酒店各部门发文格式、分类、审批、存档等规范.docVIP

编号REF.NO.:

文件类别CATEGORY：

致TO：

由FROM：

事由REF.：酒店发文拟定、上报、审批、存档的管理规定

一、目的

提高工作效率,规范酒店文件管理流程。

二、文件管理责任人员

1、酒店级文件由行政办或人力资源部负责发布、存档。（酒店制度类）；

2、各部门文件，由部门负责编号、格式统一、上报、落实、下发及存档，部门负责人监督指导落实。

三、文件规范

1、文件编号方法

编号顺序为：酒店代码-部门代码,年月日,文件顺序编号，举例：人力资源部于2020年01月01日发布的第一次任命决定，编号为：WLYD-HR20200101001

酒店及各部门代码

酒店WLYD行政办EO人力资源部HR质检培训部QIT

餐饮部FB前厅部FO管家部HSKP市场营销部SM财务部FA采购部PUR工程部ENG安保部SEC

3、各部门（如要到达所有部门，在收文部门填写：各部门）

4、文件类别

（1）规章制度：以酒店名义发布，适用于酒店全员或相关部门及人员的规范性文件，包括：规定、办法、规范、实施细则、章程、流程等，比如：关于OTA客人接待的相关规定；

（2）通报：指以总经理或各部门经理名义下达的，针对顾客投诉或检查出来的严重问题，拟定不同等级的处罚决定，酒店通报由行政办编写，总经理审批签字，部门内部通报，由部门人员编写，部门经理审核签字等。比如：对宿舍检查不合格进行通报；

（3）人事变动：各部门员工工资，职位变动的文件。比如：餐饮部某某员工加薪（如是申请升职加薪的在人事变动后加上“/请示”）；

（4）报告：用于反映调查研究的成果，向上级领导或本部门领导汇报工作、反映情况，提出意见或者建议或处理结果。比如：事故报告/质检报告；

（5）请示/申请：用于向上级领导或相关业务部门请求指示、答复和批准事项。比如：申请优秀员工奖励及部门其它事宜；

（6）促销活动：营业部门节假日，周末等开展的促销活动，促销活动一定要注明截止时间。比如：圣诞节促销(如是请示是否可以开展格式为：促销活动/请示)；

（7）通知：用于转发上级单位和不相隶属单位的文件；传达要求下属部门办理和有关单位需要周知或共同执行的事项。比如：酒店打算开展技能大赛工作，各部门做好准备；

（8）会议纪要：用于记载和传达会议情况及议定事项；

（9）其他；

5、致：文件收文部门

明确收文部门（“收文部门”是部门责任人对所收文件需承担第一直接办理、答复责任的上级或相关部门人员）；

由：发文部门

部门负责人对文件内容进行审查并对质量负责；

事由

文件标题准确、扼要的表明文件的主要内容，采用“问题+文件种类”的构成方式：（如“关于XXXX的通知/相关规定”等），须明确文件内容的关键字；

抄送

明确抄送部门（“抄送”指对所收文件无需承担直接办理、答复责任，只需了解文件内容的上级或相关部门人员）；

9、正文要求

（1）内容要简洁，倡导“一页纸文章”，准确易懂；

（2）文件字体为宋体，字号为四号或小四，行距为1.5（如刚好跨页几行，打印时候可设置行距1.15，节省纸张），页边距“适中”，正文的行文顺序应按照“一”、“1”、“（1）”、“项目符号”等的次序进行；

四、上报审批流程

1、拟文部门纸质版本的文件上报总经理审批，同时通过办公系统上报一份（如有）；

2、一般文件三个工作日内给予明确答复，紧急文件在一个工作日内给予明确答复；

3、文件生效日期为批准人签字日期或明确注明的生效日期；

4、审批好的文件，由拟文部门抄送到相关部门（书面、办公系统或酒店规定的其它方式）；

五、存档：分类、编号、存档

1、各部门按照酒店文件管理规定进行分类、编号、存档；

2、酒店文件各部门定期组织学习；

六、监督

1、一级监督：各部门经理（总监）负责监督本部门文件规范性的落实情况，应拒发不符合规范的文件；

2、二级监督：质检人员负责监督各部发送文件的规范性及酒店全员的执行情况，并在酒店内部予以不定期通报；

3、各部门涉及规章制度类的发文，统一和行政办或人力资源部联合发文，由人力资源部进行管理，各部门涉及到财务制度的发文，统一和财务部联合发文，由财务部进行管理；

七、考核

1、发文有错别字，日期错误，格式错误，文件缺少遗失等按照酒店服务质量考核进行考核；2、各部门发文如有对前期发文需要补充修改而重新拟定的，需在新的发文下边备注：某某部某某年某月某日关于某某的发文作废，务必通知到各部门，如未注明造成的差错由拟文部门承担责任。