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公司业务往来文书处理指南

一、业务往来文书的种类

1.1合同类文书

合同类文书是公司业务往来中非常重要的一类文书，它具有法律约束力，是明确双方权利和义务的重要依据。合同类文书通常包括买卖合同、租赁合同、服务合同等。在起草合同类文书时，需要明确合同的双方当事人、合同的标的、合同的价款、合同的履行期限、违约责任等重要条款。同时合同类文书需要使用规范的法律语言，避免使用模糊不清或容易产生歧义的词汇。在签订合同类文书时，需要双方当事人签字盖章，并保留一份原件存档。

1.2函件类文书

函件类文书是公司业务往来中常用的一种文书形式，它主要用于传递信息、沟通意见、请求帮助等。函件类文书通常包括介绍信、证明信、邀请函、催款函等。在起草函件类文书时，需要明确函件的主题、函件的对象、函件的内容等重要信息。同时函件类文书需要使用简洁明了的语言，避免使用过于复杂或生僻的词汇。在发送函件类文书时，需要选择合适的发送方式，如邮寄、传真、邮件等，并保留一份原件存档。

1.3备忘录类文书

备忘录类文书是公司业务往来中用于记录重要事项、沟通意见、达成共识等的一种文书形式。备忘录类文书通常包括会议纪要、工作备忘录、意见备忘录等。在起草备忘录类文书时，需要明确备忘录的主题、备忘录的参与人员、备忘录的内容等重要信息。同时备忘录类文书需要使用简洁明了的语言，避免使用过于复杂或生僻的词汇。在撰写备忘录类文书时，需要注重记录的准确性和完整性，避免遗漏重要信息。

二、业务往来文书的格式要求

2.1标题格式

业务往来文书的标题应简洁明了，能够准确反映文书的主题。标题应居中书写，字体应比正文稍大。如果文书是合同类文书，标题应包含合同的名称和双方当事人的名称；如果文书是函件类文书，标题应包含函件的主题和对象；如果文书是备忘录类文书，标题应包含备忘录的主题和参与人员。

2.2正文格式

业务往来文书的正文应排版整齐，段落分明，字体应比标题稍小。正文应采用宋体或仿宋体，字号应在12号左右。正文的行距应适中，一般为1.5倍行距。在正文的开头，应简要介绍文书的主题和目的，然后详细阐述文书的内容。在阐述内容时，应注意语言的简洁明了，避免使用过于复杂或生僻的词汇。同时应注重内容的逻辑性和连贯性，使读者能够轻松理解文书的意思。

2.3落款格式

业务往来文书的落款应包含发文单位的名称、发文日期、联系人及联系电话等信息。发文单位的名称应居中书写，字体应比正文稍大。发文日期应写在发文单位名称的下方，字体应比正文稍小。联系人及联系电话应写在发文日期的下方，字体应比正文稍小。如果文书是合同类文书，落款还应包含双方当事人的签字盖章；如果文书是函件类文书，落款还应包含发件人的签名；如果文书是备忘录类文书，落款还应包含参与人员的签名。

三、业务往来文书的起草与审核

3.1起草要点

在起草业务往来文书时，需要注意以下几点：

明确文书的主题和目的，保证文书内容与主题和目的相符。

了解对方的需求和要求，使文书内容能够满足对方的需求和要求。

使用简洁明了的语言，避免使用过于复杂或生僻的词汇。

注重内容的逻辑性和连贯性，使文书内容易于理解和阅读。

遵守法律法规和公司的规章制度，保证文书内容合法合规。

3.2审核流程

业务往来文书的审核流程通常包括以下几个步骤：

起草人员自行审核：起草人员在完成文书起草后，应先进行自我审核，检查文书的内容是否准确、完整、合法合规，语言是否简洁明了、逻辑是否清晰。

部门负责人审核：起草人员将审核后的文书提交给部门负责人进行审核，部门负责人应重点审核文书的内容是否符合部门的工作要求和公司的规章制度，语言是否得体、规范。

法务部门审核：部门负责人审核通过后的文书应提交给法务部门进行审核，法务部门应重点审核文书的内容是否符合法律法规的要求，语言是否严谨、准确。

公司领导审核：法务部门审核通过后的文书应提交给公司领导进行审核，公司领导应重点审核文书的内容是否符合公司的战略规划和利益，语言是否简洁明了、具有说服力。

3.3注意事项

在审核业务往来文书时，需要注意以下几点：

审核人员应认真阅读文书的内容，仔细检查文书的各项条款是否准确、完整、合法合规。

审核人员应注意文书的语言表达，检查语言是否简洁明了、逻辑是否清晰、是否存在错别字、语病等问题。

审核人员应尊重起草人员的劳动成果，在审核过程中应提出具体的修改意见和建议，帮助起草人员完善文书内容。

审核人员应严格遵守公司的必威体育官网网址制度，不得将审核过程中涉及到的商业秘密、机密信息等泄露给他人。

四、业务往来文书的收发与登记

4.1收发流程

业务往来文书的收发流程通常包括以下几个步骤：

接收文书：接收人员应及时接收对方发送的业务往来文书，并检查文书的完整性和准确性。如果文书不完整或不准确，应及时与对方联系，要求对方重新发送。