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关于申请采购办公用品的通知函件

一、申请采购办公用品的背景

1.1公司目前办公用品的现状

目前公司的办公用品状况存在一些不足之处。从办公文具方面来看，部分常用的笔、笔记本等已经出现短缺现象，一些员工的文具储备不足，影响了日常的办公效率。在办公设备方面，打印机的墨盒时常需要更换，复印机的纸张也逐渐消耗殆尽，而公司现有的库存已经无法满足日常办公的需求。一些办公设备已经使用了较长时间，出现了老化、故障等问题，如电脑的散热不良、键盘失灵等，这不仅影响了员工的工作体验，也可能导致数据丢失等严重后果。

1.2日常办公所需补充的物品

日常办公需要补充的物品主要包括办公文具和办公设备两大类。办公文具方面，需要补充大量的中性笔、圆珠笔、钢笔等，以满足不同员工的书写需求；笔记本、便签纸等也是必不可少的，方便员工记录重要信息。办公设备方面，打印机的墨盒、硒鼓需要及时更换，以保证打印机的正常运行；复印机的纸张、墨粉也需要补充，以满足日常的复印需求。还需要采购一些新的办公设备，如扫描仪、传真机等，以提高办公效率。

二、采购的办公用品清单

2.1办公文具类

办公文具类物品包括中性笔（黑色、蓝色各10箱，每箱100支）、圆珠笔（红色、绿色各5箱，每箱120支）、钢笔（黑色、蓝色各3箱，每箱50支）、笔记本（A4大小，10箱，每箱50本）、便签纸（大、小各8箱，每箱100本）等。这些文具都是日常办公中最常用的物品，能够满足员工的基本书写和记录需求。

2.2办公设备类

办公设备类物品包括打印机墨盒（黑色、彩色各5盒，每盒可打印500页）、复印机纸张（A4规格，10箱，每箱500张）、墨粉（黑色、彩色各3瓶，每瓶可打印1000页）、扫描仪（1台）、传真机（1台）等。打印机墨盒和复印机纸张是保证办公设备正常运行的关键物品，墨粉则是打印机的重要耗材。扫描仪和传真机能够提高办公效率，方便文件的传输和处理。

三、采购的预算安排

3.1预计总预算

本次采购的预计总预算为50000元。这个预算是根据公司目前的办公用品需求和市场价格估算出来的，能够满足公司近期的办公需求。

3.2各品类预算分配

办公文具类的预算为15000元，主要用于购买中性笔、圆珠笔、钢笔、笔记本等常用文具。办公设备类的预算为35000元，主要用于购买打印机墨盒、复印机纸张、墨粉、扫描仪、传真机等办公设备。各品类的预算分配是根据公司的实际需求和市场价格进行合理安排的，能够保证采购的办公用品既满足公司的需求，又在预算范围内。

四、采购的流程及时间节点

4.1采购流程简述

本次采购将按照公司的采购流程进行，首先由需求部门提交采购申请，经相关领导审批后，由采购部门进行市场调研和供应商选择，确定合适的供应商后，进行采购合同的签订，最后由供应商发货，到货后进行验收和入库管理。

4.2预计完成时间

采购流程预计在15个工作日内完成。其中，需求部门提交采购申请需要1个工作日，领导审批需要3个工作日，市场调研和供应商选择需要5个工作日，签订采购合同需要2个工作日，供应商发货需要3个工作日，到货验收和入库管理需要1个工作日。

五、供应商的选择标准

5.1资质要求

供应商应具有合法的营业执照、税务登记证等相关资质证明，具备良好的商业信誉和经营业绩。同时供应商应具备相应的生产、销售资质，能够提供符合国家标准的办公用品。

5.2产品质量要求

供应商提供的办公用品应符合国家相关标准和质量要求，具有良好的质量稳定性和可靠性。采购部门将对供应商的产品进行抽样检测，保证产品质量符合要求。供应商应提供完善的售后服务，能够及时处理产品质量问题和客户投诉。

六、采购的后续事宜

6.1到货验收

到货后，采购部门将组织相关人员进行验收，核对货物的数量、规格、型号等是否与采购合同一致，检查产品的质量是否符合要求。如果发觉货物存在质量问题或与采购合同不符，将及时与供应商联系，要求其进行退换货处理。

6.2入库管理

验收合格的办公用品将进行入库管理，登记入库信息，包括货物的名称、规格、数量、单价、供应商等。入库后的办公用品将由仓库管理人员进行妥善保管，保证物资的安全和完整。

七、相关部门的配合

7.1需求部门的配合

需求部门应及时提交采购申请，明确所需采购的办公用品的名称、规格、数量等信息，并配合采购部门进行市场调研和供应商选择。在到货验收过程中，需求部门应参与验收工作，保证所采购的办公用品符合要求。

7.2财务部门的配合

财务部门应及时审核采购合同和发票，保证采购款项的支付符合公司的财务制度和相关法律法规。在采购过程中，财务部门应提供必要的财务支持和协助，保证采购工作的顺利进行。

八、其他注意事项

8.