅目的、预计借阅时间以及预计归还时间等信息。申请表应明确说明借阅档案的具体名称、编号和涉及的项目或业务范围，以便档案管理人员准确查找和提供档案。

借阅申请需经过借阅人所在部门主管的审核批准。部门主管应审核借阅目的的合理性、借阅时间的合理性以及借阅人是否有足够的权限借阅相关档案。对于涉及敏感信息或重要商业秘密的档案，部门主管还需进一步评估借阅风险，并在申请表上签署意见。

对于涉及跨部门借阅的情况，借阅人还需提交跨部门借阅申请报告，详细说明跨部门借阅的必要性和预期收益。该报告需经借阅人所在部门主管和档案所属部门主管共同审核批准，并签署意见。

在特殊情况下，如紧急业务需求或临时性检查等，借阅人可提出加急借阅申请。加急借阅申请需在申请表中注明加急原因，并经借阅人所在部门主管和档案管理部门负责人共同审批。档案管理人员应在收到加急申请后优先处理，确保档案能够及时提供给借阅人。

（二）档案查找与提供

档案管理人员在收到经批准的借阅申请后，根据申请表上的信息，准确查找所需的合约档案。档案查找应按照档案编号、名称、分类等信息进行快速定位，确保查找过程高效、准确。

在查找档案过程中，档案管理人员需确保档案的完整性。如果发现档案存在缺失、损坏或不完整的情况，应及时记录并报告档案管理部门负责人，同时采取相应的补救措施，如查找备份档案、联系相关部门补充资料等。

找到档案后，档案管理人员应核对档案信息与借阅申请表上的信息是否一致，确保提供的档案符合借阅人的需求。核对无误后，将档案准备好，等待借阅人前来领取。

在提供档案时，档案管理人员应与借阅人当面核对档案，并要求借阅人在《合约档案借阅登记簿》上签字确认。登记簿应记录借阅人姓名、部门、联系方式、借阅档案名称、编号、借阅时间等信息，以便后续跟踪和管理。

（三）借阅期间的管理

借阅人应妥善保管借阅的合约档案，不得将档案转借他人或用于申请以外的其他用途。借阅人需确保档案在借阅期间的安全性和完整性，避免档案丢失、损坏或泄露。

借阅人应按照申请表上注明的预计归还时间及时归还档案。如果因特殊情况无法按时归还，借阅人需提前向档案管理部门提出延期归还申请，并说明延期原因和预计归还时间。延期申请需经借阅人所在部门主管和档案管理部门负责人共同批准。

在借阅期间，档案管理部门应定期与借阅人进行沟通，了解档案使用情况和借阅人是否遇到任何问题。档案管理人员可通过电话、邮件或即时通讯工具等方式与借阅人保持联系，确保档案的使用符合规定。

如果在借阅期间发现档案存在丢失、损坏或泄露等风险，借阅人应立即向档案管理部门报告，并采取相应的补救措施。档案管理部门应根据具体情况启动应急预案，如调查事故原因、追回丢失档案、评估损失等，并对借阅人进行相应的处理。

三、归还流程

（一）归还档案的接收

借阅人应在预计归还时间或经批准的延期归还时间到达时，将借阅的合约档案归还至档案管理部门。归还档案时，借阅人需携带《合约档案借阅申请表》和《合约档案借阅登记簿》的借阅记录，以便档案管理人员核对。

档案管理人员在接收归还的档案时，应仔细检查档案的完整性。检查内容包括档案的页数、内容是否完整，是否有涂改、污损或缺失等情况。如果发现档案存在任何问题，档案管理人员应立即与借阅人沟通，要求借阅人提供合理的解释，并采取相应的补救措施。

在确认档案完整无误后，档案管理人员应在《合约档案借阅登记簿》上记录归还时间，并在借阅申请表上注明档案已归还。同时，档案管理人员应向借阅人出具《合约档案归还确认书》，确认档案已安全归还，借阅人不再承担档案保管责任。

对于逾期未归还档案的情况，档案管理部门应启动催还程序。首先，通过电话或邮件方式提醒借阅人及时归还档案，并记录提醒时间和方式。如果提醒后仍未归还，档案管理部门应向借阅人所在部门主管发送催还通知，要求协助催还档案。对于恶意逾期不归还或造成档案损失的情况，档案管理部门应按照相关规定对借阅人进行处罚，并追究其责任。

（二）档案的整理与归档

档案管理人员在接收归还的档案后，应对其进行整理。整理内容包括按照档案编号、分类等信息重新排序，确保档案的存放顺