《档案技能训练》课件.ppt

档案整理技能训练

掌握科学的档案整理方法，提高工作效率，规范档案管理。

课程大纲

什么是档案管理如何进行档案整理文件归档技巧

档案检索与调用档案保管与维护案例分享与实践

课程总结

什么是档案管理

档案管理是机构或个人对产生的各种文件和资料进行收集、整理、保管

、利用和销毁的活动。档案管理是现代化管理的重要组成部分，对于保

存历史、传承文化、进行科学研究、维护国家安全具有重要意义。

档案定义及特点

什么是档案?档案的特点

档案是各种组织机构在活动中形成的，具有保存价值的文字•真实性

、图表、声像等不同形式的载体。

•原始性

•客观性

•历史性

档案管理的目标与原则

1安全保存2便于检索

确保档案的安全性和完整性建立科学的档案管理体系，

，防止丢失、损坏或被盗。方便用户快速准确地查找所

需信息。

3有效利用

促进档案资源的共享和利用，为决策、研究和教育提供参考依据

。

如何进行档案整理

前期准备工作文件分类和编号

首先要明确整理目的，制定整理根据档案的性质、内容、形成时

计划，并做好必要的准备工作，间等进行分类，并建立合理的编

例如：收集整理工具、熟悉相关号体系，方便查找和管理。

业务知识等等。

前期准备工作

收集资料准备工具

收集整理所需的档案材料，包括文准备文件盒、标签、档案袋、笔、

件、图片、录音、视频等。尺子等工具。

规划时间

制定合理的整理计划，安排时间，

确保按时完成。

文件分类和编号

确定分类标准制定编号规则

根据文件内容、性质、来源等制定合理的分类标准，方便后续查找为每个分类的文件制定唯一的编号规则，确保每个文件都有一个唯

和管理。一的标识。

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建立分类体系

将文件按照分类标准进行归类，形成一个层次清晰的分类体系。

文件盒装与标签

整理文件

1

将文件按分类进行整理，并确保文件盒大小合适。

标注标签

2

在每个文件盒上贴上清晰的标签，标明文件种类、时间范围等信息。

放置位置

3